Sempre que alguém te diz para “aprender com os erros”, essa é, provavelmente, a última coisa que você quer ouvir. Mas isso não torna a expressão menos verdadeira. Sempre é possível transformar um negativo em um positivo, mesmo quando se passou pelo pior dos fracassos. Por isso, mesmo que as falhas causem paradas, despesas pendentes e muito drama, aprenda com os danos. E não fomos nós que chegamos a esta conclusão. Este processo é, na verdade, conhecido como FRACAS, que significa Sistema de Notificação de Falhas, Análise e Ações Corretivas (do inglês Failure Reporting, Analysis and Corrective Action System).

 

O que é o “FRACAS”?

FRACAS significa Sistema de Notificação de Falhas, Análise e Ações Corretivas. Como o nome indica, é constituído por três etapas:

 

⚙️ Notificação – identificar danos de ativos

⚙️ Análise – aprender com o histórico de danos

⚙️ Correção – tomar medidas para corrigir os danos e evitar que voltem a acontecer

 

Antes de começarmos: uma nota sobre a fiabilidade dos dados

O FRACAS se baseia em dados precisos e completos. Se os seus dados não forem confiáveis, as conclusões não serão válidas. É por isso que precisamos falar seriamente sobre a recolha do máximo de dados exatos possível. No entanto, a recolha de dados é um processo por si só. Uma das coisas que os nossos clientes mais compartilham conosco, é que os técnicos se esquecem frequentemente de arquivar relatórios, ou se esquecem de detalhes sobre as reparações, porque ou utilizaram um sistema baseado em papel ou sem um CMMS móvel.

 

Naturalmente, confiar na memória não produz dados muito precisos para trabalhar. Por outro lado, se os técnicos estiverem equipados com a tecnologia certa, registrarão os detalhes no local, o que aumenta significativamente a quantidade de dados que se pode extrair do histórico de ativos e ordens de trabalho. Usando as etiquetas NFC da Infraspeak, os técnicos podem simplesmente aproximar os telefones da etiqueta NFC para cronometrar o trabalho e fechar um chamado. Também desenvolvemos uma aplicação móvel para poderem estar sempre ligados à plataforma.

 

Agora, isto não significa que os seus dados serão 100% precisos. Os técnicos podem se esquecer de aproximar o celular da etiqueta e fechar o chamado. Podem registrar o estoque errado. Mas, mesmo com essas possibilidades, a quantidade de erros humanos diminui significativamente. Isso te dá uma margem de erro suficientemente pequena para trabalhar. Além disso, uma plataforma de manutenção irá gerar relatórios automáticos, o que te ajuda a poupar tempo na análise de relatórios e dados. Aqui estão algumas medidas que você pode tomar para garantir que todo o processo aconteça de maneira intuitiva para toda a equipe e que os dados são fáceis de registrar:

 

  • Se certifique de que os chamados são fáceis de preencher e de completar;
  • Acompanhe as falhas que ainda não estejam fechadas para garantir que não se trata de um erro;
  • Faça contatos regulares com técnicos para saber quais informações eles consideram desnecessárias, em quais partes do processo têm mais dificuldades, etc.;
  • Com o passar do tempo, reveja os processos para eliminar informações que já não são relevantes (porque ela foi automatizada, por exemplo), e para ver se há algo mais que você precisa começar a solicitar. Elimine o “ruído” nos chamados; 
  • Automatize a recolha de dados com sensores de monitoramento da condição. Estes dispositivos podem ser ligados à sua plataforma de manutenção, de onde você pode controlar os dados em tempo real.

 

Como funciona o FRACAS passo a passo

1. Análise do Modo e Efeito de Falha (FMEA)

O primeiro passo do FRACAS é o nosso velho amigo FMEA. Para simplificar, avalie o histórico e os dados de desempenho dos equipamentos para detectar falhas frequentes. Em seguida, enumere as causas de cada falha (modos de falha), o impacto que pode ter (efeitos), e como lidar com cada uma delas.

Veja aqui mais sobre a FMEA e como a realizar passo a passo.

2. Criação de códigos de falha

O segundo passo consiste em criar códigos de falha. Os códigos de falha são descrições curtas do que aconteceu (um alarme disparou, houve um problema no rolamento, um problema de calibração ou, de certa forma, os modos de falha). A utilização de códigos de falha ajuda a dar prioridade às falhas, mas também é extremamente útil monitorar as falhas por categoria. Tenha cuidado para não ter uma quantidade ilimitada de códigos – caso contrário, os técnicos podem não se dar ao trabalho.

3. Análise de Chamados

Mais uma vez, são necessários dados precisos para se fazer uma análise válida. Verifique quais falhas ocorrem com mais frequência (utilizando os códigos de falha), notas de conclusão, os chamados que levam mais tempo para sempre resolvidos, o que está melhorando com o tempo e o que não está. As ordens de trabalho devem ser a primeira e mais confiável fonte de informação sobre falhas, ainda que também se possa consultar os técnicos e pedir o feedback deles.

4. Análise de Causa Raiz

Mas… A FMEA não é uma ferramenta de análise de causa raiz? Sim, tem razão, mas está na altura de olhar para as falhas e perguntar porque elas estão acontecendo. Você pode literalmente fazer uma Análise de 5 Porquês, usar um diagrama de espinha de peixe, FTA ou outro tipo de análise de causa raiz. O objetivo é compreender a verdadeira fonte do problema para se ajustar a manutenção preventiva e preditiva para o impedir.

Baixe o nosso guia completo de Análise de Causa Raiz.

5. Ajuste de Estratégia

FRACAS é um ciclo Kaizen, o que significa etapas repetidas várias vezes, em uma tentativa de alcançar uma melhoria contínua. Monitore os resultados, as falhas no início do processo, os custos de manutenção e as horas de manutenção por código de falha, peça feedback aos técnicos e implemente alterações que possam melhorar o desempenho. Quando decidir tentar um novo procedimento, não se esqueça de começar em pequena escala, com uma única máquina ou alguns equipamentos, num ciclo PDCA.

 

Mesmo após ter avaliado os resultados, há outras coisas que você pode fazer. Uma é criar relatórios para acompanhar o impacto das mudanças que implementou (por exemplo, quanto dinheiro economizou, como o downtime não planejado está diminuindo, etc.). A outra é a auditoria de dados. Não os verifique um a um, mas verifique se há algum chamado estranho, sinais de alerta e teste se os técnicos registram tudo corretamente. 

 

É uma aventura, mas sentimos que definitivamente temos muito a aprender com os nossos erros. Perdão, com as nossas falhas. Lembre-se: você sempre pode contar com a plataforma inteligente de gestão de manutenção da Infraspeak para recolher melhores dados e transformá-los em sugestões inteligentes!