El software facility management es cada vez más complejo.

Actualmente, en el sector de facility management utilizar una sola herramienta para intentar conseguirlo todo ya no funciona. Con el mantenimiento 5.0 y el mayor énfasis en la eficiencia, la centralidad humana y la sostenibilidad, por no mencionar el aumento de los estándares de la competencia, la capacidad de adaptar tus operaciones a tus necesidades específicas puede cambiar totalmente el juego.

Esta es la razón por la que las integraciones y la integrabilidad son cruciales, y por la que la plataforma inteligente de mantenimiento (PIM) está ganando popularidad entre los principales facility managers de todo el mundo. Como plataforma diseñada intencionadamente para este fin, la PIM permite conectar otras herramientas de forma más eficaz y fluida.

Para maximizar el potencial de estas integraciones, es fundamental contar con un software gestión de activos que permita conectar todas las herramientas necesarias de forma fluida y centralizada.

El antiguo software GMAO puede realizar muy bien el seguimiento de inventarios, la creación de planes de gestión preventiva y el cierre de órdenes de trabajo; hay muchas herramientas potentes disponibles que destacan en estas tareas. Sin embargo, las integraciones son el área principal en la que pueden tener algunas limitaciones. (GMAO)

Las integraciones son clave

En Infraspeak, nuestra filosofía con respecto a las integraciones es muy clara. Actualmente soportamos más de 100 integraciones diferentes — dispositivos IoT, software y hardware — y las razones son simples: 

  1. Escalabilidad — entendemos que cada operación es diferente y queremos facilitar todos los tipos. Esto significa que tenemos que tener en cuenta las diferentes preferencias y estilos de gestión.
  2. Flexibilidad — nadie quiere estar atado. Elige libremente las integraciones sabiendo que tendrás la flexibilidad de añadir/eliminar/cambiar herramientas a medida que crezcas. 
  3. Colaboración — el mundo de la gestión financiera ya es bastante difícil sin añadirle más obstáculos. La integración de herramientas clave utilizadas por otros departamentos añade visibilidad y mantiene a todo el mundo al tanto.

El artículo de hoy va a parecerse un poco a los programas de teletienda. Un «qué es qué» de las integraciones disponibles que soportamos. Creemos firmemente que existe una integración que transformará cualquier operación, pero, naturalmente, puede ser difícil saber por dónde empezar.

Repasemos juntos las 5 categorías principales de integración y veamos algunas de las opciones más populares que soportamos en este momento — recuerda que siempre podemos añadir otra integración si la necesitas: nuestra API es muy, muy abierta.

Software de planificación de recursos empresariales (ERP)

En muchas empresas, una cantidad significativa de datos e información clave es generada y utilizada por otros departamentos. Es posible que el personal encargado del cumplimiento, la gestión de personal y las adquisiciones no utilice las mismas herramientas que utilizan a diario los facility managers, por lo que contar con un software gestión de cumplimiento integrado resulta fundamental.

Aquí es donde realmente destaca la integración del ERP. El ERP reúne todos estos datos en una única fuente de verdad, proporcionando a todos los departamentos un control y una visibilidad completos sobre todas las áreas de sus operaciones. Los ERP son muy potentes y ¡pueden procesar miles de datos por minuto!

Si ya tienes uno, ¡genial! Es hora de integrarlo. Si todavía estás decidiendo si la integración ERP-PIM es para ti o no, aquí tienes algunas de las principales razones por las que deberías considerarla:

  • Sincronización automática de los datos sobre existencias, clientes y servicios prestados.
  • Ahorro de tiempo automatizando la creación de facturas y la gestión de inventarios
  • Reducción del riesgo de error humano al reducir la entrada de datos
  • Aumento de la productividad 
  • Simplificación de la elaboración de informes 
  • Aceleración de la toma de decisiones al tener acceso a todos los datos que necesitas 

Algunos de los ERP más populares que soportamos son: 

SAP, Cegid Primavera, PHC, SAGE

Además de los ERP mencionados, la gestión eficiente del inventario requiere un software gestión de stock integrado que permita el seguimiento automatizado de materiales y repuestos en tiempo real.

Herramientas de contabilidad y ventas 

Tu departamento financiero es el aceite que lubrica toda la maquinaria, pero a menudo trabaja con todo en su contra: si no consigue que las facturas entren por la puerta y las órdenes de compra se envíen rápidamente, tu empresa se paralizará. Procesos de comunicación ineficaces, horas dedicadas a calcular manualmente los descuentos y a rellenar las facturas, actualización manual de las hojas de cálculo para reflejar todo el trabajo que acaban de realizar…


Definitivamente se merecen que les eches una mano e integrar tu PIM con una de las herramientas de contabilidad de primera categoría disponibles es un gran paso en la dirección correcta. 

La ventaja de una herramienta como Xero es, una vez más, la centralización de los datos. Esta herramienta de contabilidad todo en uno transformará no sólo tus operaciones de mantenimiento, sino toda tu operación financiera, mantenimiento incluido. Podrás: 

  • Acceder a todas las facturas, contactos y cuentas de forma remota
  • Conectar tu banco y guardar todos tus datos.
  • Sincronizar fácilmente la información financiera
  • Colaborar en tiempo real con socios y compañeros de equipo.
  • Trabajar con tu contable para generar facturas y órdenes de compra. 

Está muy claro cómo esto cambiará tus operaciones a mejor, pero ¿más concretamente, como cambiará tus operaciones de mantenimiento? Bueno, aquí te explicamos cómo:

  • Aprueba una venta en la aplicación de Ventas de Infraspeak y aparecerá en tu herramienta como una prefactura. ¡Lo único que tiene que hacer tu equipo de contabilidad es confirmar los pagos! 
  • Mejora de la transparencia y la confianza de los clientes — dispondrán de más y mejores opciones de pago, ¡incluidos los pagos online con tarjeta! Se acabaron los PDF poco fiables. 
  • Ajusta los contratos y fija los precios con mayor precisión y de forma más sencilla y sofisticada — ¡ahorrarás mucho tiempo al cliente y a ti! 
  • Elimina el papel y los registros duplicados — ¡no hay mucho más que decir! 

Algunas de las herramientas de contabilidad más populares que soportamos son: 

Xero, Quickbooks, Zoho Invoice, FreshBooks

Para coordinar eficazmente las operaciones que van más allá de la contabilidad, es esencial implementar un software gestión de servicios de campo que se integre perfectamente con estas herramientas financieras.

Sistemas de gestión de edificios (BMS – del inglés “Building Management Systems) 

Facility management y gestión de edificios no son idénticos, pero, por supuesto, tienen mucho en común. En un edificio contemporáneo, numerosos sistemas y procesos trabajan juntos, y los servicios y el mantenimiento tradicionales de las instalaciones son sólo algunos de los procesos que requieren gestión. También tendrás que gestionar el control de accesos, la videovigilancia, los sistemas de prevención de incendios, los sistemas eléctricos y mucho más.

La gran ventaja de los sistemas de gestión de edificios para muchas empresas es la sostenibilidad — se ha demostrado que reducen el consumo de energía hasta un 30%. De hecho, se ha demostrado que funcionan tan bien que, para 2025, los sistemas de control de automatización de edificios (BACS) como el BMS serán obligatorios en todos los edificios comerciales de la Unión Europea.

Integrar tu BMS con tu PIM es una forma excepcional de añadir una última capa de eficiencia e inteligencia a tus operaciones — por ejemplo, las órdenes de trabajo están inextricablemente ligadas al facility management, pero es evidente que tienen un enorme impacto en procesos de gestión de edificios como la prevención de incendios. De lo contrario, los usuarios tendrían que registrar los datos dos veces, lo que supone una pérdida de tiempo y recursos y reduce las posibilidades de identificar patrones, picos o valores atípicos cruciales.

Algunos de los BMS más populares que soportamos son: 

Siemens Desigo™ CC, BISYS (PRIAC), Projedomus

Esta evolución hacia sistemas más inteligentes e integrados ha llevado al desarrollo de cafm software que combina la gestión de instalaciones tradicional con capacidades avanzadas de análisis y automatización.

Plataformas de análisis de datos 

El valor de los productos ha cambiado significativamente a lo largo de los años. En el pasado, la sal se utilizaba habitualmente en los tratos comerciales, pero ahora, los datos son la nueva moneda. Los datos son un motor crucial de todas las operaciones, y cuanto más conozcas y comprendas tus datos, mayores serán tus posibilidades de éxito. Así de sencillo.

Lo mejor de los datos operativos es que, en la mayoría de los casos, sea lo que sea lo que quieres descubrir, ya está ahí — sólo tienes que encontrar una forma de acceder a ellos, procesarlos y visualizarlos de manera significativa para poder comprenderlos bien.

Afortunadamente, existen soluciones plug-and-play que pueden procesar los datos clave de Infraspeak sobre órdenes de trabajo, trabajos planificados (e incluso cosas como los datos de facturación de las herramientas de contabilidad integradas 👀) para crear gráficos e informes limpios, completos y útiles que transformarán la inteligencia de tu negocio y la toma de decisiones.

¡Es totalmente una necesidad!

Algunas de las plataformas de análisis de datos más populares que soportamos son: 

Power BI, Nous.io

Dispositivos y hardware IoT

Las grandes cosas vienen en paquetes pequeños… paquetes grandes… paquetes con forma de sensor y paquetes con otras formas. Hoy en día, la oportunidad de personalizar tus operaciones mediante dispositivos y hardware IoT (Internet de las cosas) de última generación es más importante que nunca.

A diferencia de las otras categorías, es difícil ofrecer una visión general de lo que se puede conseguir con estos dispositivos, ya que hay muchos y cada uno es muy diferente. En su lugar, te proporcionaremos una lista de nuestras 3 integraciones de hardware IoT favoritas que soporta nuestra plataforma:


1. Airthings

Airthings  es una empresa noruega global y productora de monitores de calidad del aire en interiores para propietarios de viviendas, empresas y profesionales. Airthings monitoriza el entorno cercano de las personas con soluciones sencillas, asequibles y precisas para ayudar a las personas a respirar un aire más limpio. Ofrecen soluciones escalables que encajan a la perfección con la plataforma Infraspeak — ¡ahorran dinero y energía y protegen el medio ambiente! Un gadget fantástico que funciona en cualquier tipo de instalación.

2. Sensores de ocupación

Las instalaciones, ¡qué sorpresa!, consumen diferentes cantidades de energía en función del número de personas que utilizan el espacio. No es que haya mucha ciencia en ello, pero en la práctica puede resultar difícil hacer un recuento exacto. Afortunadamente, la tecnología nos salva una vez más.

Los sensores de ocupación detectan la presencia de personas en una habitación o pasillo, lo que permite medir la utilización del espacio. Pueden ahorrar hasta un 60% de energía y reducir los residuos en un 68%. Cuando se integran con Infraspeak, pueden activar órdenes de trabajo, como la limpieza de un baño después de 100 usos.

3. Control de la energía

De forma similar al uso de sensores para controlar la calidad del aire, puedes ahorrar grandes cantidades de energía y dinero y mejorar tu rendimiento en materia de sostenibilidad vinculando el software de control energético a tus activos. De este modo, podrás hacer un seguimiento de la energía que se consume y obtener información útil y práctica.

Esto te permite:

  1. Ver y centralizar las tendencias de consumo de energía dentro de Infraspeak en nuestra aplicación Consumos de Edificios
  2. Abrir OT basadas en consumos fuera de un umbral predefinido
  3. Optimizar el rendimiento energético de tus instalaciones a lo largo del tiempo

Estos sistemas pueden configurarse de diferentes maneras, dependiendo de la opción que elijas. Engie, KISense y Cubi Energy son sólo algunas de las opciones que apoyamos — ¡podemos ayudarte a elegir la mejor para tu negocio! Sólo tienes que preguntarnos.

Tomar una decisión puede ser difícil 

Con la cantidad de software y hardware increíble que existe, elegir la integración adecuada para tu operación puede ser difícil.

Debes tener en cuenta las prioridades operativas actuales y cómo pueden cambiar en el futuro; los costes de adquisición y el retorno relativo de la inversión; quién utilizará una posible integración… y la lista es interminable.

Las integraciones pueden parecer intimidantes, pero con nuestra plataforma son sencillas y fáciles. Nuestros especialistas en integración pueden guiarte a través de las opciones y ayudarte a elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Tanto si necesitas un ERP como SAP o Power BI, estamos aquí para ayudarte.

Ponte en contacto con tu gestor de éxito de clientes o programa una demostración con uno de nuestros expertos para obtener más información sobre nuestra plataforma y las integraciones disponibles.