O facility management está cada vez mais complexo.
Atualmente, no setor da gestão de infraestruturas, o uso de apenas uma ferramenta para tentar controlar tudo já não funciona. Com a manutenção 5.0 e uma maior ênfase na eficiência, na abordagem human-centric e na sustentabilidade, para não falar nos padrões cada vez mais elevados da concorrência, a capacidade de desenhar a operação de acordo com as suas necessidades específicas pode fazer toda a diferença.
É por isso que as integrações e a integrabilidade são fundamentais, sendo os motivos pelos quais a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) está a ganhar popularidade entre os facility managers de todo o mundo. Enquanto plataforma projetada de raiz com esse objetivo, a IMMP permite que se ligue a outras ferramentas de forma mais eficiente e harmoniosa.
O antigo CMMS pode servir muito bem para rastrear stock, criar planos de gestão preventiva e concluir ordens de trabalho — muitas ferramentas poderosas existentes destacam-se nessas tarefas —, no entanto, ao nível das integrações, podem apresentar algumas limitações.
O segredo está nas Integrações
Na Infraspeak, a nossa filosofia em relação às integrações é muito clara. Atualmente, a nossa plataforma comporta mais de 100 integrações diferentes — dispositivos IoT, software e hardware —, e as razões são simples:
- Escalabilidade — entendemos que cada operação é diferente e queremos viabilizar todos os tipos de organização. Tal significa que precisamos de ter em conta diferentes preferências e estilos de gestão.
- Flexibilidade — ninguém quer estar preso. Escolha as integrações livremente, sabendo que terá flexibilidade para adicionar/remover/alterar ferramentas à medida que o seu negócio cresce.
- Colaboração — o mundo do FM já é duro o suficiente, não são necessários obstáculos extra. A integração de ferramentas-chave, usadas por outros departamentos, acrescenta visibilidade e controlo e mantém toda a gente alinhada.
Este artigo vai parecer um pouco como aqueles programas de televendas que dão de madrugada na TV — está a ver o género? Um básico ‘o que é o quê’ das integrações suportadas pela Infraspeak, mas que lhe pode ser muito útil. Porque, se por um lado acreditamos firmemente que há sempre uma integração que pode transformar qualquer operação, por outro lado, sabemos que pode ser difícil saber por onde começar.
Vamos então percorrer as 5 principais categorias de integração e analisar algumas das escolhas mais populares que a Infraspeak suporta neste momento — mas lembre-se, podemos sempre acrescentar outra integração caso necessite – a nossa API é muito, muito aberta!
Software de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP)
Em muitas empresas, uma quantidade significativa de dados e informações relevantes é criada e utilizada por diferentes departamentos. As pessoas encarregues da compliance, os recursos humanos e as compras podem não utilizar as mesmas ferramentas que os facility managers usam todos os dias.
É aqui que a integração do ERP realmente brilha. O ERP reúne todos esses dados numa única fonte de informação, proporcionando a todos os departamentos controlo e visibilidade sobre todas as áreas das suas operações. Os ERP são muito poderosos e podem processar milhares de dados por minuto!
Se já tem um, ótimo! É hora de integrá-lo. Se ainda está a decidir se a integração ERP-IMMP é para si, aqui ficam algumas das principais razões a ter em conta:
- Sincroniza automaticamente os dados sobre stock, clientes e serviços prestados;
- Proporciona economia de tempo, automatizando a criação de faturas e a gestão de stock;
- Diminui o risco de erro humano, ao reduzir a entrada de dados;
- Aumenta a produtividade;
- Simplifica os relatórios;
- Agiliza a tomada de decisões, dando acesso a todos os dados necessários.
Alguns dos ERP mais populares compatíveis com a nossa plataforma são:
SAP, Cegid Primavera, PHC, SAGE
Ferramentas de contabilidade e vendas
O seu departamento financeiro é a peça que faz rodar a engrenagem, mas, frequentemente, trabalha contra as probabilidades — se as faturas não entrarem e as ordens de compra não forem enviadas rapidamente, a sua empresa pode parar. Neste cenário, os processos de comunicação são ineficientes e somam-se as horas gastas a executar, de forma manual, contas sobre descontos e preenchimento de faturas, sem esquecer a atualização das folhas de cálculo — só para que reflitam todo esse imenso trabalho acabado de fazer.
Os colegas do departamento financeiro merecem, definitivamente, uma ajuda, e integrar o seu IMMP com uma das ferramentas de contabilidade de excelência disponíveis é um grande passo na direção certa.
O benefício de uma ferramenta como a Xero é, uma vez mais, a centralização dos dados. Esta ferramenta de contabilidade ‘tudo em um’ irá transformar não apenas as suas operações de manutenção, mas toda a sua operação financeira, manutenção incluída. Com ela, será capaz de:
- Aceder remotamente a todas as faturas, contactos e contas;
- Ligar-se ao seu banco e guardar todos os dados;
- Sincronizar facilmente todas as informações financeiras;
- Colaborar em tempo real com parceiros e equipa;
- Trabalhar com o contabilista, os seus técnicos e outos funcionários, para gerar faturas e ordens de compra.
É muito evidente como isto vai mudar a sua operação para melhor, mas, e quanto à sua operação de manutenção, especificamente? Aqui está como irá melhorar também:
- Aprove uma venda na app de vendas da Infraspeak e aquela irá aparecer na sua ferramenta de contabilidade como uma pré-fatura. Tudo o que a sua equipa de contabilidade precisa de fazer é confirmar os pagamentos!
- Melhore a transparência e a confiança dos clientes – estes terão mais e melhores opções de pagamento, incluindo pagamentos online com cartão! Chega de ficheiros PDF duvidosos.
- Ajuste os contratos e defina os preços de forma mais precisa e mais sofisticada — isso irá economizar tempo para si e para o cliente!
- Elimine papéis e registos duplicados — e não precisamos de dizer muito mais!
Algumas das ferramentas de contabilidade mais populares que integramos são:
Xero, Quickbooks, Zoho Invoice, FreshBooks
Sistemas de Gestão de Edifícios (BMS)
A gestão de infraestruturas — ou FM —, e a gestão de edifícios, não são idênticas, no entanto, há uma considerável sobreposição. Num edifício contemporâneo, diversos sistemas e processos trabalham em conjunto e os serviços e manutenção tradicionais das instalações são apenas alguns das componentes que requerem gestão. Será ainda necessário gerir o controlo de acesso, a videovigilância, os sistemas de prevenção de incêndio, os sistemas elétricos e muito mais.
Para muitas empresas, a grande vantagem de um BMS é a sustentabilidade — estes sistemas têm demonstrado uma redução no consumo de energia até 30%. De facto, mostraram que funcionam tão bem, que até 2025 todos os edifícios comerciais da União Europeia serão obrigados a ter sistemas de controlo de automação predial (BACS), como o BMS.
Integrar o seu BMS com a sua IMMP é uma maneira excecional de acrescentar uma camada final de eficiência e inteligência às suas operações — as ordens de trabalho, por exemplo, estão ligadas ao FM, mas têm também, claramente, um enorme impacto nos processos de gestão de edifícios, como no da prevenção de incêndio. Se não estivessem integrados, os utilizadores precisariam de registar dados duas vezes e isso é um desperdício de tempo e recursos, para além de fazer reduzir a hipótese de identificação de padrões cruciais, picos ou dados atípicos.
Alguns dos BMS mais populares que integramos são:
Siemens Desigo™ CC, BISYS (PRIAC), Projedomus
Plataformas de análise de dados
O valor das commodities tem mudado significativamente ao longo dos anos. No passado, o sal era frequentemente usado em negócios, mas, agora, os dados são a nova moeda. Os dados são uma força motriz essencial por detrás de todas as operações e quanto melhor conhecer e entender os seus dados, maiores são as suas hipóteses de sucesso. Simples assim!
O que é impressionante nos dados operacionais é que, na maioria das vezes, seja o que for que deseje descobrir, já lá está — só precisa de encontrar uma maneira de aceder, processar e visualizar a informação de forma significativa, para usufruir de uma visão clara e abrangente.
Felizmente, existem soluções plug-and-play que podem processar os dados-chave da Infraspeak sobre ordens de trabalho, tarefas planeadas (e até outras informações, como dados de faturação das ferramentas de contabilidade integradas 👀), e assim criar gráficos e relatórios objetivos, abrangentes e úteis, que irão transformar a sua inteligência comercial e as tomadas de decisão.
É uma necessidade absoluta!
Algumas das ferramentas de análise de dados mais populares que integramos são:
Dispositivos e hardware IoT
Coisas grandes e importantes podem vir embrulhadas em pequenos pacotes, em grandes caixas ou até embaladas sob a forma de sensores! A oportunidade de personalizar a sua operação usando dispositivos e hardware IoT (Internet das Coisas) de última geração é mais relevante do que nunca.
Ao contrário das categorias de integração anteriores, é difícil fornecer-lhe uma visão geral do que pode alcançar com estes dispositivos, pois são muitos e cada um muito diferente do outro! Em vez disso, trazemos-lhe a lista das nosas 3 integrações favoritas de hardware de IoT que a Infraspeak suporta:
1. Airthings
A Airthings é uma empresa norueguesa que atua a nível global e fabrica monitores de ambiente para casas, empresas e profissionais. A Airthings monitoriza ambientes com utilização humana, através de soluções simples, acessíveis e precisas, ajudando as pessoas a respirar um ar mais limpo. A empresa oferece soluções escaláveis que se encaixam perfeitamente na plataforma Infraspeak — permitindo economizar dinheiro e energia, protegendo o meio ambiente! Um dispositivo fantástico que funciona em qualquer espaço.
2. Sensores de ocupação
Os edifícios — e prepare-se para esta surpresa —, utilizam diferentes quantidades de energia com base no número de pessoas que estão a utilizar o espaço! Claro que isto não é nenhuma novidade, mas, na prática, conseguir uma contagem precisa das pessoas pode ser difícil. Felizmente, a tecnologia poupa trabalho, mais uma vez.
Os sensores de ocupação detetam e contabilizam as pessoas numa sala ou corredor, permitindo medir a utilização do espaço. Estes dispositivos podem economizar até 60% em custos de energia e reduzir o desperdício em 68%. Quando integrados na Infraspeak, podem acionar ordens de trabalho, como, por exemplo, a limpeza de uma casa de banho após 100 utilizações.
3. Monitorização de energia
À semelhança do uso de sensores para monitorizar a qualidade do ar, também poderá economizar bastante energia e dinheiro — e melhorar o seu desempenho de sustentabilidade —, ligando o software de monitorização de energia aos seus ativos. Desta forma, fica registada a quantidade de energia que está sendo usada, com esses dados a assumirem a forma de insights úteis e acionáveis.
Tais dados permitem que:
- Veja e centralize as tendências de consumo de energia através da Infraspeak, na nossa aplicação Utilities;
- Abra de forma automática uma ordem de trabalho com base em consumos que ultrapassem um limite pré-definido;
- Otimize o desempenho energético de suas instalações ao longo do tempo.
Há diferentes maneiras de configurar estes sistemas, dependendo da opção que escolher. Engie, KISense e Cubi Energy são apenas algumas das opções de integração que temos — e que poderemos ajudar a escolher, de acordo com o seu negócio! Basta perguntar-nos.
Decidir pode ser difícil!
Com tantos softwares e hardwares incríveis por aí, escolher a integração certa para a sua operação pode ser difícil.
É necessário considerar as prioridades atuais e como essas podem evoluir; ponderar custos de compra; calcular retorno sobre o investimento; decidir quem irá usar uma eventual integração… e a lista continua e continua.
De facto, as integrações podem parecer intimidatórias, mas tornam-se simples e fáceis com a nossa plataforma. Os nossos especialistas em integração podem guiar a sua empresa através das diferentes opções e ajudá-la a escolher a melhor tendo em conta as suas necessidades. Se precisa de um ERP como o SAP ou o Power BI, estamos aqui para ajudar!
Entre em contacto com o seu customer success manager ou agende uma demonstração com um dos nossos especialistas e descubra mais sobre a nossa plataforma e as integrações disponíveis.
- Elimine potenciais riscos à segurança.
- Melhore o cumprimento dos SLAs em até 91%.
- 100% de conformidade com os regulamentos para operações de manutenção.