Este artículo no pretende entrar en los méritos de la aplicabilidad, viabilidad y usabilidad de la norma ISO 55001, sino más bien en los temas relacionados con la auditoría de mantenimiento.

 

Pero aquí entre nosotros, ¿qué organización no necesita tener su Gestión de Activos bien estructurada?

 

Todo el mundo sabe (o debería saber) que no importa a qué tipo de organización nos referimos. Ya sea pública o privada, con un uso intensivo de los activos, un buen sistema de gestión de activos puede aportar muchos beneficios y también evitar un montón de problemas.

 

Y la Norma ISO 55001 nos ofrece una excelente hoja de ruta para el mejor uso e incremento del valor de dichos activos — recomienda «que la organización realice auditorías internas a intervalos planificados para asegurar que el sistema de gestión de activos cumpla con sus propios requisitos».

 

Así pues, aunque su empresa no tenga en mente la mínima intención de obtener una certificación en esa norma internacional, vale la pena recomendar que, de vez en cuando, se audite el Mantenimiento para ver si los principales requisitos de su Gestión de Activos están en conformidad.

 

Auditoría de mantenimiento: ¿por qué e para qué?

Para aquellos que ya se han sometido a auditorías, como las comunes en las empresas certificadas ISO 9001 y otras, la definición es bien conocida:

 

La auditoría es un examen sistemático de las actividades desarrolladas en una determinada empresa o sector, que tiene por objetivo comprobar si se ajustan a las disposiciones previstas y/o establecidas previamente, si se han aplicado eficazmente, si son adecuadas y si es necesario mejorarlas.

 

Es como una verificación periódica para saber si hace lo que dice (declara) que hace.

 

Es aconsejable realizar auditorías internas del sistema de gestión de activos, en particular en relación con los activos críticos y los sistemas de activos, para garantizar que el sistema de gestión de activos está logrando sus objetivos y planes e identificando las oportunidades de mejora.

 

En el caso del Mantenimiento, la auditoría es una acción que se reduce al examen analítico y pericial que demuestra – o no – la realización de operaciones y servicios de los elementos más estratégicos posibles como:

 

  • organización general;
  • comunicación;
  • gestión de contratos y servicios de terceros;
  • gestión de materiales;
  • relación con los proveedores;
  • gestión de personal;
  • relaciones públicas;
  • servicios de atención al cliente;
  • gestión de riesgos;
  • control de la información;
  • base de datos;
  • documentación;
  • salud;
  • seguridad y medio ambiente;
  • aspectos legales;
  • gestión financiera.
  • y otros factores.

 

Todo, absolutamente todo, destinado a comprobar si hay una alineación de políticas, procesos de gobierno y de gestión de activos que ayuden a la empresa a cumplir sus objetivos estratégicos, recordando siempre que, como cada empresa/organización tiene su propio sistema de gestión, funcionamiento y finalidad particulares, no existe una norma fija y/o general para el cumplimiento de los requisitos financieros, contables o técnicos.

 

Ventajas de hacer una auditoría de mantenimiento

No importa de qué tipo de organización estemos hablando, además de los resultados técnicos y financieros, siempre tenemos que pensar más allá del mes o año en curso. A fin de asegurar la continuidad de las actividades o negocios de la entidad, siempre tratamos de cumplir o superar las expectativas de las partes interesadas en cuanto a desempeño y responsabilidad social.

 

Una buena auditoría, bien planificada y ejecutada, puede impulsar la eficacia y la eficiencia de la gestión de los activos, además de aportar más transparencia y confianza a la relación con las denominadas «partes interesadas», como los organismos reguladores, los clientes internos y externos, las compañías de seguros, la comunidad y los accionistas.

 

Podemos destacar algunas contribuciones en las que una auditoría en mantenimiento nos puede favorecer:

 

Gestión de Costes

Destacar dónde el sistema de gestión de activos ayuda (o no ayuda) a devolver las inversiones y reducir los gastos, sin perjudicar el rendimiento de la organización a corto y largo plazo.

 

Gestión de Riesgos

Con el examen continuo de los procesos, los procedimientos y el desempeño de los equipos es posible tomar mejores decisiones, evitando la repetición de los problemas, aprendiendo con la rutina y midiendo los avances en la prevención de pérdidas y desastres.

 

Gestión del Rendimiento

El crecimiento y la mejora de la empresa está garantizado por el buen hábito de sistematizar la aplicación de planes formales, transversales, priorizados y coordinados, con la comunicación y la comprensión de los respectivos objetivos y compromisos en toda la organización.

 

Gestión de personal

Se puede evaluar y aprovechar mejor el personal cualificado, motivado y bien organizado, con baja rotación y/o alta productividad.

 

Apoyo a la decisión

La información estructurada y auditada permite una mejor toma de decisiones, con el rigor objetivo y adecuado para alinearse con los objetivos estratégicos de la organización, dando más seguridad de que la gestión de los activos está en línea con los otros sistemas de gestión.

 

¿Cuándo debemos hacer una auditoría de mantenimiento? 

Es obvio decir que si la Gestión de Activos de la organización no ha sido pensada, planificada, ejecutada y verificada, en el giro más puro de un ciclo PDCA – Plan, Do, Control, Act – no hay nada que auditar.

 

El ciclo PDCA de la Gestión de Activos comienza con un A&D – Análisis y Diagnóstico y se completa en la auditoría, dando inicio (subvenciones) al nuevo giro del ciclo.

 

Si la Gestión de Activos está mínimamente estructurada, con objetivos y metas que todos divulgan y persiguen, con los procedimientos escritos y en uso, los flujos descritos y respetados, los equipos participando y el trabajo siendo medido, hemos llegado a la etapa de subir un nivel en la mejora continua. Es hora de aplicar una auditoría.

 

Se puede mejorar mucho comprobando los procedimientos, el respeto a las normas, la calificación de los empleados, los controles y tendencias de los indicadores, la calidad y los costes de los servicios.

 

La auditoría de Mantenimiento tiene varios beneficios y muchos beneficiarios. Es un tema amplio e importante.

 

La Gestión de Activos, desde hace mucho tiempo, no sólo se encarga de eliminar los fallos en las máquinas, sino que como área estratégica, tiene un alto peso en el resultado final de la organización en la que se inserta.

 

Soluciones y prácticas inteligentes para auditorías calificadas y efectivas son el pistoletazo inicial para el desarrollo sostenible.