Aqui entre nós, que empresa prescinde de uma Gestão de Ativos bem estruturada? Todos sabemos que não importa qual é o tipo de empresa em questão. Seja pública ou privada, se há uma utilização intensiva de ativos, implementar um bom sistema de gestão de ativos traz muitos benefícios e também pode evitar um monte de problemas.
A Norma ISO 55001 oferece-nos um excelente guião para tirar mais proveito desses ativos e aumentar o seu valor.
Então, se é um bom guião, vejamos o que diz sobre auditorias.
Na ISO 555002:2018: Gestão de Ativos – Sistemas de Gestão – Diretrizes para aplicar a ISO 55001 recomenda-se que “a organização execute auditorias internas com uma frequência pré-estipulada para assegurar que o sistema de gestão de ativos está em conformidade com seus próprios requisitos (e com os requisitos da ISO 55001)”.
Mesmo que não esteja nos seus planos obter uma certificação da norma ISO, fique com a recomendação de que, de vez em quando, é bom fazer uma auditoria interna para ver se os requisitos principais da Gestão de Ativos estão a ser cumpridos.
Porquê (e para quê) fazer auditorias à manutenção
Para quem já fez auditorias, que são comuns em empresas certificadas na ISO 9001, a definição não será uma novidade:
“Uma auditoria é um exame sistemático às atividades desenvolvidas por uma determinada empresa ou departamento, em que o objetivo é (1) averiguar se estão de acordo com as práticas planeadas e/ou estabelecidas previamente, (2) determinar se foram implementadas com eficácia, (3) se são adequadas e se há necessidade de fazer melhorias.”
Por outras palavras, é mais ou menos uma auto-avaliação periódica para saber se está a fazer tudo como planeou.
Ainda na secção 9.2.1 da norma sobre Gestão de Ativos, também está bem sublinhado que “é aconselhável conduzir auditorias internas ao sistema de gestão de ativos, particularmente em relação aos ativos críticos e aos sistemas de ativos, para se assegurar de que o sistema de gestão de ativos está a alcançar os seus objetivos e os seus planos, além de identificar oportunidades de melhorias.”
No caso da manutenção, a auditoria examina, com dados concretos, o desempenho de operações e serviços estratégicos, tais como:
- organização geral;
- comunicação;
- gestão de contratos e subcontratações;
- gestão de materiais;
- relacionamento com fornecedores;
- gestão de pessoal;
- relações públicas;
- serviços aos clientes;
- gestão de riscos;
- controlo da informação;
- base de dados;
- documentação;
- saúde;
- segurança e meio ambiente;
- aspectos jurídicos;
- gestão financeira.
Tudo isto serve para verificar se a administração e a gestão de ativos estão realmente a ajudar a empresa a conquistar os seus objetivos estratégicos, sem nunca esquecer que, como cada empresa/organização tem um sistema de gestão, uma forma de trabalhar e objetivos próprios, não há uma regra universal para os requisitos financeiros, contabilísticos ou técnicos.
Motivos concretos para fazer auditorias à manutenção
Não importa qual é o tipo de organização ou empresa de que estamos a falar. A auditoria tem de ir além dos resultados técnicos e financeiros, porque há que pensar para lá do mês ou ano em curso. Para que os negócios da empresa sejam sustentáveis, temos de procurar atingir – ou até exceder – as expectativas de desempenho e de responsabilidade social de forma contínua.
Uma boa auditoria, bem planeada e executada, pode impulsionar a eficácia e a eficiência da gestão de ativos. Mas não só: também pode fomentar a transparência e a confiança com as chamadas “partes interessadas”, ou stakeholders, como órgãos reguladores, clientes internos e externos, seguradoras, acionistas e a comunidade em geral.
Queremos destacar algumas áreas em que uma auditoria na manutenção nos pode apoiar:
Gestão de Custos
A auditoria evidencia como é que a gestão de ativos ajuda (ou não) a aumentar o retorno dos investimentos e a reduzir despesas, sem comprometer o desempenho organizacional a curto e a longo prazo.
Gestão de Riscos
Com a revisão contínua dos processos, das práticas que adotamos e do desempenho das equipas, é possível tomar decisões mais informadas. Devemos evitar cair outra vez nos mesmos erros, aprender com a rotina e acompanhar o nosso progresso para prevenir prejuízos e desastres.
Gestão da Performance
O hábito de sistematizar a implementação de planos formais, transversais, priorizados e coordenados, que toda a equipa conhece e compreende em profundidade, leva ao crescimento da empresa.
Gestão de Pessoal
Uma equipa qualificada, motivada e bem organizada, com baixa rotatividade e alta produtividade pode beneficiar de uma avaliação para melhorar o seu trabalho.
Apoio à Decisão
A informação estruturada e auditada permite-nos tomar decisões mais informadas, com um rigor objetivo e com os objetivos estratégicos da organização em mente, faz com que a gestão de ativos se mantenha alinhada com a gestão da empresa.
Quando devemos fazer auditorias à manutenção?
Claro que, se a Gestão de Ativos não foi pensada, planeada, implementada e verificada, segundo um ciclo PDCA (Plan, Do, Control, Act), não vale a pena fazer a auditoria.
O ciclo PDCA da Gestão de Ativos começa numa A&D – Análise e Diagnóstico, e acaba na auditoria, reiniciando então o ciclo.
Quando a Gestão de Ativos está minimamente estruturada e todos trabalham por objetivos comuns, seguem os mesmos métodos, respeitam a ordem de trabalhos e a equipa está motivada, é altura de avaliar os resultados e tentar fazer ainda melhor. É aí que fazemos a auditoria.
Podemos melhorar muito graças a normas de qualidade como a ISO ISO555002, a nível de procedimentos, normas, qualificação de funcionários, acompanhamento de indicadores, qualidade e custo dos serviços de manutenção.
A auditoria da manutenção tem diversos benefícios e muitos beneficiados. Procurar soluções e práticas inteligentes para fazer auditorias qualificadas e eficazes são o pontapé inicial para um desenvolvimento sustentável.