O que é a Infraspeak Network™?
No final de janeiro de 2023, foi com orgulho que demos a conhecer ao mundo a Infraspeak Network™. Recapitulando:
A Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho inovador, colaborativo e partilhado, que facilita a relação entre facilty managers e fornecedores, que assim podem trabalhar em conjunto e negociar de forma mais eficiente serviços de manutenção, processos de compras e muito mais.
Qualquer pessoa que tenha tentado comprar materiais ou contratar empresas externas para realizar trabalhos de manutenção está familiarizada com a gestão cansativa e burocrática deste processo. Claro que estamos a ser politicamente corretos — ainda que se possa descrever esta dinâmica como algo dispersa e caótica, todos podemos facilmente pensar noutras palavras para melhor descrever o cenário!
É um problema conhecido: de acordo com um estudo de 2022 realizado pela PwC, 57% das empresas desejam que os seus processos de compras sejam mais eficientes, enquanto quase 50% aspiram a que custe menos desenvolvê-los.
A Infraspeak Network™ simplifica os processos de aquisição e execução de serviços de manutenção até ao momento do pagamento. A comunicação é simplificada e centralizada como nunca antes. Ao usar fluxos de trabalho simples nas apps da Infraspeak de Pedidos de Orçamento, Orçamentos, Compras e Vendas, vai poder:
- Enviar convites de colaboração na plataforma
- Enviar pedidos de orçamento
- Comparar orçamentos recebidos
- Selecionar o melhor (e recusar os outros)
- Partilhar a ordem de trabalho
- Supervisionar a execução da ordem de trabalho
- Fechar a ordem de trabalho (e dar uma palmadinha nas costas dos técnicos!)
TUDO isto pode ser gerido num único espaço de trabalho, simples e colaborativo.
E mais: mesmo que estas melhorias sejam já significativas, podemos tornar as coisas ainda mais inteligentes integrando a nova Infraspeak Network™ com um ERP.
Antes de mais: o que é um ERP?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de Planeamento de Recursos Empresariais, em português) é um tipo de software que ajuda as organizações a gerirem vários processos empresariais, como contabilidade e finanças, recursos humanos, inventário e gestão da cadeia de compras. O objetivo de um sistema ERP é centralizar os dados reunidos no decorrer destes processos, melhorando a eficiência, reduzindo o risco de erro humano e contribuindo para uma melhor tomada de decisões.
Eis alguns dos ERP mais populares, que por certo lhe são familiares:
- SAP
- Primavera
- Conta Azul
- Odoo
- PHC
- Sage
- Microsoft Navision
- Oracle Netsuite
Estamos orgulhosos em poder oferecer integrações completas para todas estas soluções — tudo o que precisa de fazer é pedir-nos! Daremos o nosso melhor para ajudar a escolher sabiamente. 😀
A peça do quebra-cabeças que faltava
A resposta é simples, os benefícios são muitos!
Com a Infraspeak Network™ vai poder, essencialmente, melhorar a eficiência em tudo, desde a gestão/seleção de orçamentos até à conclusão das ordens de trabalho. Todas as etapas intermédias, referidas acima, vão revelar-se mais simples, mais rápidas e sem exigirem o esforço de antes. Será, por todos os motivos, um cliente feliz!
Mas nós queremos clientes muito, muito felizes! Integrar a Infraspeak Network™ com um ERP é como, finalmente, encaixar a última peça do puzzle.
A utilização de um ERP para automatizar o preenchimento de ordens de compra ou (pré-)faturas, ou atualizar o stock após cada saída, pode ter efeitos transformadores na sua operação. Alguns clientes economizam 3 a 4 dias por mês com a integração de seu ERP!
Se mergulharmos mais a fundo na análise destas integrações, podemos ver exatamente as vantagens em ter os dois sistemas conectados e todos os departamentos mantidos no circuito:
Sincronização de masterdata: os clientes ERP irão ‘alimentar’ os clientes Infraspeak, assim como os centros de custo, ativos, armazéns e estrutura de materiais (famílias, subfamílias e materiais).
Consumo de stock: sempre que receber ou consumir um produto ou material no seu ERP, tal será atualizado na Infraspeak, refletindo-se em todos os sistemas relevantes.
Sincronização dos dados financeiros: pode sincronizar todos os tipos de custos e/ou receitas, como materiais, mão-de-obra, viagens, estacionamento e refeições, entre os dois sistemas.
Pedidos de material: cada vez que um material é solicitado na Infraspeak, tal irá desencadear um fluxo de trabalho de solicitação de material no seu ERP. Todo o processo tem lugar ali, sem intervenção humana, e assim que o material chegar, a solicitação na Infraspeak será atualizada e encerrada quando concluída.
E, claro, talvez o mais empolgante dos benefícios:
Sincronização de ordens de trabalho/inventário: cada vez que uma ordem de trabalho ou uma intervenção planeada for concluída com sucesso na Infraspeak, todos os materiais consumidos serão deduzidos do stock do ERP.
A automatização do ERP ajuda a economizar muito tempo!
Cada uma destas funções automatizadas pode poupar-lhe 15 minutos, o que significa cerca de uma hora de trabalho economizado para cada serviço contratado. Multiplicando isso por todos os serviços contratados e por todos os materiais adquiridos que precisa de gerir ao longo de uma semana, pode ver como as horas se acumulam e o impacto considerável da finalização do ciclo de vendas num ERP.
Pense assim:
No exercício das suas funções enquanto facility manager ou gestor de manutenção, a Infraspeak Network™ vai ajudá-lo a economizar tempo e esforço pessoal, aliviando a sua carga de trabalho ligado às compras e à gestão de fornecedores.
Integrar a Infraspeak com um ERP é a cereja no topo do bolo — irá ajudar todos os seus colegas de outros departamentos a ter visibilidade total sobre o trabalho da equipa de manutenção e irá ajudar a finalizar passos cruciais como a faturação e a gestão de stock.
Sente-se inspirado? Sabe o que tem a fazer.
Os dias das integrações complicadas fazem parte do passado! A nossa API aberta significa integrar a Infraspeak Network™ com um ERP, como o SAGE, por exemplo, com uma facilidade nunca antes vista. Bastam alguns cliques e terá um fluxo de dados sem interrupção entre os dois sistemas.
No entanto, dar esse clique exige um pouco de experiência e é aí que entra o seu Integrations Success Manager — irão trabalhar juntos para descobrir que informações são essenciais para as operações de manutenção, e que dados de manutenção são essenciais para o seu ERP. Com a ajuda do seu Success Manager, estará no caminho certo para cortar pela metade o seu trabalho futuro na gestão de pedidos de manutenção!
