Os processos de orçamentação e de compra e venda de materiais ou serviços podem ser bastante complexos. Não é à toa que em algumas empresas haja um departamento inteiramente dedicado a estas operações.
Na Infraspeak tentamos torná-los um pouco mais simples. Como? Já vamos explicar, mas damos-lhe umas pistas, ou melhor, umas apps 🤭:
- Pedidos de Orçamento
- Orçamentos
- Compras
- Vendas
Queremos explicar-lhe como é que as aplicações de Compras, Vendas, Pedidos de Orçamento e Orçamentos funcionam e como pode tirar o máximo proveito das suas funcionalidades.
Mas, antes disso, aqui estão as principais vantagens de usar a Infraspeak para gerir os processos de procurement. 👇
- Não tem de usar outro software.
Basta a Infraspeak para gerir os seus orçamentos, compras e vendas.
- Tudo fica acessível e centralizado.
Pode associar as suas operações às compras e vendas de materiais e serviços, sem esquecer os pedidos de orçamento e os respetivos orçamentos, por exemplo.
- A comunicação entre departamentos melhora, evitando a duplicação de trabalho e o vaivém de papéis e emails.
Ao integrar a Infraspeak com programas de faturação, contabilidade e até com ERPs toda a informação é automaticamente sincronizada.
- A qualidade do seu serviço melhora, assim como a satisfação dos seus clientes.
Por um lado porque o processo de compra e venda se torna mais célere, por outro porque a Infraspeak Direct™ permite uma comunicação mais eficaz.
- Aumento do volume de negócios e contratos mais vantajosos.
Como é mais fácil e rápido pedir, criar, e comparar orçamentos com a Infraspeak, se presta serviços de manutenção e/ou FM, verá o seu volume de negócios aumentar; se procura fornecedores, conseguirá contratos mais vantajosos.
- O seu negócio torna-se mais transparente.
Através da app Análises ou da integração com software como o Power BI, pode analisar o desempenho das suas equipas e aceder a dados sobre orçamentos, vendas e compras. Desse modo, reúne insights valiosos sobre a eficiência das operações e a rentabilidade do seu negócio.
Música para os seus ouvidos? Então passamos a explicar como é que a Infraspeak torna isto possível.
Pedir e criar orçamentos não tem de ser uma caça ao tesouro
Por telefone, pessoalmente ou por email, pedir ou dar orçamentos pode ser um processo penoso. Quando está a criar um orçamento basta verificar o seu stock, data de entrega e valor a cobrar; mas quando está a comprar, tem de reunir todos os orçamentos recebidos, analisá-los e compará-los (só de pensar já cansa! 😓).
Com a Infraspeak, é bem mais fácil encontrar o tesouro — isto é, o melhor negócio, quer esteja a vender ou a comprar.
Independentemente de estar a pedir orçamentos ou a responder àqueles que lhe foram pedidos, pode fazê-lo diretamente a partir da Infraspeak.
- Se quiser pedir orçamentos a fornecedores, pode utilizar a app Pedidos de Orçamento.
- Se quiser criar um orçamento para enviar a um potencial cliente, pode utilizar a app Orçamentos.
Uma vez nas apps, só tem de criar um novo pedido de orçamento ou um novo orçamento e depois clicar em ‘Enviar por email’ para os enviar ao seu potencial fornecedor ou cliente. Tudo sem sair da Infraspeak!
Imagine que precisa de contratar um serviço para realizar um trabalho de manutenção. Pode pedir o orçamento diretamente a partir do pedido, deixando-os associados — não tem de saltar de uma app para a outra.
Ao preparar um pedido de orçamento na Infraspeak tem a vantagem de o poder associar à respetiva ocorrência ou pedido. E quando aprovar um dos orçamentos recebidos, pode convertê-lo automaticamente numa compra e manter toda a informação centralizada: o pedido/ocorrência que lhe deu origem, o orçamento aprovado e a compra efetuada. Tudo fica ligado e acessível.
Do pedido de orçamento à compra
Ao envio do pedido de orçamento segue-se a receção das propostas dos fornecedores. Pode reuni-las, organizá-las e compará-las na Infraspeak, associando-os ao pedido de orçamento criado.
Quando quiser avançar com uma das propostas, pode aprová-la (o que irá automaticamente ‘recusar’ as restantes) e clicar em ‘Converter em Compra’, para oficializar a sua escolha — tão simples como um ‘clique’.
Já na app Compras, poderá ultimar os detalhes da compra e acompanhar toda a transação sem esforço, até a compra estar ‘Fechada’.
O pedido de orçamento, o orçamento aprovado, a compra, e os trabalhos de manutenção envolvidos, poderão ficar associados, permanecendo acessíveis entre si e permitindo uma análise mais completa e informada.
Note ainda que, se quiser fazer uma compra sem pedir orçamentos através Infraspeak não há problema. Pode de igual forma adicioná-la à app Compras e geri-la como qualquer outra compra resultante de um orçamento recebido.
Do orçamento à venda
Quando está a vender, depois de criar e enviar o seu orçamento através da app Orçamentos, pode convertê-lo numa venda assim que o seu cliente o aprovar. Tão simples como clicar em ‘Converter em Venda’.
Passamos, assim, da app Orçamentos à app Vendas, onde pode acompanhar e gerir todas as vendas efetuadas, incluindo aquelas que não tenham resultado de um orçamento.
Com estas 4 apps da Infraspeak…
Se estiver a comprar pode:
- criar pedidos de orçamento e enviá-los por email, sem sair da Infraspeak
- reunir os orçamentos recebidos e associá-los ao pedido ou ocorrência que lhe deu origem
- comparar os orçamentos recebidos e aprovar a melhor proposta
- converter a melhor proposta numa compra, que poderá gerir na Infraspeak
Se estiver a vender pode:
- criar e enviar orçamentos a partir da Infraspeak
- associá-los a ocorrências ou pedidos existentes
- centralizar todos os orçamentos enviados
- converter o orçamento aprovado numa venda, que poderá gerir na Infraspeak
Pequenas funcionalidades que fazem a diferença
Estas apps ainda lhe permitem organizar vários processos de forma simples e intuitiva. 👇
- Cada app está organizada em diferentes estados — por exemplo, ‘Rascunhos’, ‘Aprovados’ e ‘Arquivados’ — para que acompanhe o progresso de cada transação e saiba sempre qual o passo que se segue.
- Pode recorrer a diversos filtros, em cada estado, de cada uma das apps, para encontrar rapidamente o que procura.
- Pode escolher as informações que quer ver na lista-resumo de cada estado, em cada uma das apps.
- A qualquer um dos objetos, pode adicionar documentos ou ficheiros que considere relevantes.
- Pode criar e enviar relatórios específicos — do pedido de orçamento, do orçamentos e das compras e vendas que realiza.
Infraspeak Direct™
A Infraspeak Direct™ permite a proprietários e gestores de facilities criar pedidos que vão diretamente para a interface Infraspeak da empresa de assistência técnica. Mas não é só… Dá-lhes também a possibilidade de gerir orçamentos.
Quando envia um orçamento, o seu cliente recebe uma notificação a informá-lo e a partir da Infraspeak Direct™ este poderá aprová-lo ou recusá-lo, ou então, sugerir alterações.
Desta forma, o processo não só se torna mais simples, como mais ágil, promovendo uma comunicação mais eficiente com os seus clientes e ajudando a encurtar o tempo de aprovação de um orçamento (e da venda!).
Integrações, para um grande final
Uma das grande vantagens de gerir os processos de procurement com a Infraspeak é a possibilidade de integrar com outro software. Esta complementaridade não só torna o seu negócio mais flexível como promove uma elevada sincronização entre todos os departamentos da sua empresa.
Com ERPs
A articulação de dados da Infraspeak com o seu ERP permite a disponibilização de dados em tempo real e eliminação de erro humano na comunicação dos mesmos. Poderá aproximar a operação de gestão de forma automática e sem esforço.
A Infraspeak integra com: SAGE, SAP, Primavera, Conta Azul, Odoo, PHC e muitos mais.
Com software de faturação
São várias as vantagens de integrar a Infraspeak com um software de faturação. No final de cada venda, é automaticamente criada uma fatura proforma que garante que todos os serviços e materiais são faturados, agilizando o processo de faturação e o seu pagamento.
A Infraspeak integra com: Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice
Com software de análise de dados
Pode, ainda, acompanhar de perto as transações da sua empresa, além da análise às suas operações. Pode identificar focos de lucro e de custos, avaliar a sua evolução e obter insights valiosos sobre o seu negócio de forma holística.
A Infraspeak integra com: Power BI.
Se já usa a Infraspeak para gerir as suas operações de manutenção, utilize-a para gerir os processos de procurement. E se ainda não utiliza a Infraspeak, cá estão mais umas quantas boas razões para o fazer. 😊
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