O setor do Facility Management (FM) está a atravessar uma transformação profunda. Pressões crescentes para fazer ‘mais com menos’ — nomeadamente menos pessoas, devido à escassez de mão de obra —, combinadas com legislação cada vez mais exigente — olá, metas de descarbonização! —, e expectativas de clientes em constante evolução, forçam os líderes do setor a repensar estratégias.
Até agora caracterizado por abordagens reativas e processos manuais, o FM precisa de dar o salto para modelos mais inteligentes, flexíveis e colaborativos. Este guia fornece uma visão clara do futuro do FM, identifica os desafios atuais do setor e apresenta a solução para quem não quer ficar para trás.
O iceberg do FM: para lá do que é visível
Tradicionalmente, cada ordem de trabalho aberta e concluída é sinónimo de diferentes pessoas envolvidas, inúmeras mensagens trocadas — muitas vezes perdidas! —, e várias ações manuais associadas. Por cada plano de manutenção definido, há horas de análise de informação dispersa e, a cada ativo gerido, corresponde uma série de passos morosos e decisões pouco fundamentadas.
Por outras palavras, o trabalho visível é apenas a ponta do ‘iceberg do FM’. Abaixo da superfície, esconde-se uma enorme camada de aspetos essenciais — desempenho das equipas, gestão de fornecedores, conformidade, cumprimento de SLA, satisfação de clientes e utilizadores, gestão de riscos operacionais, etc. —, envolta numa nebulosa devido a procedimentos antiquados. E quando não há visibilidade total sobre o que está abaixo da linha de água, torna-se impossível tomar decisões estratégicas, otimizar recursos ou prever problemas.
Como trazer à superfície a eficiência operacional em FM
Tal como ‘não se fazem omeletes sem ovos’, também não se consegue atingir a eficiência desejada em FM sem as ferramentas adequadas. O mesmo é dizer que não há operações de facility management preparadas para o futuro, sem inteligência.
Ainda hoje, em muitas empresas, as decisões de FM continuam a ser tomadas com base em intuição ou relatórios desatualizados. Processos manuais drenam tempo e aumentam o risco de erro, enquanto o potencial dos dados permanece subaproveitado.
A boa notícia é que o setor está a mudar. A adoção de ferramentas com inteligência integrada está a transformar operações reativas em processos proativos, sustentáveis e escaláveis.
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Tudo começa com os dados
Dados estruturados, centralizados e em tempo real são a base da inteligência no facility management. Mas dados sem ação são apenas ruído. A inteligência está no que fazemos com esses dados — na clareza que nos trazem, nas decisões que orientam, no trabalho que automatizam e no tempo que nos fazem ganhar.
O papel da automatização e da IA
É aqui que entra a tecnologia — através de plataformas que recolhem, centralizam e processam dados operacionais, é possível transformá-los em ações concretas. Isto traduz-se em:
- automatização de tarefas repetitivas, poupando tempo e reduzindo a sobrecarga;
- decisões mais informadas e seguras;
- melhor desempenho e estado dos ativos, graças a insights preditivos;
- menos tempo a “apagar fogos” e mais foco no que realmente importa.
Com sistemas conectados, dados em tempo real, automatização e inteligência artificial, as equipas de FM começam finalmente a ter as ferramentas necessárias para liderar, em vez de apenas reagirem, e:
- tornar visível todo o “iceberg” do facility management;
- quebrar silos, dando a todos no ecossistema de FM acesso aos mesmos dados;
- criar alinhamento através de visibilidade partilhada;
- permitir decisões estratégicas baseadas em dados — e não em suposições.
A inteligência não diz apenas respeito à tecnologia — trata-se de fomentar colaboração, clareza e pensamento estratégico.
Vantagens do FM inteligente
Redução dos custos operacionais
Com a tecnologia adequada é possível reduzir até 25% nos custos de manutenção, de acordo com um estudo da revista Sustainability sobre a aplicação de AI em FM.
Maior disponibilidade de ativos e eficiência operacional
De acordo com um relatório de 2024 da Gartner, 40% do tempo das equipas de FM era gasto em tarefas administrativas, mas com a automação inerente ao FM inteligente, este tempo pode ser redirecionado para decisões críticas e trabalho estratégico.
Otimização de recursos
Ao programar de forma mais eficiente as tarefas de manutenção e ao alocar recursos de acordo com a prioridade e criticidade dos ativos, o facility management inteligente permite uma utilização mais eficaz de mão de obra, peças e tempo de trabalho.
Melhoria do planeamento estratégico
Ao fornecer dados detalhados sobre o desempenho dos ativos e os custos de manutenção, o FM inteligente facilita o planeamento estratégico a longo prazo, bem como a tomada de decisões informadas sobre investimentos em ativos e recursos.
Monitorização contínua e preditiva
Ferramentas tecnológicas ajudam a antecipar falhas, a melhorar o ciclo de vida dos ativos e a garantir a conformidade. O estudo da Sustainability citado acima concluiu ainda que a AI consegue atingir uma precisão preditiva superior a 90% na deteção de problemas em equipamentos e na estimativa do consumo energético.
A monitorização da condição é parte integrante do FM inteligente, permitindo a recolha de dados em tempo real, o acompanhamento constante do estado dos ativos e a detecção de qualquer sinal de deterioração ou falha potencial. Os dados obtidos através da monitorização da condição são armazenados em sistemas de análise avançados, capazes de identificar padrões, tendências e anomalias que podem alertar para problemas futuros, podendo estes, assim, ser evitados.
Sistemas interligados e dados em tempo real
A integração entre softwares permite uma visão global e instantânea sobre as operações.
Desafios do facility management inteligente
Integração de sistemas
A implementação de tecnologias como IoT e AI pode exigir a integração de sistemas complexos, o que pode ser um desafio para algumas organizações.
Formação dos recursos humanos
Praticar um FM inteligente requer frequentemente que os colaboradores da empresa se familiarizem com novas tecnologias e processos, o que pode exigir um investimento significativo em formação.
Segurança dos dados
Com a recolha e a análise de grandes volumes de dados, surge a preocupação com a segurança e a privacidade das informações, o que exige medidas adicionais de proteção de dados.
“Não podemos esquecer que a necessidade de estabelecer uma forma de fazer facility management mais centrado no ser humano é um desafio em si mesmo. Temos de começar a pensar na colaboração como um meio para trabalhar de forma mais inteligente e resiliente, construindo relações mais fortes que conduzam a resultados duradouros. E isto requer a utilização de tecnologia inteligente”. – Luis Martins, Fundador e CTO da Infraspeak
Colaboração: a chave para descongelar o verdadeiro potencial do FM
A colaboração em FM vai para lá das equipas internas. Todos são chamados a ocupar o seu lugar num espaço de trabalho comum: gestores, técnicos, fornecedores, subcontratados, utilizadores dos edifícios e até as entidades reguladoras. No entanto, grande parte das empresas do setor ainda trabalham em ambientes fragmentados, com dados dispersos e comunicação ineficaz.
Esta falta de alinhamento entre todos os envolvidos tem consequências:
- atrasos nas intervenções;
- risco de não conformidade;
- custos elevados na gestão de fornecedores;
- motivação dos colaboradores comprometida;
- baixa satisfação dos clientes.
A solução passa por implementar plataformas colaborativas, como a Infraspeak, com fluxos de trabalho partilhados, dados acessíveis em tempo real e possibilidade de integração com sistemas como BMS e ERP.
Ainda tem dúvidas sobre o potencial de um software colaborativo e inteligente? Confira estes números, alcançados, em média, pelas empresas que escolheram a Infraspeak:
- 83% de diminuição do tempo médio de reparação
- 66% de redução das despesas imprevistas
- 91% de melhoria nos níveis de conformidade
- 60% do trabalho administrativo automatizado
Tudo graças às avançadas capacidades do software, que oferece um espaço de trabalho comum e canais de comunicação simples e ágeis, centralizando a informação e deixando todos a par da situação, a cada momento.
Flexibilidade — porque no FM, a mudança é uma constante
No mundo imprevisível em que vivemos, os modelos rígidos já não servem. A flexibilidade no FM é uma vantagem competitiva e, cada vez mais, uma condição essencial para responder a novas exigências, regulamentações ou mudanças no local de trabalho — note, por exemplo, os desafios que a pandemia de COVID-19 colocou ao setor, com o trabalho remoto e híbrido a deixar, de um momento para o outro, as instalações vazias.
Os três pilares de uma operação flexível:
1. Sistemas personalizáveis e escaláveis
Estar baseada numa plataforma modular que se adapta à realidade de cada equipa e que permite integrações com IoT, BMS, ERP e outras ferramentas.
2. Transparência e colaboração
Permitir a partilha de informação com todos os intervenientes, desde os fornecedores aos utilizadores das instalações.
3. Conformidade proativa
Ter os ativos monitorizados contínua e automaticamente, garantindo o cumprimento legal das normas, permitindo auditorias em tempo real e uma gestão do risco baseada em dados e previsões inteligentes.
Infraspeak Gear™: inteligência que funciona
Desafios, mudanças, exigências: este é o dia a dia de um facility manager. Para conseguir navegar nestas águas agitadas, estes profissionais precisam de contar com a tecnologia certa. Altura para lhe apresentarmos o Infraspeak Gear™.
Resultado de cinco anos de desenvolvimento contínuo, o Infraspeak Gear™ é o motor inteligente da plataforma Infraspeak, e foi concebido para tornar o FM mais eficiente, estratégico e flexível.
Benefícios do Infraspeak Gear™
Reduz a carga administrativa
Menos tarefas repetitivas, mais tempo para o que importa — com a Infraspeak, pode poupar até 8h/semana por utilizador.
Proporciona total colaboração
Todos os envolvidos têm acesso à informação e a comunicação é ágil.
Facilita a monitorização dos ativos
Permite um acompanhamento constante dos ativos, com base em histórico e medições automáticas.
Permite tomar melhores decisões
Com a análise de dados e os relatórios e sugestões fornecidos em tempo real, as decisões são mais rápidas e baseadas em factos, evitando erros e falhas.
Oferece escalabilidade
A sua conceção modular e a sua poderosa capacidade de integração com outros sistemas permite-lhe adaptar-se às suas necessidades específicas e ao crescimento da sua operação.
Tais benefícios, significam que, na prática, o Infraspeak Gear™ tem a capacidade de:
- automatizar de acordo com a lógica ‘if- this- than-that’;
- analisar dados, criar relatórios e sugerir insights acionáveis — 75% dos utilizadores da Infraspeak afirmam que aplicam estas sugestões!
- criar e enviar alertas automáticos — notificar, por exemplo, quando um ativo não tem um PPM atribuído.
“O Infraspeak Gear™ não é um produto tecnológico ‘da moda’ — é o coração operacional da nossa plataforma, testado no terreno para resolver problemas reais.”
O tempo do FM inteligente é agora
Acabou a era em que ‘apagar fogos’ era a função principal do facility manager e da sua equipa, devido à sobrecarga de trabalho, à ausência de uma visão abrangente sobre as operações e à falta de uma comunicação clara e eficaz entre todos. Chegou a hora do facility management inteligente — um novo paradigma na gestão de manutenção, constituído por:
- Plataformas inteligentes
- Visibilidade e controlo totais
- Colaboração transversal
- Dados acionáveis
- Flexibilidade operacional
As equipas que conseguirem abraçar esta mudança, não só vão aumentar a eficiência, como irão garantir a sustentabilidade e a competitividade das suas organizações. E o melhor, é que podem contar com a Infraspeak nesta jornada. Agende já uma demonstração gratuita.
