Como Fazer o Rastreamento de Ativos Passo a Passo

O que é o rastreamento de ativos?

O rastreamento de ativos, também conhecido como asset tagging, consiste em identificar cada ativo durante toda a sua vida útil. Se aplica tanto a ativos fixos como a ativos móveis. Sua principal vantagem é que permite reunir toda a informação sobre o ativo, desde a sua localização ao histórico de manutenção. E isso, com certeza, merece a sua atenção. 

Como você já deve calcular, o rastreamento de ativos é um processo importante para todos os edifícios e indústrias que podem se beneficiar de um software de manutenção (CMMS), ou de uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, como centros comerciais, hospitais, escolas e colégios, armazéns e fábricas. Neste artigo, explicamos como fazer o rastreio de ativos passo a passo e que tecnologias tem à sua disposição. Vamos juntos?

Quais são as vantagens do rastreamento de ativos?

Há várias vantagens no rastreamento dos ativos. Destacamos algumas a seguir: 

✓ É mais fácil manter um histórico do uso, ações de reparação e de manutenção;

✓ Poupa tempo na procura por informação sobre o equipamento e o seu histórico;

✓ Simplifica a recolha de dados com precisão, o que permite conhecer melhor em que fase do ciclo de vida está, avaliar o estado do ativo e a sua criticidade; 

✓ Permite tomar decisões com mais exatidão e segurança, devido à confiabilidade dos dados;

✓ Quando faz parte de uma estratégia integrada de manutenção, permite tomar ações de manutenção preventiva; 

✓ Como todos os equipamentos estão identificados e algumas tecnologias funcionam à distância, pode ajudar a prevenir roubos. 

Como fazer o rastreamento de ativos?

1. Identificar o tipo de ativo e categoria 

O primeiro passo para rastrear os ativos é identificar o tipo de ativo e categoria. Se você já tem um sistema de classificação de equipamentos e um inventário bem organizado, este passo será muito simples. Caso contrário, terá que implementar um sistema de classificação para poder começar a agrupar os seus ativos. 

Não há uma maneira única de fazer esta classificação: pode agrupá-los por departamento (por ex., ativos do departamento financeiro, do departamento R&D), função (por ex., AVAC, sistema elétrico, alarmes) ou uso (por ex., mobiliário, TI, equipamento audiovisual), conforme for mais conveniente para a sua empresa. 

Importante: inventariar todos os ativos não significa que todos precisem necessariamente de um número de identificação ou de uma tag. Defina um valor mínimo que justifique o investimento na etiqueta de produto e do seu tempo. No entanto, não se concentre só no custo do ativo – um computador ou um disco externo, além do seu valor físico, também podem conter informações valiosas para a empresa e que vale a pena proteger. 

Dentro do possível, dê prioridade a ativos móveis que podem se perder com facilidade e que são muito requisitados (por ex., uma máquina de medir a tensão ou um ecógrafo num hospital, um kit completo de ferramentas numa fábrica ou um projetor num colégio).

2. Atribua um número de identificação único

Cada ativo deve ter um número de identificação único (ID) que o distinga dos restantes equipamentos do mesmo tipo e categoria. Este ID deve ser consistente para fins de manutenção, organização e contabilidade, entre outros. Segundo o tipo de categorização que escolher, também pode atribuir um significado a certas parcelas de código. 

Por exemplo, 001 para designar equipamentos localizados no piso 1, 002 para ativos localizados no piso 2, e por aí em diante; 011 pode corresponder a ativos de restauração e cozinha, 012 a equipamentos elétricos, 013 a alarmes e sistemas de segurança, etc. Assim sendo, é possível saber imediatamente que o ativo 001013044 corresponde a um alarme situado no primeiro piso. 

Dica: embora possa ser tentador adotar o número de série como ID, lembre-se que os números de série seguem um formato inconsistente e que variam de marca para marca. Por isso, apesar de parecer simplificar o processo, não é uma boa opção a longo prazo, nem permite a identificação imediata dos ativos. 

3. Escolha o estilo de etiqueta adequado 

O ID de cada ativo precisa estar na respectiva tag (ou etiqueta). Isso leva-nos ao passo 3: escolher o tipo de etiqueta adequado, porque ela precisa se manter legível durante toda a vida útil do equipamento. Há diversos tipos de etiquetas, cada um com as suas vantagens e desvantagens, e você deve escolher o mais resistente para o que pretende. Deixamos aqui alguns exemplos: 

• etiquetas manuais em papel – são as mais baratas, mas também as menos resistentes; é uma tarefa manual, pouco exata, sem verificação.
• códigos de barras simples – uma opção simples e rápida, mas que requer uma base de dados dos ativos; isto dificulta a acessibilidade à informação.
• códigos de barras com RFID – um pouco mais complexos do que os códigos de barras simples, estes códigos estão ligados a um sinal de rádio, o que faz com que funcionem como um “chip” e possam ser combinados com a tecnologia de GPS. Isto permite a recolha de dados em tempo real e torna-os mais seguros e mais eficientes. Podem ser lidos a distâncias maiores, por isso são ideais para ativos pouco acessíveis. Contudo, exigem investimento em leitores de códigos de barras. 
• tags NFC – assim como os códigos de barras com RFID, as tags NFC permitem registrar dados em tempo real e acessar a informação rapidamente (a tag pode conter só a ID, mas também levar para um website ou a dados armazenados na nuvem), com a vantagem de não precisar investir em novas tecnologias: você pode ler as etiquetas NFC com um smartphone. No entanto, só funciona a distâncias curtas (poucos centímetros) e terá de adquirir etiquetas com características específicas para usar no exterior. 
• QR codes – assim como as tags NFC, podem ser lidos com um smartphone. Precisam estar completamente visíveis, o que pode ser uma desvantagem em certos ativos.

4. Insira a informação básica sobre o ativo 

Ao criar a etiqueta para fazer o rastreamento do ativo, vale a pena registrar informações essenciais como, por exemplo: número de série, o fabricante ou empresa responsável, a data de aquisição, a localização do ativo, o departamento a que pertence, o estado do equipamento e o valor do ativo. 

5. Aplique a etiqueta para fazer o rastreamento do ativo

Depois da etiqueta pronta, só falta a parte mais simples: aplicá-la no ativo. Considerando o tipo de ativo e o local onde está localizado, escolha entre uma etiqueta adesiva (menos resistente ao calor e à umidade, mas fácil de aplicar e apropriada para interiores) ou uma aplicação mecânica (em chapas, por exemplo). 

6. Implemente processos de qualidade e verificação 

O último passo para fazer o rastreamento de ativos é implementar processos internos para etiquetar futuros equipamentos: definir quem fará novas etiquetas caso seja necessário; treinar a sua equipe para não mudar ativos de lugar sem fazer o registro; evitar alterações não autorizadas e integrar com todos os softwares da empresa, incluindo o software de gestão de manutenção.