¿Qué es el rastreo de activos?

El rastreo de activos, también conocido como asset tagging, consiste en identificar cada activo a lo largo de su vida útil. Se aplica tanto a los activos fijos como a los móviles. Su principal ventaja es que permite reunir toda la información sobre el activo, desde su ubicación hasta su historial de mantenimiento. Y esto, seguro, merece tu atención.

 

Como imaginarás, el rastreo de activos es un proceso importante para todos los edificios e industrias que pueden beneficiarse de un software de mantenimiento (GMAO), o de una Plataforma de Gestión de Mantenimiento Inteligente, como centros comerciales, hospitales, escuelas y colegios, almacenes y fábricas. En este artículo, explicamos cómo hacer un rastreo de los activos paso a paso y qué tecnologías tienes a tu disposición. ¿Empezamos?

 

¿Cuáles son las ventajas del rastreo de activos?

El rastreo de activos tiene varias ventajas. A continuación destacamos algunas:

 

✓ Es más fácil mantener un historial de uso, acciones de reparación y de mantenimiento;

✓ Ahorra tiempo buscando información sobre el equipo y su historial;

Simplifica la recopilación de datos con precisión, lo que permite conocer mejor en qué etapa del ciclo de vida se encuentra, evaluar el estado del activo y su criticidad;

✓ Permite tomar decisiones con mayor precisión y seguridad, debido a la fiabilidad de los datos;

✓ Cuando forma parte de una estrategia integrada de mantenimiento, permite tomar acciones de mantenimiento preventivo

Dado que todos los equipos están identificados y algunas tecnologías funcionan a distancia, puede ayudar a prevenir robos.

 

¿Cómo rastrear los activos?

 

1. Identifica el tipo de activo y la categoría 

 

El primer paso para rastrear los activos es identificar el tipo de activo y la categoría. Si ya tienes un sistema de clasificación de equipos y un inventario bien organizado, este paso será muy sencillo. De lo contrario, tendrás que adoptar un sistema de clasificación para comenzar a agrupar tus activos.

 

No hay una forma única de hacer esta clasificación: puedes agruparlos por departamento (por ejemplo, los activos del departamento financiero, el departamento de I+D), función (por ejemplo, climatización, sistema eléctrico, alarmas) o uso (por ejemplo, mobiliario, TI, equipo audiovisual) según sea más conveniente para tu empresa.

 

Importante: Hacer un inventario de todos los activos no significa necesariamente que todos necesiten un número de identificación o una etiqueta. Define un valor mínimo que justifique la inversión en la etiqueta del producto y de tu tiempo. Sin embargo, no te centres solo en el coste del activo – un ordenador o un disco duro externo, además de su valor físico, también pueden contener informaciones importantes para la empresa que vale la pena proteger.

 

En la medida de lo posible, da prioridad a los activos móviles que se puedan perder fácilmente y que tengan una gran demanda (por ejemplo, un aparato para medir la tensión o un ecógrafo en un hospital, un kit completo de herramientas en una fábrica o un proyector en una escuela).

 

2. Asigna un número de identificación único

 

Cada activo debe tener un número de identificación único (ID) que lo distinga de otros equipos del mismo tipo y categoría. Este ID debe ser coherente a efectos de mantenimiento, organización y contabilidad, entre otros. Dependiendo del tipo de categorización que elijas, también puedes atribuir un significado a ciertas parcelas de código.

 

Por ejemplo, 001 para designar los equipos ubicados en la 1ª planta, 002 para los activos situados en la 2ª planta, y así sucesivamente; 011 puede corresponder a los activos de restauración y cocina, 012 a los equipos eléctricos, 013 a las alarmas y sistemas de seguridad, etc. De este modo, es posible saber inmediatamente que el activo 001013044 corresponde a una alarma ubicada en el primer piso.

 

Consejo: aunque puede ser tentador adoptar el número de serie como ID, recuerda que los números de serie siguen un formato inconsistente y que varían de una marca a otra. Por lo tanto, aunque parece simplificar el proceso, no es una buena opción a largo plazo, ni permite la identificación inmediata de los activos.

 

3. Elige el estilo de etiqueta apropiado 

 

El ID de cada activo tiene que estar en la respectiva tag (o etiqueta). Esto nos lleva al paso 3: elegir el tipo de etiqueta apropiado, porque debe permanecer legible durante toda la vida útil del equipo. Hay varios tipos de etiquetas, cada uno con sus ventajas y desventajas, y debes elegir la más resistente para lo que quieres. Aquí te dejamos algunos ejemplos:

 

  • etiquetas manuales en papel – son las más baratas, pero también las menos resistentes; es una tarea manual, poco precisa, sin verificación.

 

  • códigos de barras simples – una opción simple y rápida, pero que requiere una base de datos de los activos; esto dificulta el acceso a la información.

 

  • códigos de barras con RFID – algo más complejos que los simples códigos de barras, estos códigos están conectados a una señal de radio, lo que hace que funcionen como un «chip» y pueden ser combinados con la tecnología GPS. Esto permite la recopilación de datos en tiempo real y los hace más seguros y eficientes. Pueden leerse a distancias más grandes, por lo que son ideales para los activos poco accesibles. Sin embargo, requieren una inversión en lectores de código de barras.

 

  • etiquetas NFC – al igual que los códigos de barras con RFID, las etiquetas NFC permiten registrar datos en tiempo real y acceder rápidamente a la información (la etiqueta puede contener sólo el ID, pero también llevarte a un sitio web o a datos almacenados en la nube), con la ventaja de no tener que invertir en nuevas tecnologías: se pueden leer las etiquetas NFC con un smartphone. Sin embargo, sólo funciona a distancias cortas (unos pocos centímetros) y tendrás que tener etiquetas con características específicas para usarlas en el exterior. 

 

  • códigos QR – al igual que las etiquetas de NFC, se pueden leer con un smartphone. Deben ser completamente visibles, lo que puede ser una desventaja para ciertos activos.

 

4. Introduce la información básica sobre el activo 

 

Al crear la etiqueta de rastreo del activo, vale la pena registrar informaciones esenciales como: el número de serie, el fabricante o la empresa responsable, la fecha de adquisición, la ubicación del activo, el departamento al que pertenece, el estado del equipo y el valor del activo.

 

5. Aplica la etiqueta para rastrear el activo

 

Una vez lista la etiqueta, solo falta la parte más simple: aplicarla al activo. Teniendo en cuenta el tipo de activo y el lugar en que se ubica, elige entre una etiqueta adhesiva (menos resistente al calor y a la humedad, pero más fácil de aplicar y adecuada para interiores) o una aplicación mecánica (en chapas, por ejemplo).

 

6. Implementa procesos de calidad y verificación 

 

El último paso en el rastreo de activos es poner en marcha procesos internos para etiquetar futuros equipos: definir quién hará las nuevas etiquetas si es necesario; entrenar a tu equipo para que no mueva los activos sin registrarse; evitar cambios no autorizados e integrar con todos los softwares de la empresa, incluido el software de gestión de mantenimiento.