Um dos maiores desafios que os facility managers nos reportam é a dificuldade em encontrar um sistema de gestão para as atividades diárias, incluindo um software gestão de ativos adequado. Mas, se durante muito tempo não existiu um padrão ou uma lista de melhores práticas de Facility Management, a lacuna foi preenchida com a ISO 41001.
A designação completa da ISO 41001 é “ISO 41001: 2018 Facility Management – Management Systems – requirements with guidance for use”, que vamos traduzir livremente como Facility Management – Sistemas de Gestão – requisitos com orientações de uso. Estas são as melhores práticas da indústria e a sua melhor aposta para responder aos desafios de um futuro que tem como única certeza o aumento da competitividade, especialmente quando implementadas através de um software gestão de facilities adequado.
Histórico
O padrão de Gestão de Ativos é a norma ISO 55001, que foi lançada em 2014 e revista em 2016. (Em 2018, a ISO 55002 veio trazer algumas informações complementares, mas não invalidou a sua antecessora). As primeiras ISO sobre Facility Management (FM), porém, só surgiram em 2017, quando apareceram em dose tripla:
- ISO 41011: 2017 – vocabulary, que estabelece o jargão do setor;
- ISO 41012: 2017 – guidance on strategic sourcing & development of agreements, com orientações sobre abastecimento estratégico e desenvolvimento de acordos;
- ISO 41013: 2017 – scope, key concepts & benefits, sobre o escopo, conceitos-chave e benefícios do FM.
A norma 41001 de 2018 remete a todas as anteriores, mas tem uma visão mais prática do Facility Management. A ISO 41001 estabelece os requisitos, com instruções específicas, para que a sua empresa adote e mantenha um sistema de Facility Management que permita um crescimento sustentado.
Além disso, quando implementada em conjunto com a ISO 55001, fazem uma equipe de excelência que conecta o valor dos ativos aos objetivos globais da empresa.
Quais empresas podem usar a ISO 41001?
A ISO 41001 pode ser usada por empresas de qualquer setor – incluindo fábricas, indústria hoteleira, varejo, assistência técnica e outras que estejam usando um software CMMS. O único pré-requisito é ter uma infraestrutura para gerir! Mas, sobretudo, é recomendado para empresas que pretendam: (CMMS)
- seguir técnicas de FM eficazes e eficientes, que apoiem o crescimento sustentado da organização;
- corresponder às expectativas de colaboradores, parceiros e terceiros;
- ser sustentáveis num ambiente globalmente competitivo.
Quais são os principais objetivos da ISO 41001?
No fundo, o grande objetivo da ISO 41001 é preparar a empresa para responder aos desafios do nosso tempo, o que acontece através de três eixos:
- melhorar a experiência dos funcionários, proporcionando um ambiente de trabalho mais saudável e seguro (o que, vale ressaltar, é um dos grandes desafios do Facility Management);
- reduzir o impacto das atividades econômicas no ambiente;
- aumentar a eficiência das tarefas de manutenção e gestão, para diminuir o desperdício e reduzir custos.
Como funciona a ISO 41001?
O grande ponto de partida da ISO 41001 é a visão da empresa, que deve ser aplicada em cada um dos processos internos. Para isso, seguimos uma lógica que vai do global ao particular:
Visão → Missão → Estratégia → Sistema → Processos
O que, no dia a dia, corresponderá, em geral, a:
Organização → Liderança → Planejamento → Suporte → Operação
Depois disso, acontece uma fase de avaliação, que permite uma melhoria contínua – ou, em outras palavras, uma aproximação cada vez maior dos métodos de trabalho à visão da empresa.
A ISO 41001 aborda todas estas fases. Mas, como a própria designação indica, foca-se em sistemas de gestão e como usá-los, o que significa que se concentra especialmente na fase que corresponde ao suporte. Isto, em FM, inclui recursos humanos, tecnológicos e financeiros; competências e conhecimentos a adquirir; comunicação e documentos internos organizados.
Então, podemos dizer que a Iso 41001 (mais informação no site oficial) estrutura o Facility Management por meio de boas práticas de gestão organizacional devidamente coordenadas e integradas – que são sempre avaliadas com foco nos objetivos globais da empresa.
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