O que é a gestão de facilities integrada?
A gestão de facilities integrada — ou IFM, de Integrated Facilities Management —, é uma abordagem abrangente que consolida vários aspectos da gestão de facilities em uma única plataforma. Combina manutenção, segurança, limpeza, gestão de projetos e gestão de espaços em um só sistema.
Em outras palavras, consiste em um sistema coordenado, que organiza todas as atividades relativas à gestão de infraestruturas, independente de serem realizadas por equipes internas ou externas. O seu objetivo é garantir operações fluidas em todas as áreas operacionais do negócio.
Como funciona?
A essência da IFM é a coordenação. Imagine que dentro das suas instalações existem vários departamentos lidando com diferentes tarefas. Em vez de cada equipe trabalhar separadamente, a IFM junta todos os envolvidos na mesma plataforma.
Isso significa que, se surgir um problema — como uma infiltração no telhado —, o sistema vai alertar a equipe de gestão de facilities (FM). Assim, o problema pode ser resolvido rapidamente, sem atrasos causados pela transmissão da responsabilidade entre fornecedores. Quando todos têm acesso à mesma informação, a segurança se mantém efetiva, a intervenção é realizada no momento certo e todos os departamentos estão sincronizados.
📈 Não é surpresa que o mercado global de IFM esteja crescendo rapidamente. Passou de valer 87,86 bilhões de dólares em 2021 para 94,18 bilhões entre 2022 e 2023, prevendo que atinja 119,55 bilhões em 2026.
Componentes principais da IFM
A gestão de facilities integrada cobre todas as áreas necessárias para que uma determinada infraestrutura se mantenha operacional. Essas áreas são:
- Gestão de manutenção: foca no planejamento, nas reparações e na manutenção preventiva dos equipamentos.
- Gestão de espaços: otimiza a alocação e utilização do espaço físico.
- Gestão de relações com fornecedores: coordena e supervisiona prestadores de serviço externos e contratos.
- Gestão financeira: gerencia orçamentos, controle de custos e relatórios financeiros.
- Gestão de risco e conformidade: garante o cumprimento das normas de segurança, o cumprimento das normas e dos SLAs, e minimiza riscos.
- Sustentabilidade e gestão energética: implementa práticas amigas do ambiente para otimizar o uso de energia.
- Integração tecnológica: usa softwares e ferramentas digitais para melhorar os processos de gestão.
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Vantagens da gestão de facilities integrada
1. Maior eficiência e produtividade
A gestão de facilities tradicional pode se revelar confusa, especialmente quando os serviços são gerenciados separadamente. Isso favorece conflitos, atrasos e burocracia excessiva. A IFM automatiza tarefas manuais, centraliza a comunicação e fornece informação em tempo real, evitando bloqueios e mal-entendidos no fluxo de trabalho.
2. Maior foco na sustentabilidade
O consumo de eletricidade, água e gás representa uma grande despesa para qualquer organização. Muitas vezes, as empresas desconhecem os custos reais devido à dispersão dos dados. A componente da IFM dedicada à sustentabilidade consolida essas informações e ajuda a alinhar as operações com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Organização das Nações Unidas (ONU).
3. Redução de custos pela afetação eficiente de recursos
O impacto econômico da COVID-19 fez com que muitos empresários procurassem formas de reduzir as despesas. Muitos investiram em várias soluções de software e hardware, pensando que estavam otimizando as operações. Mas a realidade é que os custos das licenças, as despesas de manutenção e a sobreposição de ferramentas facilmente esgotavam o seu baixo orçamento.
A estimativa é que os gestores de facilities gastem, em média, 30% a 33% do seu orçamento em reparações não planejadas.
A abordagem clara e estruturada da IFM ajuda a identificar as ineficiências e reduzir as despesas excessivas, assegurando que as empresas funcionem de forma mais inteligente — e não apenas de forma mais econômica!
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4. Flexibilidade e gestão adaptativa
As empresas estão crescendo, se reestruturando e se adaptando a novas exigências. Se o seu sistema de gestão de facilities não for flexível, o seu negócio vai ficar para trás.
Uma solução de FM escalável ajuda as empresas a ajustarem os serviços de acordo com as suas necessidades. Assim, você poderá se adaptar facilmente, seja em caso de expansão, de redução ou de alterações operacionais. A IFM fará com que tudo decorra sem percalços, independentemente das mudanças que surjam no seu caminho.
5. Análise de dados qualificada para decisões informadas
Ser gestor de facilities é mais fácil quando se pode ter acesso fácil aos dados corretos. Os modernos sistemas de gestão de edifícios acompanham o desempenho dos ativos, as necessidades de manutenção e o consumo de energia. Fazem com que os gestores tomem decisões informadas, em vez de se basearem em percepções.
Com a possibilidade de acessarem os dados em tempo real, as empresas conseguem prever problemas de manutenção antes que estes causem interrupções.
Além disso, podem aumentar o tempo de vida útil dos ativos e reduzir custos desnecessários. Uma abordagem baseada em dados garante operações mais fáceis, um planejamento melhor e uma gestão de facilities globalmente mais eficiente.
6. Comunicação e colaboração aperfeiçoadas
As plataformas de gestão de facilities integradas foram concebidas para ajudar todos os envolvidos a trabalharem em conjunto, de forma mais transparente e harmoniosa. Incluem ferramentas que permitem os gestores, os prestadores de serviços e os técnicos se comunicarem de forma rápida e fácil.
O uso da Infraspeak Network™, por exemplo, permite estabelecer canais de comunicação diretos com os fornecedores e acelerar a integração de novos parceiros, garantindo que estes aderem imediatamente aos protocolos das suas instalações.
Esta abordagem integrada minimiza ainda o trabalho administrativo, permitindo uma gestão unificada do fluxo de trabalho. Confira tudo o que a plataforma faz:
- Cria canais de comunicação diretos entre gestores de facilities, técnicos e prestadores de serviços externos
- Simplifica a interação com os fornecedores
- Acelera a integração de novos parceiros, alinhando-os com os protocolos das suas instalações
- Minimiza os erros e reduz a carga de trabalho administrativo através da automação de tarefas manuais e da centralização da informação
- Centraliza a gestão dos chamados de manutenção
- Automatiza as tarefas de manutenção de rotina
- Fornece atualizações em tempo real
- Oferece análises e relatórios robustos para uma tomada de decisões proativa e informada
- Permite auditorias transparentes a todas as atividades, uma vez que estas podem ser rastreadas
- Integra a supervisão do orçamento com controle de custos
- Melhora a capacidade de resposta e o cumprimento das responsabilidades cotidianas
- Permite a redução de custos e apoia o planejamento estratégico
- Aumenta a qualidade geral do serviço e a satisfação dos clientes
Existem desvantagens na IFM?
Alguns gestores têm o receio de que a IFM os faça perder o controle direto sobre as operações, favoreça a dependência de um único fornecedor ou a equipe sinta dificuldades na adaptação para esta forma de FM. Contudo, com um parceiro de IFM adequado, não há motivo para essas preocupações.
Aliás, o resultado de uma abordagem integrada bem estruturada, será o aumento de transparência e visibilidade sobre as operações e a redução de erros e fornecedores em duplicado, proporcionando uma gestão menos sobrecarregada, proativa e tecnologicamente avançada.
Embora alguns softwares de facility management ofereçam pacotes completos, o ideal é escolher as ferramentas que correspondem às necessidades da sua empresa. Você pode utilizar apenas uma ou combinar diferentes soluções. Uma análise cuidadosa ajudará a garantir que as ferramentas de IFM que selecionar apoiam de maneira eficaz os objetivos do seu negócio.
“Ok, então, a IFM é a solução certa para a minha organização, certo?”— Sem dúvidas que sim, desde que seja bem feito!
Um caso de sucesso: o Grupo Rohloff
O Grupo Rohloff é o principal franqueado da KFC na África do Sul, gerenciando centenas de restaurantes espalhados pelo país. Uma rede de espaços desta dimensão requer um sistema ágil, capaz de lidar com vários desafios operacionais e diferentes tarefas, especialmente as relacionadas com a gestão de ativos.
O grupo dependia de um sistema antigo que não estava conseguindo satisfazer as necessidades abrangentes das operações da KFC, apresentando grandes deficiências, precisamente na gestão de ativos. Além disso, o sistema não tinha funcionalidades avançadas, como gestão de chamados de manutenção, automação de tarefas, supervisão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Isto estava provocando atrasos, falhas de comunicação e dificuldades em manter a consistência na qualidade do serviço.
Em busca de uma solução melhor, o Grupo Rohloff fez a transição para a Infraspeak, conseguindo inverter o cenário. Com a Infraspeak Network™ conseguiram melhorar a comunicação, a coordenação e a transparência em todas as operações.
Os benefícios desta transição foram evidentes e com resultados quase imediatos. No primeiro ano, o grupo gerenciou 18.000 pedidos de orçamentos e chamados de manutenção através do sistema e colaborou com mais de 60 fornecedores diferentes. Tudo graças à capacidade da plataforma para automatizar tarefas de rotina, centralizar as informações e permitir que as equipes internas e os prestadores de serviços externos trabalhassem de forma sincronizada, como um só.
Um fator essencial para o sucesso desta implementação foi a adoção precoce da funcionalidade do fluxo de aprovação. Isso proporcionou ao grupo um maior controle sobre as aprovações de orçamentos, garantindo que todas as despesas são meticulosamente controladas e justificadas. Assim, o controle financeiro aumentou, fruto da minimização das despesas desnecessárias e da otimização da alocação dos recursos.
Práticas de FM à prova de futuro
A procura de soluções de gestão de facilities integrada está aumentando à medida que as empresas percebem a necessidade de melhorar os seus níveis de sustentabilidade e rentabilidade. Trata-se de uma estratégia inovadora que combina manutenção, segurança, limpeza e muito mais, em um único sistema intuitivo e inteligente.
Ao centralizar todas as operações em uma única plataforma, a IFM garante maior eficiência, reduz custos e fornece informações em tempo real para uma tomada de decisões mais eficaz.
Retomemos o caso do Grupo Rohloff — os resultados do uso da Infraspeak Network™ por esta empresa, mostram que uma solução de IFM robusta pode preparar a sua gestão de facilities para os próximos desafios.
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