A pandemia veio mostrar que somos igualmente produtivos trabalhando de casa. Então, porque alguém precisa sair de casa e se deslocar, para acabar em um open space lotado, cheio de pessoas e distrações? No passado, os locais de trabalho nunca pareceram “opcionais”, mas agora as pessoas estão pensando duas vezes antes de se apresentarem ao trabalho. Naturalmente, a promoção do bem-estar dos funcionários no escritório é a mais recente vantagem competitiva – uma forma de atrair talento e, simultaneamente, aumentar a produtividade. Mas, para colher todos esses benefícios e maximizar o investimento em imóveis, as empresas precisam reavaliar a estratégia de gestão do espaço de trabalho.
Sem uma estratégia de gestão do espaço de trabalho, as empresas podem ter dificuldades em atingir níveis desejáveis de produtividade, eficiência e agilidade. O desafio? Não há uma solução igual para todos. Cada espaço de trabalho precisa de uma estratégia personalizada que aproxime o lugar, as pessoas e os processos. Como criar uma estratégia de gestão do espaço de trabalho bem sucedida?
Como criar uma estratégia de gestão eficaz do espaço de trabalho em 5 passos
Primeiro passo: se alinhar com os objetivos da empresa
Antes de começar a criar uma estratégia de gestão do espaço de trabalho, dedique algum tempo analisando o contexto da sua empresa. A estratégia de espaço de trabalho tem que estar alinhada com as prioridades da empresa, seja a redução de custos ou a promoção de um espaço de trabalho mais colaborativo. Você também deve se preparar para objetivos a longo prazo, como uma possível expansão. Sempre que estiver considerando um espaço, precisa questionar:
- Será capaz de acomodar mais pessoas no futuro?
- Este espaço de trabalho poderá melhorar a cultura e a produtividade da empresa?
- A região é consistente com a imagem de marca da empresa?
- Existe algum negócio complementar ou concorrente nas proximidades?
- Permite que os funcionários colaborem e façam brainstorming uns com os outros?
Segundo passo: compreender as preferências dos funcionários
Você já tem o espaço. Mas não pode ignorar as pessoas. São os funcionários que vão utilizar as instalações diariamente, por isso é preciso considerar as suas preferências. Como eles gostam de usar o espaço de trabalho? Quais são as comodidades que mais utilizam? Há algum padrão de ocupação ou mesmo caminhos de circulação? Para os espaços de trabalho híbridos, existem horas com picos de utilização?
Se tiver sensores espalhados pelo edifício, você pode ter muita desta informação. Caso contrário, é uma boa ideia fazer um questionário a todos os funcionários da empresa. Essa pesquisa vai revelar as preferências, hábitos e expectativas em relação ao novo espaço de trabalho híbrido. A inclusão dessas preferências vai promover um melhor equilíbrio trabalho-casa e qualidade de vida.
Terceiro passo: avaliar o estado atual das coisas
Todas as empresas têm um negócio principal, que normalmente tem requisitos específicos para as instalações. Todos os outros departamentos estão lá para apoiar esse núcleo, por isso as informações devem fluir entre eles. Por exemplo: será que os empregados precisam caminhar até à recepção desnecessariamente para enviar uma fatura? No departamento de marketing, os copywriters e designers conseguem trabalhar em equipe facilmente? Talvez você deva considerar:
- Quais atividades os funcionários realizam?
- Como a comunicação flui?
- Quais ferramentas os funcionários usam para comunicar uns com os outros?
- É possível melhorar a comunicação com parceiros externos (por exemplo, empresas subcontratadas de Facility Management)?
Imagine, por exemplo, um hospital privado. Os consultórios médicos representam a atividade principal. Mas há a recepção, os administrativos responsáveis pela agenda e faturamento, há informações que precisam ser transmitidas aos enfermeiros, e assim por diante. A otimização, tanto do espaço, como dos fluxos de informação, é o que proporciona aos pacientes uma experiência agradável e torna o dia de trabalho de todos mais fácil e organizado.
É também interessante comparar o uso atual do espaço com as respostas que obteve no questionário. Entre outras questões, você irá querer aprofundar os seguintes KPIs:
- Quantas pessoas utilizam as instalações diariamente?
- Quais salas estão normalmente livres e por quanto tempo?
- Você consegue determinar o custo por metro quadrado ou por funcionário?
- Os funcionários estão atualmente satisfeitos com os postos de trabalho e as instalações?
- O edifício é eficiente em termos energéticos? Quanta energia consome?
Agora, já analisou o local, falou com as pessoas e estudou os processos. A partir daqui, pode criar um layout que encoraje a comunicação; melhorar os postos de trabalho individuais para conforto; e promover mudanças que vão melhorar a felicidade e satisfação dos funcionários. Só falta uma coisa: a tecnologia.
Quarto passo: descobrir as ferramentas certas
É hora de procurar a tecnologia que vai melhorar o trabalho presencial. Se adotar uma política de trabalho híbrida, por exemplo, vai precisar de uma ferramenta de reserva para garantir a disponibilidade de espaços sempre que as pessoas planejem ir até o escritório. Você também pode implementar uma tecnologia de automatização que ligue e desligue as luzes e o ar-condicionado de acordo com a ocupação, resultando em economia de energia.
Mas, antes de mais, é necessário escolher uma ferramenta que recolha todas informações – uma ferramenta de gestão do espaço de trabalho. Pode ser um app, software, ou mesmo uma plataforma de Facility Management, desde que ajude a recolher dados e a fornecer continuamente a melhor experiência possível aos funcionários. As características exatas que vai precisar no seu software de gestão do espaço de trabalho variam. No entanto, comece com estas:
- Acesso remoto, para que os funcionários possam gerenciar tudo pelo celular (por exemplo, reservar um posto de trabalho, uma sala de reunião, marcar uma visita de um cliente).
- Acesso aos dados do back office, o que permite explorar as preferências e hábitos dos funcionários. Isto vai permitir melhorar a estratégia de gestão do espaço de trabalho ao longo do tempo e adaptá-la conforme necessário.
- Integrações com outros sistemas de RH, criando uma fonte única de dados dos funcionários e do espaço de trabalho.
Quinto passo: obter informações específicas e implementar o plano
Escreva! Seja específico sobre como vai passar de A para B. Por exemplo, se o seu objetivo principal é reduzir a pegada de carbono do edifício, decida quais medidas vai ter que tomar para reduzir as emissões. Ou como reduzir o custo por metro quadrado, ao mesmo tempo que dá a todos espaço suficiente. Compartilhe as suas propostas com o resto da equipe e faça com que todos participem.
Finalmente, não se esqueça de avaliar o sucesso da sua estratégia. Para a gestão do espaço de trabalho, fique atento a estes KPIs: custos operacionais, segurança e conformidade, satisfação e empenho dos funcionários. Lembre-se que uma gestão bem sucedida do espaço de trabalho reduz os custos, melhora o desempenho empresarial e o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal dos funcionários.
Procura saber mais sobre a gestão do espaço de trabalho? Saiba porque você deve utilizar software de gestão do espaço de trabalho e como melhorar a gestão do espaço de trabalho.
