A pandemia veio mostrar que somos igualmente produtivos a trabalhar a partir de casa. Então, porque é que alguém há de sair de casa e deslocar-se, para acabar num open space lotado, cheio de pessoas e distrações? No passado, os locais de trabalho nunca pareceram “opcionais”, mas agora as pessoas estão a pensar duas vezes antes de se apresentarem ao trabalho. Naturalmente, a promoção do bem-estar dos funcionários no escritório é a mais recente vantagem competitiva – uma forma de atrair talento e, em simultâneo, aumentar a produtividade. Mas, para colher todos esses benefícios e maximizar o investimento em imobiliário, as empresas precisam de reavaliar a estratégia de gestão do espaço de trabalho.

 

Sem uma estratégia de gestão do espaço de trabalho, as empresas podem ter dificuldades em atingir níveis desejáveis de produtividade, eficiência e agilidade. O desafio? Não há uma solução igual para todos. Cada espaço de trabalho precisa de uma estratégia personalizada que aproxime o lugar, as pessoas e os processos. Como é que pode criar uma estratégia de gestão do espaço de trabalho bem sucedida?

 

Como criar uma estratégia de gestão eficaz do espaço de trabalho em 5 passos

 

Primeiro passo: alinhar-se com os objetivos da empresa

 

Antes de se lançar na criação de uma estratégia de gestão do espaço de trabalho, dedique algum tempo à análise do contexto da sua empresa. A estratégia de espaço de trabalho tem de estar alinhada com as prioridades da empresa, quer seja a redução de custos ou a promoção de um espaço de trabalho mais colaborativo. Deve também preparar-se para objetivos a mais longo prazo, tais como uma possível expansão. Sempre que estiver a considerar um espaço, precisa de perguntar:

 

  • Será capaz de acomodar mais pessoas no futuro?
  • Poderá este espaço de trabalho melhorar a cultura e a produtividade da empresa?
  • A zona local é consistente com a imagem de marca da empresa?
  • Existe algum negócio complementar ou concorrente nas proximidades?
  • Permite que os funcionários colaborem e façam brainstorming uns com os outros?

 

Segundo passo: compreender as preferências dos funcionários

 

Já tem o espaço. Mas não pode ignorar as pessoas. São os funcionários que vão utilizar as instalações diariamente, pelo que é preciso ter em conta as suas preferências. Como é que eles gostam de utilizar o espaço de trabalho? Quais são as comodidades que mais utilizam? Há algum padrão de ocupação ou mesmo caminhos de circulação? Para os espaços de trabalho híbridos, existem horas com picos utilização?

 

Se tiver sensores espalhados pelo edifício, pode já ter muita desta informação. Caso contrário, é uma boa ideia fazer um inquérito a todos os funcionários da empresa. Um inquérito vai revelar as preferências, hábitos e expectativas em relação ao novo espaço de trabalho híbrido. A inclusão dessas preferências vai promover um melhor equilíbrio trabalho-casa e qualidade de vida.

 

Terceiro passo: avaliar o estado atual das coisas

 

Todas as empresas têm um negócio principal, que normalmente tem requisitos específicos para as instalações. Todos os outros departamentos estão lá para apoiar esse núcleo, pelo que a informação deve fluir entre eles. Por exemplo, será que os empregados precisam de caminhar até à receção desnecessariamente para enviar uma fatura? No departamento de marketing, os copywriters e designers conseguem trabalhar em equipa facilmente? Talvez deva considerar:

 

  • Que atividades é que os funcionários realizam?
  • Como é que a comunicação flui?
  • Que ferramentas utilizam os funcionários para comunicar uns com os outros?
  • É possível melhorar a comunicação com parceiros externos (por exemplo, empresas subcontratadas de Facility Management)?

 

Imagine, por exemplo, um hospital privado. Os consultórios médicos representam a atividade principal. Mas há a receção, os administrativos responsáveis pela agenda e faturação, há informações que precisam de ser transmitidas aos enfermeiros, e assim por diante. A otimização tanto do espaço como dos fluxos de informação é o que proporciona aos pacientes uma experiência agradável e torna o dia de trabalho de todos mais fácil e organizado.

 

É também interessante comparar o uso atual do espaço com as respostas que obteve no inquérito. Entre outras questões, irá querer aprofundar os seguintes KPIs:

 

  • Quantas pessoas utilizam as instalações diariamente?
  • Que salas estão normalmente vagas e por quanto tempo?
  • Consegue determinar o custo por metro quadrado ou por funcionário?
  • Os funcionários estão atualmente satisfeitos com os postos de trabalho e as instalações?
  • O edifício é eficiente em termos energéticos? Quanta energia consome?

 

Agora, já analisou o local, falou com as pessoas e estudou os processos. A partir daqui, pode conceber um layout que encoraje a comunicação; melhorar os postos de trabalho individuais para conforto; e promover mudanças que vão melhorar a felicidade e satisfação dos funcionários. Só falta uma coisa: a tecnologia.

 

Quarto passo: descobrir as ferramentas certas

 

É hora de procurar a tecnologia que vai melhorar o trabalho presencial. Se estiver a adotar uma política de trabalho híbrida, por exemplo, vai precisar de uma ferramenta de reserva para garantir a disponibilidade de espaços sempre que as pessoas estejam a planear vir trabalhar. Pode também querer implementar tecnologia de automatização que ligue e desligue as luzes e o ar condicionado consoante a ocupação, resultando em poupança de energia.

 

Mas, antes de mais, é necessário escolher uma ferramenta que recolha toda a informação – uma ferramenta de gestão do espaço de trabalho. Pode ser uma aplicação, software, ou mesmo uma plataforma de Facility Management, desde que ajude a recolher dados e a fornecer continuamente a melhor experiência possível aos funcionários. As características exatas que vai precisar no seu software de gestão do espaço de trabalho variam. No entanto, comece com estas: 

  • Acesso móvel, para que os funcionários possam gerir tudo a partir do telemóvel (por exemplo, reservar um posto de trabalho, uma sala de reunião, marcar uma visita de um cliente).
  • Acesso aos dados do back office, permitindo-lhe explorar as preferências e hábitos dos funcionários. Isto vai permitir-lhe melhorar a estratégia de gestão do espaço de trabalho ao longo do tempo e adaptá-la conforme necessário.
  • Integrações com outros sistemas de RH, criando uma fonte única de dados dos funcionários e do espaço de trabalho.

 

Quinto passo: obter informações específicas e implementar o plano

 

Escreva-o! Seja específico sobre como vai passar de A para B. Por exemplo, se o seu objetivo principal é reduzir a pegada de carbono do edifício, decida que medidas vai ter de tomar para reduzir as emissões. Ou como reduzir o custo por metro quadrado, ao mesmo tempo que dá a todos espaço suficiente. Partilhe as suas propostas com o resto da equipa e faça com que todos participem.

 

Finalmente, não se esqueça de avaliar o sucesso da sua estratégia. Para a gestão do espaço de trabalho, fique atento a estes KPIs: custos operacionais, segurança e conformidade, satisfação e empenho dos funcionários. Lembre-se que uma gestão bem sucedida do espaço de trabalho reduz os custos, melhora o desempenho empresarial e o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal dos funcionários.  

 

Procura saber mais sobre a gestão do espaço de trabalho? Saiba porque deve utilizar software de gestão do espaço de trabalho e como melhorar a gestão do espaço de trabalho.