La pandemia ha demostrado que somos igual de productivos trabajando desde casa. Entonces, ¿por qué debería alguien salir de casa, desplazarse, para acabar en un open space abarrotado de gente y distracciones? En el pasado, los lugares de trabajo nunca han parecido “opcionales”, pero ahora la gente se lo piensa dos veces antes de presentarse a trabajar. Por supuesto, promover el bienestar de los empleados en la oficina es la última ventaja competitiva, una forma de atraer el talento y aumentar la productividad. Pero para aprovechar todas estas ventajas y maximizar la inversión inmobiliaria, las empresas deben reevaluar su estrategia de gestión del espacio de trabajo.
Sin una estrategia de gestión del espacio de trabajo, las empresas pueden tener dificultades para alcanzar los niveles deseables de productividad, eficiencia y agilidad. ¿El reto? No existe una solución única para todos los casos. Cada espacio de trabajo necesita una estrategia a medida que acerque el lugar, las personas y los procesos. ¿Cómo puedes tú crear una estrategia de gestión del espacio de trabajo que tenga éxito?
Cómo crear una estrategia eficaz de gestión del espacio de trabajo en 5 pasos
Primer paso: alinearse con los objetivos de la empresa
Antes de crear una estrategia de gestión del espacio de trabajo, tómate el tiempo necesario para analizar el contexto de tu empresa. La estrategia del espacio de trabajo debe estar en consonancia con las prioridades de la empresa, ya sea la reducción de costes o la promoción de un espacio de trabajo más colaborativo. También debes prepararte para objetivos a más largo plazo, como una posible expansión. Siempre que estés considerando un espacio, debes preguntar:
- ¿Podrá acoger a más personas en el futuro?
- ¿Podrá este espacio de trabajo mejorar la cultura y la productividad de la empresa?
- ¿Es el área local coherente con la imagen de marca de la empresa?
- ¿Hay negocios complementarios o competidores en las cercanías?
- ¿Permite a los empleados colaborar y aportar ideas entre ellos?
Segundo paso: conocer las preferencias de los empleados
Ya tienes el espacio. Pero no puedes ignorar a la gente. Son los empleados los que van a utilizar las instalaciones a diario, así que hay que tener en cuenta sus preferencias. ¿Cómo les gusta utilizar el espacio de trabajo? ¿Cuáles son los servicios que más utilizan? ¿Existen patrones de ocupación o incluso caminos de circulación? En el caso de los espacios de trabajo híbridos, ¿hay horas punta de uso?
Si tienes sensores repartidos por el edificio, es posible que ya tengas mucha de esta información. Si no es así, es una buena idea encuestar a todos los empleados de la empresa. Una encuesta revelará las preferencias, los hábitos y las expectativas en relación con el nuevo espacio de trabajo híbrido. La inclusión de estas preferencias fomentará un mejor equilibrio entre el trabajo y la casa y la calidad de vida.
Tercer paso: evaluar la situación actual
Las empresas tienen una actividad principal, que suele tener requisitos específicos para las instalaciones. Todos los demás departamentos están ahí para apoyar al núcleo, por lo que la información debe fluir entre ellos. Por ejemplo, ¿necesitan los empleados caminar hasta la recepción innecesariamente para enviar una factura? En el departamento de marketing, ¿pueden los redactores y diseñadores trabajar en equipo con facilidad? Tal vez deberías considerar:
- ¿Qué actividades realizan los empleados?
- ¿Cómo fluye la comunicación?
- ¿Qué herramientas utiliza el personal para comunicarse entre sí?
- ¿Puedes mejorar la comunicación con los socios externos (por ejemplo, los subcontratistas de Facility Management)?
Imagina un hospital privado, por ejemplo. Los consultorios médicos representan la actividad principal. Pero está la recepción, el personal administrativo que se encarga de la programación y la facturación, hay información que debe transmitirse a las enfermeras, etc. Optimizar tanto el espacio como los flujos de información es, en última instancia, lo que proporciona a los pacientes una experiencia agradable y hace que la jornada laboral de todos sea más fácil y organizada.
También es interesante comparar el uso actual del espacio con las respuestas obtenidas en la encuesta. Entre otras cuestiones, querrás profundizar en los siguientes KPI:
- ¿Cuántas personas utilizan las instalaciones al día?
- ¿Qué salas suelen estar vacías y durante cuánto tiempo?
- ¿Puedes determinar el coste por metro cuadrado o por empleado?
- ¿Están los empleados actualmente satisfechos con los puestos de trabajo y las instalaciones?
- ¿Es el edificio energéticamente eficiente? ¿Cuánta energía consume?
Ahora has analizado el lugar, has hablado con la gente y has estudiado los procesos. A partir de aquí, puedes diseñar una disposición que fomente la comunicación; mejorar los puestos de trabajo individuales para que sean más cómodos; y promover cambios que mejoren la felicidad y la satisfacción de los empleados. Sólo falta una cosa: la tecnología.
Cuarto paso: encontrar las herramientas adecuadas
Es hora de buscar la tecnología que mejore el trabajo presencial. Si adoptas una política de trabajo híbrido, por ejemplo, necesitarás una herramienta de reserva para asegurarte de que hay espacios disponibles siempre que la gente tenga previsto acudir al trabajo. También es posible que quieras implementar una tecnología de automatización que encienda y apague las luces y el aire acondicionado en función de la ocupación, lo que supone un ahorro de energía.
Pero primero hay que elegir una herramienta que recoja toda la información: una herramienta de gestión del espacio de trabajo. Puede ser una aplicación, un software o incluso una plataforma de Facility Management, siempre que ayude a recopilar datos y a proporcionar continuamente la mejor experiencia posible a los empleados. Las características exactas que necesitarás en tu software de gestión del espacio de trabajo varían. Sin embargo, empieza con estas:
- Acceso móvil, para que los empleados puedan gestionar todo desde su teléfono móvil (por ejemplo, reservar un puesto de trabajo, una sala de reuniones, reservar una visita de un cliente).
- Acceso a los datos de back office, lo que te permite explorar las preferencias y hábitos de los empleados. Esto te permitirá mejorar tu estrategia de gestión del espacio de trabajo a lo largo del tiempo y adaptarla según sea necesario.
- Integraciones con otros sistemas de RRHH, creando una única fuente de datos de los empleados y del espacio de trabajo.
Quinto paso: obtener informaciones específicas e implementar el plan
¡Escríbelo! Especifica cómo vas a llegar de A a B. Por ejemplo, si tu principal objetivo es reducir la huella de carbono del edificio, decide qué medidas tendrás que tomar para reducir las emisiones. O cómo reducir el coste por metro cuadrado y, al mismo tiempo, dar espacio suficiente a todo el mundo. Comparte tus propuestas con el resto del equipo y haz que todos participen.
Por último, no olvides evaluar el éxito de tu estrategia. Para la gestión del lugar de trabajo, controla estos KPI: costes operativos, seguridad y cumplimiento, satisfacción y compromiso de los empleados. Recuerda que una gestión exitosa del espacio de trabajo reduce los costes, mejora el rendimiento empresarial y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
¿Quieres saber más sobre la gestión del espacio de trabajo? Descubre por qué debes utilizar un software de gestión del espacio de trabajo y cómo mejorar la gestión del espacio de trabajo.
