Sempre me perguntam, nas aulas de pós-graduação e durante palestras e mesmo pelas redes sociais, quais as diferenças fundamentais entre as abordagens a serem dadas quando estamos diante da necessidade de organizar uma área de Manutenção ou uma de Facilities. A resposta que tenho na ponta da língua é que vai depender se o trabalho de organização se refere a projetos Greenfield e Brownfield.
E aqui uma observação. Por favor, não me tome por pernóstico por usar essa terminologia inglesa para definir um projeto sobre uma instalação nova (greenfield) e um projeto sobre algo já em uso (brownfield). É que em português não conheço termos que se equiparem a “campo verde” (com mato, intocado) e algo com alguma maturidade como “campo marrom” (já em colheita).
Há ainda muita diferença entre projetos que atendam a Manutenção e aqueles que contemplam a área de Facilities, sejam eles brown ou greenfield. A natureza das responsabilidades é grande em ambos os setores e abordagem de organização varia muito conforme o tipo de instalação e público a atender. Vamos aos detalhes.
O que é um Projeto Greenfield
Em Facilities ou Manutenção, no trabalho greenfield estamos partindo do zero. A casa será construída e após a entrega, os móveis e utensílios somos nós que vamos escolher. A “decoração” deve respeitar as características construtivas, o que se espera usufruir das instalações, o tipo de pessoa que vai utilizar ou habitar ali.
O que vai na casa também deve contemplar a localização e as condições climáticas da região. E tudo que colocamos em uso, desde os mais simples acessórios, como o tapete da entrada, até o nível de sofisticação da automação predial que vai no acendimento de lâmpadas ou forno microondas que se liga automaticamente em horário pré-determinado.
Num projeto “zero bala” usamos referências e experiências de outros trabalhos, mas temos a oportunidade de criar algo, sem a necessidade de mudar ou eliminar o que estava em uso. Não há resistências a vencer, modus operandi a ser trabalhado.
Projetos zerados nos permitem, quando há recursos e planejamento adequado, implantar culturas também novas, processos e rotinas customizadas, valores e modo de fazer próprio. Com as definições corporativas em mãos, é possível se adequar e implantar metodologias e rotinas particulares. A empresa, os ativos, os serviços, entram em marcha e Facilities e Manutenção interagem com o novo, dando sua contribuição para esse novo em prática.
Um bom Plano Diretor, de Facilities ou Manutenção, deve então ser construído com uma visão de futuro alinhada aos objetivos e metas da empresa. Nesse momento, uma boa escolha dos sistemas informatizados a usar é um ponto crucial a ser considerado.
- gestão de dados;
- geração de informações;
- controles;
- agilização de processos;
- retenção do conhecimento;
- gestão de documentos;
- gestão de recursos;
- gestão de pessoas;
São aspectos fundamentais para o sucesso da organização em pauta.
Em minha opinião, esse trabalho deve ser feito por especialistas, pois é uma oportunidade de se fazer o tal start-up vertical, que é quando a empresa começa a operar já a força total, alcançando a velocidade de cruzeiro suavemente, como planejado. Particularmente adoro participar destes tipos de trabalhos pela oportunidade de usar todo o conhecimento adquirido, com a possibilidade de fazer acontecer inovações desde o tenro início das operações.
O que é um Projeto Brownfield
É comum que com a vida em curso, de tempos em tempos, as organizações precisem dar uma rearrumada em suas áreas, para alinhamento geral. Alguns chamam isso, no jargão popular, de freada de arrumação.
Os setores diversos meio que criam suas próprias culturas e processos, distanciando-se por vezes dos reais objetivos e necessidades da organização da qual fazem parte e devem servir. Esse efeito de isolamento, da departamentalização, tem vários efeitos maléficos e uma causa raiz que é a falta de comunicação. É quando mudar é preciso, às vezes, crucial para continuar a existir.
Para esse caso, típico de projeto brownfield, Facilities ou Manutenção não estão partindo do zero. Já existe um “jeito” de fazer e uma estrutura que roda o dia a dia. É uma casa arrumada. Pode até ser ruim a arrumação, mas é uma realidade. Há então a necessidade de revisar conceitos, ferramentas, processos, controles, metas, objetivos, indicadores. Muitas vezes há que se eliminar o que estava em uso e aí há resistências a vencer e até pessoas a substituir.
Mexer na cultura não é fácil não. Só haverá sucesso na reorganização das áreas de Facilities e de Manutenção se houver engajamento e direcionamento por parte da alta gestão.
Pela experiencia de campo, posso afirmar que quanto mais bagunçada esteja a área, Facilities ou Manutenção, mais fácil é desfazer e refazer. Quando a situação é muito ruim, o novo é bem-vindo e menos contestado.
Ao contrário, em situações onde o resultado precisa ser melhorado só um pouco, a tal mudança incremental necessária nas empresas de alto desempenho, as novidades recebem muita paulada.
Em qualquer situação, nos projetos brownfield, o indicado é fazer, antes de mais nada, um trabalho de A&D – Análise & Diagnóstico, que gere um Plano Diretor, que estabeleça o caminho a ser trilhado no estabelecimento da missão e visão, pela valorização das pessoas, definição de orçamentos com horizontes e valores adequados aos desafios e responsabilidades, priorização das técnicas a aplicar no dia a dia, gestão de parceria com terceiros, melhor performance possível para equipamentos e sistemas produtivos, respeito as normas de meio ambiente, segurança, qualidade e responsabilidade social.
Estrutura de Manutenção e de Facilities
Não importa o que a empresa faça ou produza, todo dia é dia de rever processos e inovar nas ações. Neste contexto mundial desafiador que nossas empresas estão submetidas, as funções Manutenção e Gestão de Facilities devem ter compromisso permanente com a melhoria contínua de desempenho da Gestão de Ativos.
Todos os esforços e estrutura devem estar direcionados a atender os clientes internos e externos, na obtenção não só da satisfação da turma de Operação/Produção, mas também os chamados stakeholders, e as demais áreas como RH, Suprimentos, Meio Ambiente e Segurança do Trabalho.
A equipe, o time, deve ser adequado, seja na fase do start-up seja na fase de revisão.
Aqui neste mesmo Blog a gente já deu algumas pinceladas dobre Manutenção Centrada no Negócio (MCN). Os insights mostrados servem tanto para Manutenção quanto Facilities. Vale a leitura para entender o que significam os pontos nevrálgicos que um trabalho de organização não pode prescindir:
- Alinhamento Organizacional;
- Efetividade e Confiabilidade;
- Custos e Orçamento;
- Planejamento e Sistemas de Informações Gerenciais;
- Qualidade, Segurança e Meio Ambiente;
- Relações Externas e Internas;
- Gestão de Pessoas;
- Logística e Suprimentos;
- Organização Interna (Estruturas funcionais, recursos);
- Melhoria Contínua.
É muito vasto esse assunto da melhor organização de Facilities e da Manutenção. Não dá pra esgotar num único e curto texto como esse aqui. Vamos voltar a dissecar esse tema tão sensível aos profissionais da gestão, falando inclusive sobre as normas nacionais e internacionais que tratam Facilities e Manutenção de forma diferente.
Em tempo, fica aqui o convite para nos acompanhar pelos podcasts em que falo sobre esse e outros temas do interesse de quem trabalha neste mundo instigante chamado Gestão de Facilities.
