Gerenciar um edifício — escritórios, hospital, universidade, hotel ou fábrica —, envolve inúmeras responsabilidades. É preciso monitorar os espaços que o compõem e manter os equipamentos em bom estado e em funcionamento, garantindo que as operações decorram sem problemas.
Sem um sistema estruturado, essas responsabilidades podem se tornar avassaladoras. É aqui que entra a gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, do inglês Computer-aided Facility Management, que designa um software especializado.
O que é o software CAFM?
O software de gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, ajuda as empresas a gerenciarem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços. Um aspecto fundamental deste tipo de software é a sua capacidade de fornecer dados em tempo real.
O CAFM automatiza processos manuais, reduz custos, otimiza o uso do espaço e favorece a conformidade, além de auxiliar na tomada de decisões. Em resumo, é um assistente digital que permite gerenciar tudo o que está relacionado com as suas infraestruturas.
Principais funcionalidades e benefícios do CAFM
Gestão de espaços
A gestão eficaz de espaços está no centro de qualquer solução CAFM. Permite que os gestores de facilities maximizem o espaço disponível, planejem layouts e aloquem recursos. Em um edifício de escritórios, por exemplo, o software permite visualizar taxas de ocupação, uso de mesas e reserva de salas. Assim, é possível redefinir a utilização dos espaços conforme as necessidades.
Sabia que uma gestão do espaços eficaz pode levar a uma redução de custos de até 30%? Um dado relevante, já que os custos com imóveis são, frequentemente, a segunda maior despesa das empresas.
Um estudo sobre as melhores práticas de gestão de espaços mostrou que a IBM alcançou uma redução de 20% nos custos com imóveis ao utilizar ferramentas CAFM. (Fonte: WorkX)
Gestão de ativos
Quando falamos em ativos, falamos de um conjunto abrangente de itens, desde os sistemas de climatização (AVAC) a mobiliário de escritório e elevadores. O sistema cria uma base de dados central para todos os ativos, atribuindo a cada um deles um identificador único.
Com o software CAFM, é fácil monitorar e rastrear o estado dos ativos, ajudando os profissionais de manutenção a associar a cada equipamento uma série de informações e detalhes úteis.
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Planejamento e monitoramento
Falhar prazos de manutenção pode levar a reparações de alto custo e a períodos de downtime não planejados. O software CAFM evita estas situações ao oferecer funcionalidades de planejamento e monitoramento. Você pode definir lembretes automatizados para inspeções, reparações e manutenção de rotina, assegurando que os equipamentos funcionem sem problemas e se mantenham em bom estado.
Gestão de contratos
A gestão de contratos pode ser complexa para empresas com múltiplos edifícios ou instalações. Os sistemas CAFM, como a Infraspeak, disponibilizam funcionalidades específicas que simplificam este processo. Monitoram contratos de aluguéis e de arrendamento mercantil, alertam para as datas finais dos mesmos e garantem a conformidade.
👨💻 Veja também: O que é a manutenção de imóveis?
Análises e relatórios integrados
Em contraponto com os processos manuais, os sistemas CAFM fornecem análises e relatórios em tempo real, em um formato claro e fácil de ser lido. O software reúne dados de várias fontes em um só local e os transforma em relatórios simples.
Um gestor que supervisiona vários edifícios precisa monitorar, por exemplo, o consumo de energia, os custos de manutenção e o desempenho dos equipamentos. Em vez de recolher dados manualmente, o sistema CAFM obtém automaticamente essas informações em tempo real, a partir de contadores, registros e sistemas de monitoramento.
Diferenças entre CAFM, CMMS e IWMS
Embora o CAFM seja o software dedicado à gestão de facilities, é frequentemente confundido com o CMMS — sigla em inglês para sistema computadorizado de gestão de manutenção —, e o IWMS, de Integrated Workplace Management System ou sistema integrado de gestão do local de trabalho.
Apresentamos a seguir as diferenças entre os três sistemas:
| CAFM (gestão de facilities assistida por computador) | CMMS (sistema computadorizado de gestão de manutenção) | IWMS (sistema integrado de gestão do local de trabalho) | |
| Âmbito | Foco na gestão de espaços, gestão de ativos e operações. | Lida com operações de manutenção e gestão de ativos. | Abrange uma ampla gama de funções de gestão de facilities e de espaços |
| Objetivos | — Otimizar o uso do espaço — Rastrear ativos — Melhorar o desempenho operacional — Gestão de conformidade e segurança — Planejar e fazer e previsões | — Agilizar processos de manutenção — Reduzir o tempo de inatividade — Prolongar a vida útil dos ativos — Gestão de pessoas e outros recursos | — Integrar e simplificar todos os aspectos da gestão do local de trabalho e da gestão de imóveis. |
| Funcionalidades principais | — Planejamento e otimização do espaço — Rastreamento de ativos — Calendarização da manutenção — Gestão de chamados de manutenção — Rastreamento de estoques — Análises e relatórios | — Programação de manutenção preventiva — Gestão de chamados de manutenção — Rastreamento de estoques — Análises e relatórios | — Gestão de contratos de aluguéis relacionados com os edifícios — Otimização do espaço — Monitoramento da sustentabilidade — Gestão de projetos de investimento — Integração de diversas funções em uma só plataforma |
| Aplicações por setor | — Escritórios corporativos — Instalações de saúde — Instituições de ensino — Espaços comerciais | — Indústria — Saúde — Serviços públicos — Transportes — Hotelaria | — Grandes empresas — Imobiliárias — Infraestruturas governamentais — Organizações com múltiplas instalações |
O CAFM é uma excelente escolha se a sua prioridade for a otimização de espaços e ativos. Por outro lado, o CMMS é a solução ideal se a sua preocupação for a manutenção e os equipamentos. Se você procura uma solução completa que inclua a gestão de contratos de arrendamento e o monitoramento dos imóveis, o IWMS é a melhor opção.
Agora que conhece as diferenças entre CAFM, CMMS e IWMS, a escolha certa só depende das necessidades da sua organização.
Principais desafios da gestão de facilities
Pense nos maiores desafios que se apresentam aos profissionais de gestão de facilities — é provável que você já tenha lidado com pelo menos um deles. Frustrante? Sem dúvidas. Impossível de resolver? Não, mesmo!
Veja a seguir alguns desafios comuns e como afetam as suas operações diárias:
Ineficiências causadas por sistemas fragmentados
Quando diferentes ferramentas não funcionam em conjunto, o fluxo de trabalho se torna caótico. Imagine que você gerencia um grande centro comercial ou um edifício de escritórios. Você usa um software para a manutenção, outro para rastrear reparações e outro para organizar os orçamentos. Mas estes sistemas não estão sincronizados.
Se um elevador estragar, por exemplo, a equipe de manutenção registra o dano, mas o departamento de compras não vê o pedido imediatamente. Este atraso mantém o equipamento fora de serviço por mais tempo, podendo até agravar o problema.
Conformidade e constrangimentos legais
Se manter atualizado sobre as normas legais é difícil. As regras sobre segurança e ambiente, assim como as normas legais, estão sofrendo mudanças constantemente. Se um gestor de facilities não acompanhar estas mudanças, podem surgir multas, problemas jurídicos ou riscos para a segurança de clientes e usuários dos espaços. O não cumprimento das normas de segurança contra incêndios, por exemplo, pode colocar vidas em perigo.
Falhas de dados e falta de visibilidade
Quando os dados de uma instalação estão espalhados por diferentes departamentos, é difícil ter uma visão clara sobre toda a operação. As informações ficam perdidas em planilhas de excel, e-mails ou softwares desatualizados, dificultando a correta tomada de decisões.
Sem atualizações em tempo real, os gestores lutam para rastrear ativos ou para planejar uma manutenção. Esta falta de visibilidade torna a gestão de facilities mais complicada.
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Como o CAFM resolve estes problemas?
Embora os desafios acima possam parecer difíceis de serem ultrapassados, a boa notícia é que eles podem ser resolvidos com o software CAFM. E a seguir vamos te dizer como:
Automação e visibilidade em tempo real
A solução CAFM elimina processos manuais ao torná-los automatizados, assim como:
- Rastreamento de chamados de manutenção — garante que os pedidos de manutenção são registrados, atribuídos e concluídos.
- Manutenção preditiva — usa sensores IoT e análises para prevenir falhas antes que elas ocorram; de acordo com um relatório do Departamento de Energia dos EUA, a manutenção preditiva pode reduzir custos de manutenção em 25% a 30% e eliminar 70% a 75% dos danos.
- Monitoramento de recursos — rastreia o consumo de energia e água, por exemplo, para reduzir desperdícios e otimizar custos.
Colaboração e comunicação centralizada
Um sistema CAFM fornece uma fonte única de informação, eliminando a necessidade de múltiplas ferramentas de software e permitindo que as equipes:
- Colaborem entre departamentos.
- Acessem dados em tempo real através de dispositivos móveis — quando uma empresa utiliza o software CAFM, a equipe de manutenção pode acessar os dados via dispositivos móveis, registrar a conclusão da tarefa e reportar problemas diretamente a partir de pontos de verificação, dentro de um único sistema. Este processo simplificado permite identificar e resolver problemas rapidamente.
Integrações para um sistema unificado
As soluções mais avançadas de CAFM se integram com outras ferramentas digitais empresariais, como:
- Sistemas ERP para gestão financeira.
- Software de RH (recursos humanos) para alocação de espaços e monitoramento da força de trabalho.
- Dispositivos IoT para monitoramento e relatórios automatizados. O CAFM se conecta a sistemas financeiros e sincroniza com dispositivos IoT, para eliminar os furos nos dados — tudo fica centralizado em um único local.
Porquê escolher a Infraspeak?
A Infraspeak é um software colaborativo que permite à sua equipe trabalhar como uma pessoa só. A plataforma mantém todos conectados, oferecendo funcionalidades como automação, insights em tempo real e comunicação fluida. A sua interface intuitiva permite o acesso fácil a manuais de instruções, para que os técnicos possam resolver problemas e gerenciar tarefas de forma independente. Além disso, os gestores de facilities podem consultar o histórico de manutenção e acessar KPIs para aumentar a eficiência.
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Perguntas frequentes sobre o CAFM
Qual é o melhor software CAFM?
Existem excelente soluções de software CAFM, sendo a lista a seguir uma seleção das melhores:
- Infraspeak
- Valuekeep
- POC System
- Facile
- eMaint CMMS
- MaintainX
- DaySmart Recreation
Quem pode usar o CAFM?
O software CAFM pode ser usado por uma diversidade de profissionais, incluindo gestores de facilities, técnicos de manutenção, gestores de ativos e outras chefias nos mais diversos setores, incluindo indústria, educação, saúde, hotelaria e outros serviços.
O que faz um administrador de CAFM?
Um administrador de CAFM planeja, gerencia e dá apoio às operações de gestão de facilities no âmbito do sistema CAFM. As suas responsabilidades incluem atualizações do sistema, gestão de dados, suporte ao usuário, resolução de problemas e criação de relatórios para ajudar que as organizações maximizem o uso dos espaços e aumentem a eficiência operacional.
