As empresas de gestão de instalações contam com departamentos de compras por uma boa razão — é uma área complexa! Gerenciar orçamentos, compras e vendas requer disciplina e organização e as tarefas podem ser demoradas. Resolver os desafios inerentes a estes processos foi um dos principais fatores por trás do lançamento da Infraspeak Network™ em janeiro de 2023.
A Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho compartilhado e centralizado que liga os gestores de instalações aos seus clientes e fornecedores. Está integrada na nossa plataforma de gestão de facilities colaborativa, apresentando duas funcionalidades principais: 1) gestão de compras e fornecedores e 2) execução de manutenção compartilhada.
Tudo está centralizado e facilmente acessível
Em vez de depender de longas trocas de e-mails, conversas desconexas por whatsApp e ligações não registradas, onde as informações podem ser esquecidas ou perdidas, toda a comunicação é centralizada e armazenada. As notificações mantém todos informados, enquanto uma função de chat na própria aplicação simplifica as negociações e o follow-up.
Contratos melhores, negócios maiores
A Infraspeak torna o processo de solicitar, fazer e comparar orçamentos muito mais fácil e rápido. Se você for um prestador de serviços, vai encontrar trabalho muito mais rapidamente e, desta forma, aumentará o seu volume de negócios; se a sua empresa está procurando fornecedores, os seus negócios serão mais rentáveis.
Qualidade de serviço e processos de negociação mais eficientes
A Infraspeak Network™ reduz o tempo de negociação e facilita significativamente o processo de fechar negócio. Fluxos de trabalho simples e espelhados significam que tanto cliente quanto fornecedor podem focar no que realmente importa, conseguindo fechar negócios sem perder informações pelo caminho.
Dados para aumentar a transparência
Seja através de aplicações nativas ou integrações com outro software, como o Power BI, a Infraspeak Network™ permite que você analise o desempenho da sua equipe e acesse dados sobre cotações, compras e vendas. Isto fornecerá insights valiosos sobre a eficiência e a rentabilidade das suas operações de compras, e do seu negócio como um todo.
Articulação perfeita com outro software
Um dos maiores benefícios em usar a Infraspeak Network™ para gerenciar os processos de compras é o fato de poder integrar na plataforma diferentes tipos de software. Isso proporciona flexibilidade e, não menos importante, adiciona níveis extras de sincronia às suas operações entre departamentos.
Integração com ERP
Integrar a Infraspeak diretamente com o seu sistema ERP te dá acesso a dados em tempo real e reduz os erros de análise e interpretação. A Infraspeak suporta integrações com SAGE, SAP, Primavera, Odoo, PHC e muito mais.
Integração com softwares de faturamento
Na plataforma, no final de cada processo de venda, é gerada automaticamente uma pré-fatura que cobre todos os serviços e materiais, o que acelera o processo de faturamento e o pagamento! A Infraspeak suporta integrações com Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice, entre outros.
Integração com software de análise de dados
A Infraspeak suporta integrações com o Power BI, uma ferramenta que permite monitorar as transações da sua empresa e visualizar todos os dados operacionais relevantes. Identifique facilmente as tendências de gastos e lucros, avaliando como o seu negócio está realmente operando.
Comprar e vender com a Infraspeak Network™
Quer esteja pedindo um orçamento ou respondendo a uma quote, tudo pode ser feito através da Infraspeak Network™ e dos seus 4 aplicativos nativos:
- Pedidos de orçamentos
- Orçamentos
- Compras
- Vendas
Imagine que você precisa urgentemente contratar um empreiteiro para completar uma tarefa de manutenção. Você pode usar a Network para solicitar uma cotação diretamente a partir do chamando de manutenção em que está trabalhando no mesmo app — não há a necessidade de pular de um app para outro na plataforma!
Quando decidir qual o orçamento com que pretende avançar, você pode convertê-lo em uma compra e armazenar todas informações relacionadas centralmente, com apenas um clique. Estas informações incluem o chamado de manutenção associado, o orçamento aprovado e a compra concluída.
Transformar um pedido de orçamento em uma compra
Na Infraspeak, você encontra todas as propostas de orçamento organizadas e prontas para a sua análise, conectadas ao pedido de cotação correspondente. Quando você quiser avançar com uma das propostas, pode aprová-la (rejeitando automaticamente quaisquer outras propostas no processo) e clicar em “Converter em Compra” para oficializar a sua escolha. No app Compras, você pode finalizar os detalhes relativos à compra e seguir facilmente os próximos passos da transação até que esteja “Fechada”.
O pedido de orçamento, o orçamento aprovado, a concessão e os trabalhos de manutenção envolvidos no processo estão perfeitamente ligados e guardados para acesso futuro. Isto significa que você pode fazer uma análise abrangente sempre que necessário, permitindo assim tomar decisões mais informadas.
Lembre-se: você pode usar a Infraspeak para fazer uma compra sem solicitar propostas. Isso acontece da mesma maneira que uma aquisição vinda de um orçamento recebido, podendo facilmente adicionar esta transação no app Compras e gerenciar da mesma forma.
Transformar um orçamento em uma venda
Ao usar a plataforma para fazer uma venda, depois de criar e enviar a sua proposta de orçamento no aplicativo Orçamentos, você pode transformá-la facilmente em uma venda que o seu cliente pode aprovar. Mais uma vez, é tão simples quanto clicar em “Converter em Venda”. Agora você poderá passar do aplicativo Orçamentos para o app Vendas, onde poderá acompanhar e gerenciar todas as vendas processadas, incluindo as que não resultaram de uma solicitação de proposta.
Bónus 🔥 O nosso fluxo de aprovação
Tempo é dinheiro e qualquer atraso pode causar problemas operacionais. É o fim do cenário no qual um orçamento urgente fica à espera de aprovação de alguém que nem sequer foi notificado. Com o fluxo de aprovação de compras da Infraspeak, você pode dizer adeus a esses problemas. Seja precisando de regras simples ou complexas, você pode configurá-las facilmente para garantir que todos os envolvidos tenham visibilidade e sejam notificados.
Recapitulando: como a Infraspeak Network™ ajuda nas compras
Compra
- Solicitar orçamento
- Receber orçamentos
- Analisar e negociar orçamentos
- Comprar
Venda
- Receber pedido de orçamento
- Enviar proposta
- Analisar e negociar
- Vender
Assim, ao comprar, você vai poder:
- Criar pedidos de orçamento e compartilhar diretamente, sem sair da plataforma Infraspeak;
- Processar todas as propostas recebidas e associá-las sem esforço ao chamado de manutenção ou ordem de trabalho planejado a que se referem;
- Comparar as propostas recebidas e optar pela melhor;
- Transformar a melhor proposta em uma compra, que pode ser gerenciada na Infraspeak.
E ao vender, você poderá:
- Usar a Infraspeak para criar e enviar orçamentos;
- Associá-los a chamados de manutenção existentes e ordens de trabalho planejados.
- Centralizar todos os orçamentos enviados.
- Transformar o orçamento aprovado em uma venda, que pode ser gerenciado na Infraspeak.
O Grupo Rohloff-KFC e a Infraspeak Network™
Não podíamos falar sobre o uso da Network para gerenciar compras sem nos referirmos a um dos nossos queridos clientes. O Grupo Rohloff é o franchisado master da marca KFC na África do Sul, responsável por centenas de restaurantes KFC no país.
O sistema anterior desta empresa não conseguia lidar com a vasta quantidade de ativos envolvidos na gestão das operações do KFC: faltavam recursos avançados para a gestão de chamados de manutenção, automatização de tarefas, gestão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Após a transição para a Infraspeak, o grupo notou melhorias imediatas na eficiência e transparência das suas operações de manutenção, em grande parte devido à Infraspeak Network™.
Só no primeiro ano de uso da Infraspeak, o Grupo Rohloff gerenciou com sucesso 18.000 pedidos de orçamentos e chamados de manutenção de mais de 60 fornecedores. Este nosso cliente foi ainda pioneiro na utilização da funcionalidade de fluxo de aprovação, que proporcionou um controle mais detalhado sobre as aprovações de orçamentos..
❤️ Conheça de perto esta e outras histórias de sucesso aqui.
Se você já usa a Infraspeak para gerenciar outras partes da sua operação de manutenção, está na hora de usá-la também na gestão de compras! E se ainda não está usando a Infraspeak… bom, neste artigo demos muitas e boas razões para começar, certo? Que tal entrar em contato com a gente? Adoraríamos te fazer uma visita guiada à nossa poderosa plataforma inteligente de gestão de manutenção.
