¿Qué es el cumplimiento en la gestión de activos?

La gestión de activos tiene como objetivo aumentar el rendimiento de cada inversión y hacer que la empresa sea más competitiva. Cumplir es “ajustarse” a un determinado plan, reglamento, legislación o norma (por ejemplo, las normas OSHA o ISO). Por lo tanto, el cumplimiento en la gestión de activos se refiere al cumplimiento de las normas estipuladas para la industria o el sector en cuestión.

¿Qué importancia tiene el cumplimiento?

Pero dejemos de pensar en abstracto, porque el cumplimiento va mucho más allá de las normas ISO de las que siempre hemos oído hablar.

En una empresa de transporte público, por ejemplo, un “incumplimiento” sería un viaje cancelado o un retraso. En el caso de los Transportes Urbanos de Coimbra, en Portugal, un estudio reveló que la principal causa de los viajes perdidos (“incumplimientos”) eran las averías de los vehículos (“activos”). En el caso de la CP, Trenes de Portugal, las averías del material rodante son también el principal motivo de queja.

En ambos casos, no es en absoluto inverosímil suponer que el mantenimiento preventivo podría evitar algunos incumplimientos. En el caso concreto de CP, la EMEF (la empresa detenida por CP que se dedica a la fabricación, rehabilitación, mantenimiento y reparación de material rodante) es “incapaz” de realizar todas las tareas de mantenimiento periódicas recomendadas.

Por un lado, el material rodante de CP tiene una media de 50 años (el doble de la media europea). Los activos están en una fase de su ciclo de vida en la que necesitan mucho mantenimiento. Por otro lado, la EMEF se enfrenta a la falta de recursos humanos. Este cóctel explosivo disminuye el cumplimiento de los planes de mantenimiento y compromete la calidad del transporte público.

El cumplimiento es esencial para garantizar el buen funcionamiento de los activos, ofrecer una buena experiencia a los usuarios y evitar costosas reparaciones.

Cumplimiento interno vs. externo

También hay que decir que hay dos tipos de cumplimiento. El cumplimiento “interno” se refiere a los procesos internos y a la calidad del producto o servicio. Una auditoría interna es muy útil para garantizar la uniformización de los procesos y crear una dinámica de mejora continua. Si detectas un incumplimiento durante la auditoría, puedes aplicar acciones correctivas y resolver la cuestión internamente.

Por otro lado, el cumplimiento “externo” se refiere al cumplimiento de las normas estatales y otros reglamentos. Cuando se detecta un incumplimiento, lo más probable es que tenga consecuencias graves (y públicas) para la empresa. Por ejemplo, si una empresa no cumple con el RGPD, se arriesga a pagar una multa de hasta 20 millones de euros. Por no hablar de las consecuencias del incumplimiento de Volkswagen en materia de emisiones contaminantes.

Por tanto, la gestión del cumplimiento no sólo es importante para que la empresa alcance sus objetivos, sino también para gestionar su reputación en el mercado.

¿Cuáles son los mayores retos del cumplimiento?

Gestión de proveedores

El caso de CP -que es propietaria de la empresa encargada del mantenimiento y reparación de sus equipos- es raro. Como la gestión y el mantenimiento de los activos no siempre generan ganancias inmediatas, la mayoría de las empresas recurren a la subcontratación. Por lo tanto, se convierte en un reto gestionar a todos los proveedores y garantizar que estos mantienen el cumplimiento de todas las normas.

Una posible solución a este problema son los acuerdos de nivel de servicio, o SLA de mantenimiento. En este tipo de acuerdos, se definen los indicadores de rendimiento y el nivel de calidad de servicio que se espera, así como las sanciones por incumplimiento. Por tanto, si hay incumplimiento, el proveedor también tiene algo que perder.

Falta de recursos humanos

Sin embargo, hay muchos más retos a los que se enfrentan las empresas. Como hemos visto en el caso de CP, la falta de recursos humanos es otro reto. En Mantenimiento, las empresas compiten constantemente por la mano de obra. En Infraspeak ya hemos hablado de este tema antes, e incluso hemos elaborado algunos consejos para intentar reducir la rotación de los técnicos de mantenimiento.

Cambios constantes y evolución tecnológica

Otro reto es el cambio constante de las normativas y leyes. Durante la pandemia, los facility managers han tenido que acostumbrarse rápidamente a las nuevas normas y demostrar su capacidad de resistencia. Sin embargo, a medida que la ciencia y la tecnología avanzan, siempre hay cambios en los requisitos de calidad del aire interior y en las leyes sobre emisiones de gases, por ejemplo.

Cualquier profesional que se dedique a la gestión de activos debe actualizarse constantemente. En cuanto a los técnicos, deben ser receptivos a la adopción de nuevas tecnologías. La gestión de activos de hoy no se parece en nada a la de hace 7 años, cuando nació Infraspeak. La robótica, la automatización y la inteligencia artificial dominarán el futuro de la gestión de activos.

Inversión en el cumplimiento

Por otro lado, Deloitte señala que el aumento de los costes para mejorar el cumplimiento -ya sea con recursos humanos o tecnología- puede ser un reto para las empresas que necesitan invertir en el core business. Aún así, como veremos, quizás esté aquí la solución para automatizar los procesos y aumentar el cumplimiento en la gestión de activos.

¿Cómo transforma la tecnología el sistema de cumplimiento de la gestión de activos?

El uso de una plataforma de gestión de activos o de o una plataforma inteligente de mantenimiento cambia radicalmente la forma de controlar el cumplimiento de los planes. Estas son las cuatro principales ventajas de recurrir a la tecnología:

  • Digitalizar la información

Sin datos, no se puede hacer una buena gestión de activos. Por eso es importante digitalizar la información. Y más: si se registran algunos de esos datos automáticamente, con la ayuda de sensores, se reduce el error humano.

  • Control del cumplimiento / vigilancia

Además, también puedes utilizar esos datos para generar informes y asegurarte de que cumples todos los requisitos. Sin un sistema organizado para llevar registros y documentos, es muy fácil no seguir con los protocolos.

  • Automatizar auditoría

Las auditorías son muy eficaces para detectar el incumplimiento y aplicar medidas correctivas. Con un software de gestión de activos, puedes configurar auditorías automáticas y evitar que los errores se perpetúen en el tiempo.

  • Gestión de proveedores

A través de distintas integraciones, puedes reunir toda la información de diferentes proveedores en una sola plataforma. Esto facilita la gestión del riesgo asociado a la subcontratación de servicios.