O que é a conformidade na gestão de ativos?

A gestão de ativos tem como objetivo aumentar o retorno de cada investimento e tornar a empresa mais competitiva. A conformidade é “estar em concordância” com um determinado plano, regulamento, legislação ou norma (nomeadamente as normas OSHA ou ISO). Portanto, a conformidade na gestão de ativos refere-se ao cumprimento das normas estipuladas para a indústria ou setor em causa.

Qual é a importância da compliance?

Mas deixemos de pensar no abstrato, até porque a conformidade vai muito além das regras ISO de que sempre ouvimos falar. 

Numa empresa de transportes públicos, por exemplo, uma “não conformidade” seria uma viagem suprimida ou um atraso. No caso dos Transportes Urbanos de Coimbra, um estudo descobriu que a principal causa de perdas de viagens (“não conformidades”) eram as avarias nas viaturas (“ativos”). No caso da CP, as avarias do material circulante também são o principal motivo de queixa.

Em ambos os casos, não é de todo implausível assumir que a manutenção preventiva podia evitar algumas não conformidades. No caso específico da CP, a EMEF (a empresa detida pela CP que se dedica ao fabrico, reabilitação, manutenção e reparação do material circulante) é “incapaz” de executar todas as tarefas de manutenção periódicas recomendadas. 

Por um lado, o material circulante da CP tem, em média, 50 anos (o dobro da média Europeia). Os ativos estão numa fase do seu ciclo de vida em que necessitam de muita manutenção. Por outro, a EMEF depara-se com a falta de recursos humanos. Este cocktail explosivo diminui a conformidade com os planos de manutenção e compromete a qualidade do transporte público.

O cumprimento da compliance é essencial para garantir o bom funcionamento dos ativos, proporcionar uma boa experiência ao utilizador e evitar reparações dispendiosas. 

Conformidade interna vs conformidade externa

Importa ainda dizer que há dois tipos de compliance. A conformidade “interna”  diz respeito a processos internos e à qualidade do produto ou serviço. Uma auditoria interna é muito útil para assegurar a uniformização dos processos e criar uma dinâmica de melhoria contínua. Caso detecte uma não conformidade durante a auditoria, pode aplicar acções correctivas e resolver o assunto internamente.

Por outro lado, a conformidade “externa” refere-se ao cumprimento de normas estatais e outros regulamentos. Quando se detecta uma não conformidade, o mais provável é que tenha consequências graves (e públicas) para a empresa. Por exemplo, se uma empresa não estiver em conformidade com o GDPR, arrisca a pagar uma multa de até 20 milhões de euros. Já para não falar das consequências das não conformidades da Volkswagen no que toca à emissão de gases poluentes.

Por isso, a gestão de conformidade não só é importante para que a empresa atinja os objetivos a que se propõe, mas também para gerir a sua reputação no mercado. 

Quais são os maiores desafios à compliance?

Gestão de fornecedores

O caso da CP – que detém a empresa responsável pela manutenção e reparação dos seus equipamentos – é raro. Como a gestão e a manutenção dos ativos nem sempre gera ganhos imediatos, a maioria das empresas recorre ao outsourcing. Portanto, torna-se desafiante gerir todos os fornecedores, e garantir que estes mantêm a conformidade com todas as normas. 

Uma potencial solução para este problema são os acordos de nível de serviço, ou SLAs de manutenção. Neste tipo de acordos, define indicadores de desempenho e o nível de qualidade de serviço que espera, bem como as penalizações em caso de incumprimento. Assim, se houver uma não conformidade, o fornecedor também tem algo a perder.

Falta de recursos humanos

Porém, há muitos mais desafios que as empresas enfrentam. Como vimos no caso da CP, a falta de recursos humanos é outro desafio. Em Manutenção, as empresas estão constantemente a competir por mão de obra. Aqui na Infraspeak já debatemos este assunto antes, e inclusive reunimos algumas dicas para tentar reduzir a rotatividade dos técnicos de manutenção.

Mudanças constantes e a evolução tecnológica

Outro desafio são as mudanças constantes nos regulamentos e leis. Durante a pandemia, os facility managers tiveram de se habituar rapidamente a novas normas e demonstrar a sua resiliência. No entanto, à medida que a ciência e a tecnologia avançam, há sempre alterações nos requisitos da qualidade do ar interior e nas leis acerca da emissão de gases, por exemplo.

Qualquer profissional que se dedique à gestão de ativos tem de se atualizar constantemente. Quanto aos técnicos, precisam estar recetivos a adoptar novas tecnologias. A gestão de ativos de hoje nada tem a ver com a gestão de ativos de há 10 anos, quando nasceu a Infraspeak. A robótica, a automação e a inteligência artificial vão dominar o futuro da gestão de ativos. 

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Investimento em compliance

Por outro lado, a Deloitte aponta que o aumento de custos para melhorar a compliance – seja com recursos humanos ou tecnologia – pode ser um desafio para empresas que precisam de investir no core business. Ainda assim, como vamos ver, talvez esteja aqui a solução para automatizar processos e aumentar a conformidade na gestão de ativos.

Como é que a tecnologia transforma o sistema de conformidade na gestão de ativos?

Usar uma plataforma de gestão de ativos ou de gestão de manutenção inteligente muda drasticamente a forma como monitoriza o cumprimento dos planos. Estes são os quatro principais benefícios de recorrer à tecnologia:

Digitalizar a informação

Sem dados, não pode fazer uma boa gestão de ativos. Por isso, é importante digitalizar a informação. Mais: se registar alguns desses dados automaticamente, com a ajuda de sensores, reduz o erro humano.

Monitorização da compliance/ vigilância

Além disso, também pode usar esses dados para gerar relatórios e garantir que está a cumprir todos os requisitos. Sem um sistema organizado para guardar registos e documentos, é muito fácil fugir dos protocolos.

Automatizar auditorias

As auditorias são muito eficazes para detetar não conformidades e aplicar medidas corretivas. Com um software de gestão de ativos, pode configurar auditorias automáticas e evitar que os erros se perpetuem no tempo.

Gestão de fornecedores

Através de diversas integrações, é possível reunir toda a informação de diferentes fornecedores numa só plataforma. Isto facilita a gestão de risco associada com a terceirização de serviços.

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