Imagine este cenário: você é um gestor de instalações que acabou de começar a usar um software de gestão de propriedades — PMS, na sigla em inglês para Property Management System —, para ganhar mais controle sobre as equipes, os custos e a operação em geral. Isso implicou em um investimento financeiro, que teve uma implementação bem complexa. No entanto, você está chegando à conclusão de que talvez — apenas talvez —, um PMS não resolva todas as suas necessidades de manutenção.

Agora, iremos fazer um diagnóstico rápido: vamos listar as 5 principais limitações de um PMS, para que você identifique aquelas que se aplicam ao seu caso específico. Veja a seguir:

5 coisas nas quais o seu software de gestão de propriedades falha

1. Funcionalidades avançadas de manutenção

Os sistemas de gestão de propriedades tradicionais têm, frequentemente, foco na manutenção reativa em vez da manutenção preventiva ou preditiva. Muitos desses softwares oferecem apenas um rastreamento básico de manutenção, sem análises avançadas e sem integração com IoT, essenciais para uma gestão eficiente das propriedades.

A matemática é simples: capacidade limitada para manutenção preventiva ou preditiva > falhas mais frequentes > grande impacto nas receitas e no lucro.

2. Dados centralizados

Você já deve ter reparado que os PMS guardam os dados em espaços offline, dificultando o acesso de terceiros às informações e exigindo repetidos contatos e visitas por parte dos fornecedores, por conta das informações em falta. E quando não conseguimos acessar os dados, não podemos tomar decisões inteligentes — não somos nós que estamos dizendo isso, mas sim a Harvard.

Se a solução que você usa atualmente está limitando a sua capacidade de ter uma visão unificada e abrangente sobre todas as operações da sua propriedade, então não é a solução ideal.

3. Escalabilidade

À medida que a sua lista de propriedades cresce, um software de gestão de propriedades tradicional pode se tornar ineficiente e difícil de ser utilizado. Lidar com a complexidade das operações e o volume crescente de dados passa a ser, então, uma luta cada vez mais árdua.

Problemas de escalabilidade podem levar a bloqueios de desempenho, o que afeta a eficiência das operações de gestão de propriedades.

4. Experiência do usuário e mobilidade

Técnicos e equipes no terreno precisam de aplicativos robustos para que possam acessar e atualizar as informações em tempo real. Interfaces desatualizadas e uma user experience pouco satisfatória podem prejudicar a produtividade e a adoção da tecnologia pelos colaboradores.

5. Conformidade e relatórios

Sabemos que a letra C, de conformidade, pode ser muito assustadora. Consegue imaginar que, com o alto valor que pagou pelo PMS, ainda tenha que lidar com falhas em relação à última atualização da ISO 9001? Como garantir que os seus fornecedores cumprem os contratos? O rastreamento da conformidade é frequentemente manual e demorado, aumentando o risco de não cumprimento de normas e legislação.

Por outro lado, o seu PMS dispõe apenas de capacidades básicas em relação aos relatórios, não oferecendo as análises avançadas necessárias para uma análise de desempenho aprofundada e tomada ponderada de decisões em relação a fornecedores, o que nos leva de novo ao ponto 2.

A solução está na integração com uma IMMP

Você precisa de visibilidade total sobre os seus edifícios, equipes e operações, acompanhar o desempenho e a produtividade e de garantir que os SLA são cumpridos? Precisa garantir ainda que a conformidade nunca falha? Uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode levar a sua gestão de propriedades para outro nível.

Tudo o que falta no seu PMS está no núcleo de uma IMMP.

As plataformas inteligentes de gestão de manutenção são a abordagem mais recente e avançada, orientada por dados, no contexto da manutenção. Exploram ao máximo as vantagens da manutenção proativa e preventiva, a integração de dados e a componente analítica. São soluções escaláveis, personalizáveis e 100% flexíveis, construídas para todas as necessidades de manutenção.

Aqui estão 8 razões para integrar os dois sistemas:

1. Eficiência operacional contínua

Uma integração PMS-IMMP garante que os dados fluem suavemente entre os sistemas de gestão de propriedades e de manutenção, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando erros humanos. Tarefas como agendamento de manutenção preventiva, criação de chamados de manutenção e rastreamento de tarefas de manutenção podem ser automatizadas, libertando tempo para os gestores se focarem em atividades estratégicas.

2. Precisão e acessibilidade dos dados

Uma única fonte de informação confiável, que reúne todos os dados de propriedades e manutenção. Parece o paraíso, certo? A gente concorda. Isso garante rigor, consistência e ajuda a tomar decisões embasadas em informações abrangentes e atualizadas. Além disso, as suas equipes de manutenção podem acessar, em tempo real, dados sobre as condições das instalações, cronogramas de manutenção e chamados de manutenção, melhorando a capacidade de resposta e a coordenação.

Todas as atividades de manutenção ficam documentadas em um único local, proporcionando um histórico facilmente auditável para fins de conformidade.

3. Gestão de manutenção proativa

Plataformas inteligentes utilizam sensores IoT e procedem a análises de dados para prever falhas de equipamentos antes que estas se manifestem, evitando danos inesperados. Além disso, os cronogramas de manutenção podem ser facilmente integrados no sistema de gestão de propriedades para garantir manutenções e inspeções periódicas.

4. Economia de custos

Ao evitar falhas de equipamentos e ao otimizar os cronogramas de manutenção, o custo total de manutenção pode baixar significativamente. Integrar a Infraspeak com o seu PMS assegura que as tarefas de manutenção são prioritárias e os recursos, como mão de obra e materiais, são alocados de forma eficaz.

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5. Relatórios e análises que não ficaram parados nos anos 2000

Os dois sistemas se integram perfeitamente e dão acesso a dashboards e relatórios detalhados, oferecendo aos gestores de instalações e de propriedades informações verdadeiramente úteis e acionáveis sobre o desempenho, os custos e as tendências da manutenção. Por exemplo: podem ser gerados relatórios completos que documentam o cumprimento dos SLA, fornecendo provas dos níveis de desempenho e ajudando a identificar áreas de melhoria.

6. Escalabilidade e flexibilidade

A aposta mais segura? Uma solução conjunta que cresce com o seu negócio e que vai acomodando mais propriedades e necessidades de manutenção mais complexas. Utilizar uma IMMP na gestão de propriedades te liberta do risco de precisar optar por uma solução completamente nova assim que a atual esgote as possibilidades — e sabemos que você não tem tempo nem quer investir mais dinheiro nisso, certo?

Sabia que a Infraspeak é a plataforma de manutenção mais integrada e integrável do mercado? Apenas no contexto da gestão de propriedades, a Infraspeak é compatível com mais de 20 soluções! Veja todas as integrações >>

7. Conformidade legal e gestão de riscos

Integrar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção com um PMS é a maneira mais sensata de garantir conformidade com várias normas — incluindo a ISO 9001 –, legislação de saúde e segurança, diretrizes ambientais, regulamentos de construção locais e SLA.

O sistema pode gerar automaticamente alertas e notificações para verificações de conformidade, inspeções e atividades de manutenção necessárias, garantindo que nada é negligenciado. Com todos os dados de manutenção e conformidade prontamente disponíveis, os gestores podem se preparar e responder rapidamente a auditorias legais. Nunca mais entre em pânico devido a multas ou eventuais danos à reputação da sua empresa!

Uma IMMP, quando integrada com um software de gestão de propriedades, pode incorporar cronogramas e diretrizes específicas, garantindo que todas as atividades de manutenção sejam realizadas de acordo com as melhores práticas. À medida que as diretrizes ou normas são atualizadas, cronogramas e tarefas de manutenção são ajustados automaticamente, de forma a se manterem a par dos padrões de qualidade mais recentes do setor.

8. Colaboração melhorada

O trabalho em equipe é melhor quando o time funciona como um só.

Esta integração facilita uma melhor colaboração entre equipes de gestão de propriedades, técnicos de manutenção e fornecedores externos. Uma plataforma de comunicação centralizada melhora a coordenação e reduz a falta de comunicação, garantindo que todas as partes interessadas estejam alinhadas.

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