Imagine isto: é um facility manager que acabou de começar a usar um software de gestão de propriedades — PMS na sigla inglesa, de Property Management System —, para ganhar maior controlo sobre as equipas, os custos e a operação em geral. Tal implicou um investimento financeiro e a implementação não foi fácil, no entanto, está a chegar à conclusão de que talvez — apenas talvez —, um PMS não vá resolver todas as suas necessidades de manutenção.
Agora, iremos proceder a um diagnóstico rápido: vamos listar as 5 principais limitações de um PMS, para que identifique aquelas que se aplicam ao seu caso específico. Ora veja:
5 coisas onde o seu software de gestão de propriedades falha
1. Funcionalidades avançadas de manutenção
Os sistemas de gestão de propriedades tradicionais focam-se frequentemente na manutenção reativa em vez da manutenção preventiva ou preditiva. Muitos desses softwares oferecem apenas um rastreamento básico de manutenção, sem análises avançadas e sem integração com IoT, essenciais para uma gestão eficiente das propriedades.
É matemática simples: capacidade limitada para manutenção preventiva ou preditiva > falhas mais frequentes > grande impacto nas receitas e no lucro.
2. Dados centralizados
Já deve ter reparado que os PMS guardam os dados em silos estanques, dificultando o acesso de terceiros à informação e exigindo repetidos contactos e visitas por parte dos fornecedores, devido a informações em falta. E quando não conseguimos aceder aos dados, não podemos tomar decisões inteligentes — não somos nós que o dizemos, é Harvard.
Se a solução que usa atualmente está a limitar a sua capacidade de ter uma visão unificada e abrangente sobre todas as operações da sua propriedade, então não é a solução ideal.
3. Escalabilidade
À medida que a sua lista de propriedades cresce, um software de gestão de propriedades tradicional pode tornar-se difícil de utilizar e ineficiente. Lidar com a complexidade das operações e o volume crescente de dados torna-se uma luta cada vez mais árdua.
Problemas de escalabilidade podem levar a bloqueios de desempenho, que afetam a eficiência das operações de gestão de propriedades.
4. Experiência do utilizador e mobilidade
Técnicos e equipas no terreno precisam de aplicações móveis robustas, para que possam aceder e atualizar informações em tempo real. Interfaces desatualizadas e uma user experience pouco satisfatória podem prejudicar a produtividade e a adoção da tecnologia pelos colaboradores.
5. Conformidade e relatórios
Sabemos que a palavra C, de conformidade, pode ser muito assustadora. Consegue imaginar no elevado valor que pagou pelo PMS e ainda assim falhar a última atualização da NP4492? Como garante que os seus fornecedores cumprem os contratos? O rastreamento da conformidade é frequentemente manual e demorado, aumentando o risco de não cumprimento de normas e legislação.
Por outro lado, o seu PMS dispõe apenas de capacidades básicas ao nível dos relatórios, não oferecendo as análises avançadas necessárias para uma análise de desempenho aprofundada e tomada ponderada de decisões em relação a fornecedores, o que nos leva de novo ao ponto 2.
A solução está no I: Integração com uma IMMP
Quer precise de visibilidade total sobre os seus edifícios, equipas e operações, acompanhar o desempenho e a produtividade, ou garantir que os SLA são cumpridos e a conformidade nunca falha, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode levar a sua gestão de propriedades para o próximo nível.
Tudo o que falta no seu PMS está no núcleo de uma IMMP.
As plataformas inteligentes de gestão de manutenção são a abordagem mais recente e avançada, orientada por dados, no contexto da manutenção. Exoploram ao máximo as vantagens da manutenção proativa e preventiva, a integração de dados e a componente analítica. São soluções escaláveis, personalizáveis e 100% flexíveis, construídas para todas as necessidades de manutenção.
Aqui estão 8 razões para integrar os dois sistemas:
1. Eficiência operacional contínua
Uma integração PMS-IMMP garante que os dados fluem suavemente entre os sistemas de gestão de propriedades e de manutenção, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando o erro humano. Tarefas como agendamento de manutenção preventiva, criação de ordens de serviço e rastreamento de tarefas de manutenção podem ser automatizadas, libertando tempo para os gestores se focarem em atividades estratégicas.
2. Precisão e acessibilidade dos dados
Uma única fonte de informação fiável, que reúne todos os dados de propriedades e manutenção. Parece o paraíso, certo? Tal garante rigor, consistência e ajuda a tomar decisões informadas com base em informações abrangentes e atualizadas. Além disso, as suas equipas de manutenção podem aceder, em tempo real, a dados sobre as condições das instalações, cronogramas de manutenção e ordens de serviço, melhorando a capacidade de resposta e a coordenação.
Todas as atividades de manutenção ficam documentadas num único local, proporcionando um histórico facilmente auditável para fins de conformidade.
3. Gestão de manutenção proativa
Plataformas inteligentes utilizam sensores IoT e procedem a análises de dados para prever falhas de equipamentos antes que estas se manifestem, evitando avarias inesperadas. Para além disso, os cronogramas de manutenção podem ser facilmente integrados no sistema de gestão de propriedades para garantir manutenções e inspeções periódicas.
4. Poupança de custos
Ao evitar falhas de equipamentos e ao otimizar os cronogramas de manutenção, o custo total de manutenção pode baixar significativamente. Integrar a Infraspeak com o seu PMS assegura que as tarefas de manutenção são prioritárias e os recursos, como mão-de-obra e materiais, são alocados de forma eficaz.
📝 A britânica Work.Life também integrou o seu tech stack com a Infraspeak. Saiba como!
5. Relatórios e análises que não ficaram parados nos anos 2000
Os dois sistemas integram-se perfeitamente e dão acesso a dashboards e relatórios detalhados, oferecendo aos facility managers e gestores de propriedades informações verdadeiramente úteis e acionáveis sobre o desempenho, os custos e as tendências da manutenção. Por exemplo, podem ser gerados relatórios completos que documentam o cumprimento dos SLA, fornecendo provas dos níveis de desempenho e ajudando a identificar áreas de melhoria.
6. Escalabilidade e flexibilidade
A aposta mais segura? Uma solução conjunta que cresce com o seu negócio e que vai acomodando mais propriedades e necessidades de manutenção mais complexas. Utilizar uma IMMP na gestão de propriedades liberta-o do risco de ter de optar por uma solução completamente nova assim que a atual esgote as possibilidades — e sabemos que não tem tempo nem quer investir mais dinheiro para tal, certo?
7. Conformidade legal e gestão de riscos
Integrar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção com um PMS é a maneira mais sensata de garantir conformidade com várias normas — incluindo a NP4492 –, legislação de saúde e segurança, diretrizes ambientais, regulamentos de construção locais e SLA.
O sistema pode gerar automaticamente alertas e notificações para verificações de conformidade, inspeções e atividades de manutenção necessárias, garantindo que nada é negligenciado. Com todos os dados de manutenção e conformidade prontamente disponíveis, os gestores podem preparar-se e responder rapidamente a auditorias legais. Nunca mais entre em pânico devido a coimas ou eventuais danos à reputação da sua empresa!
8. Colaboração melhorada
O trabalho em equipa é melhor quando esta funciona como um só.
Esta integração facilita uma melhor colaboração entre equipas de gestão de propriedades, técnicos de manutenção e fornecedores externos. Uma plataforma de comunicação centralizada melhora a coordenação e reduz a falta de comunicação, garantindo que todas as partes interessadas estejam alinhadas.
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