Imagínate esto: eres un facility manager que acaba de empezar a utilizar un software de gestión de propiedades para tener más control sobre las operaciones, los equipos y los costes. La implementación no fue especialmente fácil, y hubo que gastar dinero, pero… estás llegando a la conclusión de que tal vez -sólo tal vez– un software de gestión de propiedades (PMS) por sí solo no solucionará por completo tus necesidades de mantenimiento.
Hagamos ahora un diagnóstico rápido: vamos a enumerar las 5 principales limitaciones de los PMS, y tú identificarás las que se aplican a tu caso concreto.
5 cosas para las que no sirve tu software de gestión de propiedades
1. Funciones avanzadas de mantenimiento
El software de gestión de propiedades tradicional a menudo se centra en el mantenimiento reactivo en lugar de en el mantenimiento preventivo o predictivo. Muchos sistemas de gestión de propiedades todavía solo ofrecen un seguimiento básico del mantenimiento, sin los análisis avanzados y la integración de IoT necesarios para una gestión de propiedades eficiente.
Es matemática sencilla: capacidad limitada para el mantenimiento preventivo o predictivo > fallos más frecuentes > enorme impacto en los ingresos y la rentabilidad.
2. Datos centralizados
Probablemente ya te hayas dado cuenta de que el software de gestión de propiedades a menudo funciona en silos, lo que dificulta el acceso de tus contratistas a los datos y genera repetidas visitas de contratistas debido a la falta de información. Y si no puedes acceder a los datos, no puedes tomar decisiones inteligentes; no lo decimos nosotros, lo dice Harvard.
Si tu solución actual está limitando la capacidad de tener una visión unificada de todas las operaciones de la propiedad, entonces no es la solución ideal.
3. Escalabilidad
A medida que crece el conjunto de propiedades, el software tradicional de gestión de propiedades puede volverse engorroso e ineficaz, luchando por gestionar la mayor complejidad y volumen de datos. Los problemas de escalabilidad pueden provocar obstáculos en el rendimiento, afectando a la eficiencia de las operaciones de gestión de propiedades.
4. Experiencia del usuario y movilidad
Los técnicos y equipos sobre el terreno necesitan aplicaciones móviles sólidas para poder acceder a la información y actualizarla en tiempo real. Las interfaces obsoletas y una experiencia de usuario deficiente pueden obstaculizar la productividad y la adopción por parte de los usuarios.
5. Cumplimiento e informes
Sabemos que la palabra con C puede dar mucho miedo. ¿Te imaginas gastarte todo ese dinero en una solución de gestión de propiedades y aun así perderte la última actualización de ISO41001? ¿Cómo te aseguras de que tus proveedores cumplen los contratos? El seguimiento del cumplimiento suele ser manual y lento, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento de reglamentos y normas. Por otra parte, es posible que los PMS sólo ofrezcan funciones básicas de elaboración de informes, careciendo de los análisis avanzados necesarios para un análisis en profundidad del rendimiento y la toma de decisiones en relación con los proveedores y contratistas (volviendo al punto 2).
La solución está en la I: Integrarte con una PIM
Tanto si necesitas tener una visibilidad completa de tus contratos de arrendamiento, equipos y operaciones, realizar un seguimiento del rendimiento y la productividad, o tener la seguridad de que se cumplen los SLA y de que el cumplimiento nunca es un problema, una plataforma inteligente de mantenimiento puede llevar tu gestión de propiedades al siguiente nivel.
Todo lo que le falta a tu PMS está en el núcleo de una PIM.
Las plataformas inteligentes de mantenimiento son el enfoque más reciente, avanzado y basado en datos del mantenimiento. Aprovechan al máximo las funcionalidades de mantenimiento proactivo y preventivo, integración de datos y análisis. Son soluciones escalables, personalizables y 100% flexibles, creadas para todas las necesidades de mantenimiento.
Aquí tienes 8 razones para integrar estos dos sistemas:
1. Eficiencia operativa sin obstáculos
Una integración PMS-PIM garantiza que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas de gestión de propiedades y de mantenimiento, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente y minimizando así los errores humanos. Tareas como la programación del mantenimiento preventivo, la generación de órdenes de trabajo y el seguimiento de las actividades de mantenimiento pueden automatizarse, liberando tiempo para que los gestores de propiedades se centren en tareas estratégicas.
2. Precisión y accesibilidad de los datos
Una única fuente de verdad para todos los datos de las propiedades y de mantenimiento. Suena a paraíso, ¿verdad? Garantiza la precisión y la coherencia, y te ayuda a tomar decisiones fundamentadas basadas en información completa y actualizada. Además, tus equipos de mantenimiento pueden acceder a datos en tiempo real sobre las condiciones de la propiedad, los programas de mantenimiento y las órdenes de trabajo, lo que mejora la capacidad de respuesta y la coordinación.
Todas las actividades de mantenimiento se documentan en una solución centralizada, proporcionando una pista de auditoría clara a efectos de cumplimiento.
3. Gestión proactiva del mantenimiento
Las plataformas inteligentes utilizan análisis de datos y sensores IoT para predecir los fallos de los equipos antes de que se produzcan, lo que reduce las averías inesperadas. Además, los programas de mantenimiento se pueden integrar fácilmente en el sistema de gestión de propiedades para garantizar inspecciones y revisiones periódicas.
4. Ahorro de costes
Al prevenir los fallos de los equipos y optimizar los calendarios de mantenimiento, el coste global del mantenimiento puede reducirse significativamente. La integración de Infraspeak con tu PMS actual garantiza la priorización de las tareas de mantenimiento y la asignación eficaz de los recursos (mano de obra y materiales).
📝 La empresa británica Work.Life también ha integrado su tecnología actual con Infraspeak. ¡Échale un vistazo!
5. Informes y análisis que no se quedan en los años 2000
Estos dos sistemas se integran a la perfección, y tendrás acceso a informes detallados y dashboards que ofrecen a los administradores de propiedades e facility managers una información verdaderamente procesable sobre el rendimiento, los costes y las tendencias del mantenimiento. Por ejemplo, se pueden generar informes detallados que documenten el cumplimiento de los SLA, proporcionando pruebas de los niveles de rendimiento y ayudando a identificar áreas de mejora.
6. Escalabilidad y flexibilidad
¿Tu apuesta más segura? Una solución conjunta que pueda crecer con tu negocio, dando cabida a más propiedades y necesidades de mantenimiento más complejas. Utilizar una PIM para la gestión de propiedades te libera del riesgo de tener que optar por una solución completamente nueva cuando se te agoten las posibilidades (y sabemos que no tienes tiempo para eso).
7. Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
La integración de una plataforma inteligente de mantenimiento con el software de gestión de propiedades es la forma más inteligente de garantizar el cumplimiento de diversas normativas de salud y seguridad, las directrices medioambientales, los códigos de construcción locales y los acuerdos de nivel de servicio.
El sistema puede generar automáticamente alertas y notificaciones para las próximas verificaciones de cumplimiento, inspecciones y actividades de mantenimiento necesarias, garantizando que no se pase nada por alto. Con todos los datos de mantenimiento y cumplimiento de la normativa fácilmente disponibles, los gestores de propiedades pueden prepararse y responder rápidamente a las auditorías reglamentarias. Se acabó el pánico a las sanciones o a los daños a la reputación.
Una PIM, integrada con el software de gestión de propiedades, puede incorporar calendarios y directrices, garantizando que todas las actividades de mantenimiento se realicen de acuerdo con las mejores prácticas.
📝 Lee también: Por qué no debes utilizar un GMAO como software de mantenimiento
8. Colaboración mejorada
El trabajo en equipo es mejor cuando se trabaja como uno solo.
Esta integración facilita una mejor colaboración entre los equipos de gestión de propiedades, el personal de mantenimiento y los contratistas externos. Una plataforma de comunicación centralizada mejora la coordinación y reduce los errores de comunicación, garantizando que todas las partes interesadas estén de acuerdo.
¿Estás listo para llevar la gestión de propiedades a la Era de la Inteligencia? Habla con nuestros especialistas y descubre lo que nuestra multipremiada plataforma puede hacer por ti.