Quando falamos em manutenção, é fácil pensarmos apenas na manutenção de máquinas de produção ou em grandes equipamentos. Nem sempre falamos da manutenção do próprio edifício, embora seja uma das melhores formas de valorizar o imóvel e continuar a oferecer uma experiência de excelência ao usuário. Para falar sobre esse tema, recuperamos uma agradável conversa com Cláudio Celino, da empresa Sinergia, especialista em manutenção predial com mais de 20 anos de experiência no setor. 

 

O estado das coisas: qual é o principal desafio da manutenção predial?

Em Facility Management, o outsourcing é a norma. A McKinsey estima que esse modelo já representa mais de metade do mercado de FM e a tendência é que as empresas entreguem todo o FM a um só parceiro. Mas, por enquanto, a maioria ainda lida com vários prestadores – por exemplo, uma empresa para a limpeza diária, outra para a limpeza da fachada, outra para os sistemas de segurança, outra para a manutenção das escadas rolantes, e por aí em diante. 

 

Como é difícil para os gestores (internos) controlar tudo o que cada prestador faz, “transformamos tudo em um só pagador”, afirma Cláudio Celino. E é exatamente esse o primeiro grande desafio da manutenção predial: a falta de controle. Mas, quais são as causas desta falta de controle? E quais as suas ramificações? Segundo a sua experiência, isso acontece por três fatores: 

 

Falta de pessoas

O primeiro fator que contribui para o descontrole é a falta de pessoas. Os departamentos de Facility Management costumam ter falta de pessoal. A manutenção das máquinas necessárias ao core business é prioritária, mas o resto é encarado como um “gasto”. Por isso, há falta de pessoas focadas na gestão das instalações ou em recolher, analisar e auditar dados úteis para a manutenção predial.

 

Falta de sistemas

O segundo fator é a falta de sistemas. Mesmo que cada prestador use um software e tenha uma boa organização interna, raramente há um sistema que centralize todas as informações. Por isso, é muito difícil para o gestor acompanhar o que cada prestador está fazendo, obter informações atualizadas, ter uma percepção clara dos trabalhos pendentes e cruzar dados. 

 

Falta de processos

Por último, as falhas acontecem nos processos. Mesmo quando exista alguma consciencialização sobre o FM e um sistema onde inserir dados, não há um processo bem definido. Por exemplo, pode ser que não existam pontos de recolha de informações bem definidos. Ou a equipe nem sempre registra a abertura e o encerramento dos trabalhos. O resultado é um volume de informações pouco confiáveis e quase sempre desatualizadas. 

 

Em relação aos últimos dois pontos, o relatório da McKinsey recorda que o Facility Management está atrás de outros setores, incluindo a manutenção de equipamentos, tanto em maturidade digital como na penetração de tecnologia. Apesar de não faltarem opções, há falta de competências digitais, o que muitas vezes não é uma prioridade para a alta direção das empresas, que focam na redução de custos.  

 

As plataformas inteligentes, capazes de integrar com inúmeras ferramentas, são uma das opções mais disruptivas para o setor. Ao reunir toda a informação, elas permitem recuperar o controle das operações diárias. Mas isso não é tudo. Existem ainda dois grandes desafios na manutenção predial, que influenciam e são influenciados por esta falta de controle: a falta de tempo e a falta de valorização. Ambos podem melhorar significativamente com a ajuda da tecnologia. 

 

Um ciclo vicioso: porque o Facility Management não é valorizado?

 

A gestão de infraestruturas, o acompanhamento das obras e das operações diárias exigem tempo, atenção e dedicação. Mas, como já dissemos, a maioria das empresas não prioriza o FM. Muitas vezes, há apenas uma pessoa supervisionando toda a manutenção. Isso faz com que ela tenha que focar nos serviços imprescindíveis, fazendo com que o resto acabe por ficar para segundo, terceiro ou quarto plano. 

 

Obviamente, a constante falta de tempo acaba levando à falta de controle. Por outro lado, como nunca há tempo para implementar sistemas nem processos de controle, o FM acaba exigindo ainda mais tempo do que seria desejável. Aqui já começamos a entrar em um loop de ineficiência e desorganização, que traz as suas próprias consequências. 

 

Como não há tempo para fazer todas as tarefas nem processos de controle, se torna impossível demonstrar resultados. “O que não se mede não se gerencia”, como já ouvimos tantas vezes. Como fica difícil demonstrar resultados, ou provar que o FM influencia os resultados da empresa, as chefias continuam negligenciando o setor e insistindo na redução de custos. É este ciclo que leva à “redução de custos” e à “falta de priorização” apontadas no relatório da McKinsey.

 

Como justificar o investimento em tecnologia de Facility Management 

 

Ironicamente, a redução de custos pode sair cara. Com uma ferramenta apropriada para FM, o gestor consegue controlar o custo mensal da manutenção, as despesas com manutenção corretiva, inserir informações sobre o que investiu, o retorno que obteve e até a depreciação dos ativos. Ao longo do tempo, é possível ter uma noção da vida útil de cada equipamento, prever se precisam ser substituídos se precisam de manutenção.

 

Em outras palavras: a recolha sistemática de dados traz previsibilidade. Como explica Cláudio Celino, “com essa previsibilidade, já sei quando preciso substituir aquele equipamento. Consigo planejar a manutenção de maneira mais eficaz e reduzir o número de manutenções corretivas. Mas, mantendo sempre o mesmo número de manutenções preventivas.” 

 

Para o cliente, também é muito melhor. “É preciso demonstrar que a manutenção foi feita – quando, por quem e durante quanto tempo – e que foi feito de acordo com o plano de manutenção”. Dessa forma, é muito mais fácil demonstrar o trabalho do prestador de serviços e destacar o papel do FM na valorização do edifício e da experiência do usuário. Esta última é uma das principais tendências da Indústria 5.0, que se chega de maneira mais humanizada.

 

“Precisamos de uma sinergia entre os sistemas, as pessoas e os processos”, conclui.  Dito assim, não faltam razões para embarcar em uma transformação digital e inverter o cenário atual. É o momento da manutenção predial deixar de ser uma batalha perdida!