El Estado de las Cosas: ¿Cuál es el principal reto del mantenimiento de edificios?

En Facility Management, la subcontratación es la norma. McKinsey estima que la subcontratación representa ya más de la mitad del mercado del FM y la tendencia es que las empresas entreguen todo el FM a un solo socio. Pero por ahora, la mayoría sigue tratando con múltiples proveedores: por ejemplo, una empresa para la limpieza diaria, otra para la limpieza de fachadas, otra para los sistemas de seguridad, otra para el mantenimiento de las escaleras mecánicas, etc.

 

Como es difícil que los gestores (internos) controlen todo lo que hace cada proveedor, «se convierten en pagadores», dice Cláudio Celino. Y ese es precisamente el primer gran reto del mantenimiento de edificios: la falta de control. Pero, ¿cuáles son las causas de esta falta de control? ¿Y cuáles son sus ramificaciones? Según su experiencia, la falta de control se debe a tres factores:

Falta de personas

El primer factor que contribuye a la falta de control es la falta de personas. Los departamentos de Facility Management suelen tener poco personal. El mantenimiento de las máquinas necesarias para la actividad principal es prioritario, pero todo lo demás se considera un «gasto». Por lo tanto, faltan personas que se dediquen a la gestión de instalaciones o a la recopilación, análisis y auditoría de datos útiles para el mantenimiento de los edificios.

Falta de sistemas

El segundo factor es la falta de sistemas. Aunque cada proveedor utilice un software y tenga una buena organización interna, rara vez existe un sistema que centralice toda la información. Por lo tanto, es muy difícil para el gestor estar al tanto de lo que hace cada proveedor, obtener información actualizada, tener una visión del trabajo pendiente y cruzar datos.

Falta de procesos

Por último, los procesos fallan. Es decir, incluso cuando se tiene cierta conciencia del FM y existe un sistema para introducir los datos, no hay un proceso bien definido. Por ejemplo, puede que no haya puntos de recogida de información bien definidos. O el equipo no siempre registra la apertura y el cierre del trabajo. El resultado es una información poco fiable y casi siempre desfasada.

Respecto a los dos últimos puntos, el informe de McKinsey recuerda que el Facility Management va por detrás de otros sectores, incluido el de mantenimiento de equipos, tanto en madurez digital como en penetración de la tecnología. Aunque no faltan opciones, faltan competencias digitales y no es una prioridad para la dirección, que se centra en la reducción de costes.

Las plataformas inteligentes, capaces de integrarse con multitud de herramientas, son una de las opciones más disruptivas para el sector. Al reunir toda la información, permiten recuperar el control de las operaciones diarias. Pero eso no es todo. Hay otros dos grandes retos en el mantenimiento de edificios, que influyen y se ven influidos por esta falta de control: la falta de tiempo y la falta de valoración. Ambos pueden mejorar significativamente con la ayuda de la tecnología.

Un círculo vicioso: ¿por qué no se valora el Facility Management?

La gestión de las infraestructuras, el seguimiento de las obras y de las operaciones diarias requieren tiempo, atención y dedicación. Pero, como ya hemos dicho, la mayoría de las empresas no dan prioridad al FM. A menudo, sólo hay una persona que supervisa todo el mantenimiento. Esto hace que tenga que centrarse en los servicios esenciales, y todo lo demás pasa a un segundo, tercer o cuarto plano.

 

Obviamente, la constante falta de tiempo conduce a la falta de control. Por otro lado, como nunca hay tiempo suficiente para implementar los sistemas y procesos de control, el FM requiere más tiempo del que debería. Aquí ya empezamos a entrar en un bucle de ineficacia y desorganización, que trae sus propias consecuencias.

Como no hay tiempo para hacer todas las tareas ni procesos de control, resulta imposible demostrar  resultados. «Lo que no se puede medir no se puede gestionar», como hemos oído tantas veces. Como no se pueden demostrar los resultados, ni probar que el FM influye en los resultados de la empresa, la dirección sigue descuidándolo e insistiendo en el recorte de costes. Este ciclo es el que conduce a la «reducción de costes» y a la «falta de priorización» señaladas en el informe McKinsey.

Cómo justificar la inversión en tecnología de Facility Management

Irónicamente, la reducción de costes puede estar costándoles caro. Con una herramienta de FM adecuada, el gestor puede controlar el coste mensual del mantenimiento, los gastos con el mantenimiento correctivo, insertar información sobre lo que ha invertido, el retorno que ha obtenido e incluso la depreciación de los activos. Con el tiempo, puede hacerse una idea de la vida útil de cada equipo y predecir si habrá que sustituirlo o mantenerlo.

 

En otras palabras: la recogida sistemática de datos aporta previsibilidad. Como explica Cláudio Celino, «con esa previsibilidad, ya sé cuándo tengo que sustituir ese equipo. Puedo planificar mucho mejor el mantenimiento y reducir el número de mantenimientos correctivos. Pero manteniendo siempre el mismo número de mantenimientos preventivos».

Para el cliente, también es mucho mejor. «Hay que demostrar que el mantenimiento se ha hecho -cuándo, por quién y durante cuánto tiempo- y que se ha realizado según el plan de mantenimiento. De este modo, es mucho más fácil demostrar el trabajo del proveedor de servicios y destacar el papel del FM en la valoración del edificio y la experiencia del usuario. Esta última es una de las principales tendencias de la Industria 5.0, que se prevé más humanizada.

 

«Necesitamos una sinergia entre los sistemas, las personas y los procesos», concluye. Dicho esto, no faltan razones para embarcarse en una transformación digital y revertir el escenario actual. Ya es hora de que el mantenimiento de los edificios deje de ser una batalla sin gloria.