Os locais de trabalho híbridos representam um desafio para os Facility Managers. Ao mesmo tempo, são uma oportunidade para os empregadores. As empresas podem poupar em espaço de escritório, gás, eletricidade e catering. Mas, no final das contas, quanto as empresas podem economizar? Qual é o orçamento para os espaços de trabalho híbridos? E qual será o impacto dos espaços de trabalho híbridos a longo prazo?
Como os espaços de trabalho híbridos alteram os orçamentos e os rendimentos das empresas
Um estudo da PWC na Holanda concluiu que as empresas do país podem economizar 3,9 milhões de euros anualmente se os funcionários trabalharem apenas um dia por semana de casa. Além disso, uma semana mais curta no escritório reduziria as emissões de carbono associadas ao transporte rodoviário em 2%.
Além disso, também há a hipótese de espaços de trabalho híbridos levarem a mais produtividade do time. Durante algum tempo, durante os confinamentos, as pessoas trabalhavam horas extras durante o tempo que normalmente passariam no trajeto casa-trabalho. Mas trabalhar uma ou duas horas extras por dia é contraproducente, porque os dias mais longos prejudicam a produtividade. O que descobrimos, no entanto, é que as pessoas são mais produtivas trabalhando de casa.
Andy Wu, investigador de Harvard, concluiu que as viagens casa-trabalho mais longas têm um impacto negativo na inovação. Frequentemente, os funcionários com melhor desempenho são menos criativos quanto mais longo for o seu trajeto – por cada 10 km, as empresas registram 5% menos patentes. Da mesma forma, estudos anteriores demonstraram que as deslocações casa-trabalho afetam o bem-estar físico e mental dos trabalhadores. Aqueles com deslocações mais longas têm taxas mais altas de obesidade, colesterol elevado, dores no pescoço e nas costas, divórcio, depressão e morte.
Outro estudo revelou que as pessoas podem ser até 77% mais produtivas se trabalharem remotamente algumas vezes por mês. Apesar disso, outros estudos sugerem que podemos encontrar o nosso primeiro obstáculo no trabalho remoto. As pessoas que trabalham da cama e dos sofás são 20% menos produtivas do que as que trabalham em cadeiras ergonômicas. Por isso, os empregadores podem ter que fornecer mobiliário ergonômico, fones de ouvido e outros equipamentos a quem trabalha à distância.
Mesmo assim, as estatísticas sugerem que os espaços de trabalho híbridos continuam a levar a melhor no que se trata à redução de custos. Em Londres, as empresas com espaços de escritório físicos gastam, em média, 590€ por empregado por mês. Em Nova Iorque, gastam 600€. (Isto inclui aluguel para espaços de escritório, mesas, estacionamento, refeições gratuitas e facility management). Essas despesas diminuem para 204€ por mês se trabalharem apenas 2 dias no escritório, mais 102€ em “regalias” para melhorar o home office.
Além disso, as empresas também devem considerar que ir para o trabalho nunca foi tão caro. Com a inflação atual, tanto os transportes como a gasolina atingiram os preços mais elevados de sempre. Por isso, algumas empresas nos EUA e no Reino Unido decidiram dar subsídios aos funcionários para compensar os custos crescentes da ida para o escritório. Se isto se tornar a norma, as empresas podem aumentar as poupanças com modelos de trabalho à distância e híbridos.
Para além da poupança direta de custos, o estudo da PWC sugere também que o trabalho híbrido pode ter impacto na rotatividade e no absentismo. É amplamente aceito que a flexibilidade diminui a rotatividade, e há menos probabilidade de os funcionários faltarem porque estão doentes. (Vale a pena ressaltar que alguns autores sugerem que as pessoas que trabalham de casa se sentem na obrigação de trabalhar mesmo quando estão doentes. É claro que isto prejudica o seu bem-estar, mas não nos desviemos do tema.)
Até agora, todos os estudos chegam à mesma conclusão: trabalhar de casa aumenta a produtividade e conduz a estilos de vida mais saudáveis. Os benefícios se estendem até à despesa pública, porque a exploração dos transportes públicos se tornaria mais barata. Haveria menos engarrafamentos, menos acidentes, menos manutenção das estradas, e assim por diante. E é ótimo para o ambiente! Então, porque ainda não estamos todos trabalhando de casa?
Os problemas com espaços de trabalho remotos e híbridos (e o que a gestão do espaço de trabalho pode fazer por eles)
Embora os benefícios para os funcionários sejam inegáveis, eles são mais sutis para os empregadores. Afinal, quando se trata de gestão do espaço de trabalho, os custos não são a única coisa que importa.
Sim, as pessoas se sentem mais produtivas trabalhando de casa – mas principalmente quando estão trabalhando sozinhas. A longo prazo, o trabalho remoto pode dificultar a colaboração, o compartilhamento de conhecimentos e a inovação, que dependem da proximidade. Um artigo sobre os funcionários da Microsoft descobriu que a colaboração entre pares era mais “estática e isolada”, o que tornava mais difícil para os trabalhadores compartilhar e adquirir novas informações.
Os gestores dos espaços de trabalho podem também ter dificuldade em manter uma cultura empresarial forte sem um espaço de trabalho compartilhado. Algumas pessoas podem se sentir desinteressadas, o que as torna menos leais e mais propensas a se despedirem. (Lá se vai a teoria da menor rotação.) Assim, um dos desafios da gestão híbrida do espaço de trabalho é encontrar o equilíbrio certo. As empresas precisam fornecer tecnologia e infraestruturas que permitam uma cooperação estreita e compartilhamento de informação, mesmo em um ambiente híbrido.
O papel dos FM e gestores de espaços de trabalho em espaços de trabalho híbridos
Os Facility Managers e gestores de espaços de trabalho devem assegurar que o espaço de trabalho está pronto para reuniões híbridas. Além disso, os funcionários precisam que o local de trabalho satisfaça as suas necessidades. As estatísticas variam – aconselhamos fazer uma pesquisa na sua empresa – mas os dados da WeWork sugerem que mais de 50% dos trabalhadores querem trabalhar no escritório 3 dias por semana ou menos. Quando vão ao escritório, pretendem passar no máximo 5 horas lá.
Isto significa que, em média, apenas 60% das mesas estão ocupadas. Como gestor do espaço de trabalho, é possível eliminar as mesas extra e reduzir o espaço. A otimização da utilização do espaço diminui o dinheiro gasto em alugueis, despesas com serviços públicos, material de escritório e mobiliário. Mas ainda existem despesas de base, como AVAC, higienização, iluminação, WiFi e manutenção básica para manter os espaços adequados.
Estas despesas de base terão sempre que estar no seu orçamento de facility management. O que resta pode então ser utilizado para regalias dos funcionários, permitindo que trabalhem de casa com mais conforto e qualidade. Agora vem a parte desafiante. Ao gerir ‘hot desks’ (como se fosse o jogo das cadeirias!), você deve evitar o overbooking e a sobrelotação. Uma solução óbvia é o software de reservas, mas deve integrá-lo com outros sistemas para garantir que os espaços estão limpos e prontos para serem utilizados.
Como gestor de espaço de trabalho híbrido, você também pode considerar a possibilidade de acrescentar espaços sociais onde os funcionários podem socializar quando chegam ao trabalho ou em eventos da empresa. Caso contrário, perderão as interações informais que ajudam as equipes a criar laços. Mas não seja muito duro com você mesmo. Estamos todos ainda a nos adaptars e há uma curva de aprendizagem. Basta ser receptivo às sugestões dos seus colegas de trabalho para melhorar o espaço!
Na falta das sugestões que foram dadas até agora, você sempre pode recorrer aos dados. Se o seu software de facility management recolher dados como taxas de ocupação, e se tiver uma boa ideia dos percursos de movimentação com base em sensores de mobilidade, você pode utilizá-los para implementar mudanças. Tornar o espaço de trabalho mais atrativo e em sintonia com as necessidades do pessoal irá aumentar o tempo que estes passam no escritório e contribuir para uma forte cultura de trabalho.
