Os locais de trabalho híbridos representam um desafio para os Facility Managers. Ao mesmo tempo, são uma oportunidade para os empregadores. As empresas podem poupar em espaço de escritório, gás, eletricidade e catering. Mas, no fim de contas, quanto é que as empresas podem poupar? Qual é o orçamento para os espaços de trabalho híbridos? E qual será o impacto dos espaços de trabalho híbridos a longo prazo?

 

Como é que os espaços de trabalho híbridos alteram os orçamentos e os rendimentos das empresas

 

Um estudo da PWC nos Países Baixos concluiu que as empresas holandesas podem poupar 3,9 milhões de euros anualmente se os funcionários trabalharem apenas um dia por semana a partir de casa. Além disso, uma semana mais curta no escritório reduziria as emissões de carbono associadas ao transporte rodoviário em 2%.

 

Também se coloca a hipótese de os espaços de trabalho híbridos conduzirem a uma maior produtividade. Durante algum tempo, no decurso dos confinamentos, as pessoas trabalhavam horas extra durante o tempo que normalmente passariam no trajeto casa-trabalho. Mas trabalhar uma ou duas horas extra por dia é contraproducente, porque os dias mais longos prejudicam a produtividade. O que descobrimos, no entanto, é que as pessoas são mais produtivas a trabalhar a partir de casa.

 

Andy Wu, investigador de Harvard, concluiu que viagens casa-trabalho mais longas têm um impacto negativo na inovação. Frequentemente, os funcionários com melhor desempenho são menos criativos quanto mais longo for o seu trajeto – por cada 10 km, as empresas registam 5% menos patentes. Da mesma forma, estudos anteriores demonstraram que as deslocações casa-trabalho afetam o bem-estar físico e mental dos trabalhadores. Aqueles com deslocações mais longas têm taxas mais elevadas de obesidade, colesterol elevado, dores no pescoço e nas costas, divórcio, depressão e morte.

 

Outro estudo revelou que as pessoas podem ser até 77% mais produtivas se trabalharem remotamente algumas vezes por mês. Contudo, outros estudos sugerem que é aqui que podemos encontrar o nosso primeiro obstáculo no trabalho remoto. As pessoas que trabalham a partir da cama e dos sofás são 20% menos produtivas do que as que trabalham em cadeiras ergonómicas. Portanto, os empregadores podem ter de fornecer mobiliário ergonómico, auscultadores e outros equipamentos a quem trabalha à distância.

 

Mesmo assim, as estatísticas sugerem que os espaços de trabalho híbridos continuam a levar a melhor no que se trata à redução de custos. Em Londres, as empresas com espaços de escritório físicos gastam, em média, 590€ por empregado por mês. Em Nova Iorque, gastam 600€. (Isto inclui arrendamentos para espaços de escritório, secretárias, estacionamento, refeições gratuitas e facility management). Essas despesas descem para 204€ por mês se trabalharem apenas 2 dias no escritório, mais 102€ em “regalias” para melhorar o “home office”.

 

Mais: as empresas também devem ter em consideração que ir para o trabalho nunca foi tão caro. Com a inflação atual, tanto os transportes como a gasolina atingiram os preços mais elevados de sempre. Por isso, algumas empresas nos EUA e no Reino Unido decidiram dar subsídios aos funcionários para fazer face aos custos crescentes da vinda para o escritório. Se isto se tornar a norma, as empresas podem aumentar as poupanças com modelos de trabalho à distância e híbridos.

 

Para além da poupança direta de custos, o estudo da PWC sugere também que o trabalho híbrido pode ter impacto na rotatividade e no absentismo. É amplamente aceite que a flexibilidade diminui a rotatividade, e há menos probabilidade de os funcionários faltarem porque estão doentes. (Vale a pena ressaltar que alguns autores sugerem que as pessoas que trabalham a partir de casa se sentem na obrigação de trabalhar mesmo quando estão doentes. É claro que isto prejudica o seu bem-estar, mas não nos desviemos do tema.)

 

Até agora, todos os estudos chegam à mesma conclusão: trabalhar a partir de casa aumenta a produtividade e conduz a estilos de vida mais saudáveis. Os benefícios estendem-se até à despesa pública, porque a exploração dos transportes públicos se tornaria mais barata. Haveria menos engarrafamentos, menos acidentes, menos manutenção das estradas, e assim por diante. E é ótimo para o ambiente! Então, porque é que ainda não estamos todos a trabalhar a partir de casa?

 

Os problemas com espaços de trabalho remotos e híbridos (e o que a gestão do espaço de trabalho pode fazer por eles)

 

Embora os benefícios para os funcionários sejam inegáveis, eles são mais subtis para os empregadores. Afinal, quando se trata de gestão do espaço de trabalho, os custos não são a única coisa que importa.

 

Sim, as pessoas sentem-se mais produtivas a trabalhar a partir de casa – mas principalmente quando estão a trabalhar sozinhas. A longo prazo, o trabalho remoto pode dificultar a colaboração, a partilha de conhecimentos e a inovação, que dependem da proximidade. Um artigo sobre os funcionários da Microsoft descobriu que a colaboração entre pares era mais “estática e isolada”, o que tornava mais difícil para os trabalhadores partilhar e adquirir novas informações.

 

Os gestores dos espaços de trabalho podem também ter dificuldade em manter uma cultura empresarial forte sem um espaço de trabalho partilhado. Algumas pessoas podem sentir-se desinteressadas, o que as torna menos leais e mais propensas a despedirem-se. (Lá se vai a teoria da menor rotação.) Assim, um dos desafios da gestão híbrida do espaço de trabalho é encontrar o equilíbrio certo. As empresas precisam de fornecer tecnologia e infraestruturas que permitam uma cooperação estreita e partilha de informação, mesmo num ambiente híbrido.

 

O papel dos FM e gestores de espaços de trabalho em espaços de trabalho híbridos

 

Os Facility Managers e gestores de espaços de trabalho devem assegurar que o espaço de trabalho está pronto para reuniões híbridas. Além disso, os funcionários precisam que o local de trabalho satisfaça as suas necessidades. As estatísticas variam – aconselhamos a fazer um inquérito na sua empresa – mas os dados da WeWork sugerem que mais de 50% dos trabalhadores querem trabalhar no escritório 3 dias por semana ou menos. Quando vão ao escritório, pretendem passar no máximo 5 horas lá.

 

Isto significa que, em média, apenas 60% das secretárias estão ocupadas. Como gestor do espaço de trabalho, é possível eliminar as secretárias extra e reduzir o espaço. A otimização da utilização do espaço diminui o dinheiro gasto em arrendamentos, despesas com serviços públicos, material de escritório e mobiliário. Mas ainda existem despesas de base, tais como AVAC, higienização, iluminação, WiFi e manutenção básica para manter os espaços adequados.

 

Estas despesas de base terão sempre de estar no seu orçamento de facility management. O que resta pode então ser utilizado para regalias dos funcionários que lhes permitam trabalhar melhor a partir de casa. Agora vem a parte desafiante. Ao gerir ‘hot desks’ (como se fosse o jogo das cadeirinhas!), deve evitar o overbooking e a sobrelotação. Uma solução óbvia é o software de reservas, mas deve integrá-lo com outros sistemas para garantir que os espaços estão limpos e prontos a utilizar.

 

Como gestor de espaço de trabalho híbrido, pode também considerar a possibilidade de acrescentar espaços sociais onde os funcionários possam socializar quando chegam ao trabalho ou em eventos da empresa. Caso contrário, perderão as interações informais que ajudam as equipas a criar laços. Mas não seja demasiado duro consigo mesmo. Estamos todos ainda a adaptar-nos e há uma curva de aprendizagem. Basta ser recetivo às sugestões dos seus colegas de trabalho para melhorar o espaço!

 

Na falta das referidas sugestões, pode sempre recorrer a dados. Se o seu software de facility management recolher dados como taxas de ocupação, e se tiver uma boa ideia dos percursos de movimentação com base em sensores de mobilidade, pode utilizá-los para implementar mudanças. Tornar o espaço de trabalho mais atrativo e em sintonia com as necessidades do pessoal irá aumentar o tempo que estes passam no escritório e contribuir para uma forte cultura de trabalho.