Los lugares de trabajo híbrido representan un desafío para los Facility Managers. Al mismo tiempo, son una oportunidad para las empresas, ya que estas pueden ahorrar en espacio para oficinas, gas, electricidad y catering. Pero, en definitiva, ¿cuánto pueden llegar a ahorrar las empresas? ¿Cuál es el presupuesto para los espacios de trabajo híbrido? ¿Cuál es el impacto de los espacios de trabajo híbrido a largo plazo?

 

¿Cómo los espacios de trabajo híbrido alteran los presupuestos y los rendimientos de las empresas?

 

Un estudio de PWC en los Países Bajos llegó a la conclusión de que las empresas holandesas pueden ahorrar 3,9 millones de euros anualmente si los empleados trabajan un día a la semana desde casa. Además, una semana más corta en la oficina reduciría las emisiones de carbono asociadas al transporte por carretera en un 2 %.

 

También se señala la hipótesis de que los espacios de trabajo híbrido conducen a una mayor productividad. Durante el confinamiento, las personas trabajaron horas extras aprovechando el tiempo que normalmente utilizarían para realizar el trayecto de casa al trabajo. Pero trabajar una o dos horas extras al día es contraproducente, porque los días más largos perjudican la productividad. Lo que descubrimos, sin embargo, es que las personas son más productivas cuando trabajan desde casa.

 

Andy Wu, investigador de Harvard, señala que los viajes más largos de casa al trabajo tienen un impacto negativo en la innovación. Frecuentemente, los empleados con mejor rendimiento son menos creativos cuanto más largo es su trayecto (por cada 10 km, las empresas registran un 5 % menos de patentes). Así, los estudios anteriores demostraron que los desplazamientos de casa al trabajo afectan al bienestar físico y mental de los trabajadores. Aquellos que realizan desplazamientos más largos tienen niveles más altos de obesidad, colesterol, dolores de cuello y espalda, divorcios, depresión y muerte.

 

Otro estudio reveló que las personas pueden ser hasta un 77 % más productivas si trabajan de forma remota algunas veces al mes. De cualquier forma, otros estudios sugieren que podemos encontrar varios obstáculos en el trabajo remoto. Las personas que trabajan desde camas o sofás son un 20 % menos productivas que las que utilizan sillas ergonómicas. Por tanto, las empresas pueden ofrecer mobiliario ergonómico, auriculares y otros equipos a quienes trabajan de forma remota.

 

De todas formas, las estadísticas sugieren que los espacios de trabajo híbrido son la mejor opción a la hora de reducir costes. En Londres, las empresas con oficinas físicas gastan, de media, 590 € por empleado al mes. En Nueva York, gastan 600 €. Esto incluye el alquiler de espacios para oficinas, escritorios, aparcamiento, comida gratuita y facility management. Estos gastos descienden a 204 € al mes si los empleados solo trabajan 2 días en la oficina, a lo que se suman 102 € en «regalías» para mejorar el «home office».

 

Es más, las empresas deben de tener en cuenta que ir al trabajo ahora es más caro que nunca. Con la inflación actual, tanto los transportes como la gasolina han alcanzado los precios más elevados de la historia. Por ello, algunas empresas en Estados Unidos y el Reino Unido han decidido dar subsidios a los empleados para que hagan frente a los costes crecientes del desplazamiento a la oficina. Si esto se convierte en la norma, las empresas pueden aumentar el ahorro con modelos de trabajo a distancia e híbrido.

 

Además del ahorro directo de costes, el estudio de PWC sugiere también que el trabajo híbrido puede impactar en la rotación y el absentismo. Es ampliamente aceptado que la flexibilidad disminuye la rotación y la probabilidad de que los empleados falten porque están enfermos. Vale la pena señalar que algunos autores sugieren que las personas que trabajan desde casa se sienten en la obligación de trabajar incluso cuando están enfermos. Es verdad que esto perjudica a su bienestar, pero no nos desviemos del tema.

 

Hasta ahora, todos los estudios llegan a la misma conclusión: trabajar desde casa aumenta la productividad y conduce a estilos de vida más saludables. Los beneficios se extienden hasta los gastos públicos, porque operar el transporte público sería más barato.  Habría menos atascos, accidentes, mantenimiento de carreteras, etc. ¡Y es la mejor opción para el medio ambiente! Si esto es así, ¿por qué no trabajamos todos desde casa?

 

Los problemas con los espacios de trabajo remoto e híbrido (y lo que la gestión del espacio de trabajo puede hacer para solucionarlos)

 

Aunque los beneficios para los empleados son innegables, para las empresas son más sutiles. En definitiva, cuando se trata de la gestión del espacio de trabajo, los costes no son lo único que importa.

 

Sí, las personas se sienten más productivas cuando trabajan desde casa, pero especialmente cuando están trabajando solas. A largo plazo, el trabajo remoto puede dificultar la colaboración, el intercambio de conocimiento y la innovación, ya que todo ello depende en gran medida de la proximidad. Un artículo sobre los empleados de Microsoft señaló que la colaboración entre pares era más «estática y aislada», lo que hacía que fuera más difícil intercambiar y adquirir nueva información.

 

Además, los gestores de los espacios de trabajo pueden tener la dificultad de conseguir mantener una cultura empresarial fuerte sin un espacio de trabajo compartido. Algunas personas pueden sentirse desinteresadas, lo que las hace menos leales y más propensas a renunciar. En este caso, deja de tener sentido la teoría de menor rotación. Así, uno de los desafíos de la gestión híbrida del espacio de trabajo es encontrar el equilibrio correcto. Las empresas deben proporcionar tecnología e infraestructuras que permitan una cooperación estrecha que favorezca el intercambio de información, incluso en un ambiente híbrido.

 

El papel de los FM y de los gestores de espacios de trabajo en los espacios de trabajo híbrido

 

Los Facility Managers y los gestores de espacios de trabajo deben garantizar que el espacio de trabajo está listo para reuniones híbridas. Además, los empleados necesitan que el lugar de trabajo satisfaga sus necesidades. Las estadísticas varían (aconsejamos que realices una encuesta en tu empresa), pero los datos de WeWork sugieren que más del 50 % de los trabajadores quieren trabajar en la oficina 3 días por semana o menos. Cuando van a la oficina, pretenden pasar como máximo 5 horas allí.

 

Esto significa que, de media, solo el 60 % de los escritorios están ocupados. Como gestor del espacio de trabajo, es posible eliminar los escritorios extras y reducir el espacio. La optimización del uso del espacio disminuye el gasto en alquileres, servicios públicos, material de oficina y mobiliario. Además existen gastos de base, tales como el sistema de climatización, la higienización, la iluminación, el wifi y el mantenimiento básico para mantener los espacios adecuados.

 

Estos gastos de base tendrán que estar siempre incluidos en tu presupuesto de facility management. El resto puede utilizarse para ofrecer regalías a los empleados que les permitan trabajar mejor desde casa. Ahora viene el reto principal. Cuando gestionas «escritorios compartidos» (¡como si se tratase del juego de las sillas!), debes evitar el overbooking y la masificación. Una solución obvia es utilizar un software de reservas, pero debes integrarlo con otros sistemas para garantizar que los espacios están limpios y preparados para ser utilizados.

 

Como gestor de espacios de trabajo híbrido, puedes también considerar la posibilidad de agregar espacios sociales, donde los empleados pueden socializar cuando llegan al trabajo o en eventos de la empresa. De lo contrario, perderás las interacciones informales que ayudan a los equipos a crear lazos. Pero no seas demasiado duro contigo mismo. Todavía estamos todos en fase de adaptación y hay una curva de aprendizaje. ¡Solo tienes que ser receptivo con las sugerencias de tus compañeros de trabajo para mejorar el espacio!

 

En caso de que te falten estas sugerencias, puedes recurrir a datos. Si tu software de facility management recoge datos como tasas de ocupación, y si conoces las rutas de desplazamiento a través de sensores de movilidad, puedes utilizar toda esta información para implementar cambios. Hacer el espacio de trabajo más atractivo y en sintonía con las necesidades del personal aumenta el tiempo que estos pasan en la oficina y contribuye a crear una cultura de trabajo fuerte.