Hoje é o dia. 

 
Enquanto você dormia, uma crise afetou as suas instalações e, consequentemente, as pessoas que passam diariamente por aquelas portas: os seus técnicos de manutenção, clientes, fornecedores ou as equipes das muitas empresas que trabalham no mesmo prédio.

 

Embora uma “crise” possa ser muitas coisas e ter diferentes níveis de gravidade, é provável que afete o funcionamento normal das infraestruturas que você gerencia. Pode variar desde uma inundação numa região com padrões meteorológicos um pouco mais variável, até o encerramento de acessos devido a algum problema local. E, claro, uma pandemia viral como a que lidamos atualmente. Enquanto gestor de facilities, independentemente do tipo de crise, você terá de estar preparado.

 

Mesmo que possa fechar as suas instalações e limitar o número de pessoas presentes todos os dias, o que resultaria em muito menos pedidos de manutenção, a verdade é que algumas intervenções continuariam a ser necessárias. Os seus protocolos básicos regulares de segurança, saúde e prevenção de incêndio, por exemplo, não podem ser simplesmente suspensos. Nem mesmo suas rotinas de manutenção preventiva.

 

As crises também demandam uma gestão de custos eficiente e tomada de decisões estratégica. Por isso, reunimos algumas normas que podem ser úteis para lidar com este tipo de problema.

 

Adapte os seus canais de comunicação. 

 

Como regra geral, a forma como reagirá a emergências estará diretamente relacionada com o jeito como você vai se comunicar com a sua equipe e com outras pessoas. Será necessário se reunir com seu time, coordenar um plano de ação e responder a pedidos urgentes de manutenção nos seus edifícios. Alguns deles podem ser uma causa direta da crise, outros não. Sem uma comunicação eficiente, seus clientes podem ser afetados de forma negativa.

 

Lembre-se que, diferentes tipos de crises implicam limitações específicas na forma como você se comunica. Dessa forma, esteja  preparado para todas elas.

 

Portanto, é essencial estabelecer um centro de comando que possa servir como ponto focal para a sua equipe, os seus clientes e, se necessário, o governo (ou qualquer agência externa envolvida na crise). Este centro de comando não tem de ser um lugar físico, mas sim uma referência à qual todos possam recorrer quando procuram encontrar respostas.

 

A comunicação será fundamental, tanto externa quanto internamente Por isso, designe um porta-voz (ou vários) para informar o público sobre decisões importantes. Sua equipe também pode contribuir para aumentar a eficácia e transmitir mensagens necessárias. Os canais de comunicação usados podem variar. Use desde redes sociais, conferências de imprensa e, até mesmo, o WhatsApp. Não se esqueça dos canais tradicionais, como o telefone. 

 

Entendendo claramente a importância da comunicação, estabeleça estratégicas eficientes e coloque em prática. Esse pode ser um grande passo para manter todos bem informados.

 

Antes da situação, é fundamental que sua equipe já esteja preparada e todos conheçam as principais formas de comunicação e quais delas devem ser priorizadas em cada tipo de crise. Tenha clareza, também, das possíveis alternativas. Isto poderá ser particularmente importante para encontrar formas de comunicação ou, como no caso do COVID-19, por exemplo, definir quão bem a equipe consegue se comunicar remotamente. Ter a capacidade de se reorganizar rapidamente permitirá que o seu pessoal volte às manutenções de emergência que podem aparecer durante esse período.

 

 

Tenha um dark site pronto para ficar online

 

Um dark site é um site invisível, que armazena informações de emergência relevantes e que já está pronto para entrar em funcionamento quando ocorrem crises. As informações no site podem variar. Nele, você pode incluir dados que vão desde a logística de trabalho dos seus colaboradores, questões de segurança nacional ou, mesmo, informações de saúde pública. Tudo vai depender da gravidade da crise em questão.

 

O site deve ser desenvolvido de forma minimalista e criado com informações e templates pré-definidos para que, no caso de uma crise, você possa preencher todos os detalhes relevantes do evento rapidamente. Ele deve ser usado caso o público ou sua equipe não consigam acessar o seu endereço habitual. Aqui, a eficácia é fundamental e ter este site pronto para entrar no ar permite manter todas as formas de comunicação operacionais e, com sorte, ajudar aqueles que dependem dos serviços oferecidos pela sua empresa.

 

Embora a expressão dark site não seja abordada numa conversa comum, este tipo de site já foi usado com sucesso no passado para informar o público sobre situações não muito diferentes da que enfrentamos atualmente com a pandemia do Coronavírus.

 

Em abril de 2019, durante a pandemia de H1N1 (popularmente conhecida como gripe suína), o site do Departamento de Saúde Pública do Condado de Santa Clara (SCCPHD), nos EUA, enfrentou um número crescente de visitas para procura de informação. Isso, consequentemente, provocou um colapso do site, deixando milhares de pessoas sem acesso às comunicações oficiais de saúde pública. Em poucas horas, e em coordenação com uma equipe da Universidade de Stanford, todo o tráfego foi redirecionado para o dark site da SCCPHD e a comunicação foi restaurada (incluindo o portal principal do condado, que também teve uma pane) para que o público pudesse manter-se informado sobre o que fazer em relação à pandemia.

 

Esteja preparado, mesmo que não saiba o que está para vir.

 

Embora a maneira mais eficaz de avaliar os seus planos de emergência seja durante a própria crise, testá-los quando não existe nenhuma situação acontecendo é o melhor cenário possível. Isto, no entanto, não significa necessariamente que você não possa planejar, testar e coordenar a sua equipe com antecedência para que todos estejam prontos quando (ou se — vamos nos manter positivos!) esse dia chegar.

A melhor forma ter um plano de sucesso é criando crises simuladas.

Uma crise simulada pode ser realizada a qualquer momento. Nela, você deve replicar situações que aconteceriam em caso de crises reais, acidentes, interferências de comunicação, ou qualquer outro problema. Com envolvimento obrigatório de toda a sua equipe, compartilhe orientações operacionais básicas para que todos os colaboradores saibam o que fazer perante diferentes tipos de emergência.

 

De preferência, uma crise simulada incluiria considerações como uma definição clara da cadeia de comando, quais formas de comunicação devem ser usadas em cada tipo de crise e quem tem acesso a itens como senhas, chaves, códigos de entrada, etc. Estas situações podem ser facilmente adaptadas ao seu tipo de operação ou equipe, entre muitos outros fatores.

 

Os resultados também devem ser avaliados para que você tenha uma imagem clara da postura, tempo de reação, capacidade na tomada de decisões e de liderança de cada membro da sua equipe. Avaliar o seu sucesso geral vai ditar quão bem seu time sairá numa emergência real.

 

Gestão de custos, tempo e recursos.

 

Independentemente do tipo de crise, da qualidade de planejamento e dos recursos disponíveis, é provável que a situação seja desafiadora. 

É importante ter em mente que não importa quão desafiante seja a circunstância, qualquer crise tem um fim e é preciso ter as suas instalações em pleno funcionamento quando chegar o momento de reabrir as portas.

 

Com isso em mente, uma vez que as questões prioritárias — tais como garantir a segurança de todos ou avaliar a integridade estrutural dos seus edifícios — estão resolvidas, você terá que pensar ainda em algumas das suas rotinas diárias. Rotinas de manutenção preventiva e corretiva, manutenção de ar-condicionado, abastecimento de água, ou segurança contra incêndios são apenas alguns itens a rever no checklist

 

A informação também ajuda nestas situações. Compreenda exatamente quais são as necessidades do seu edifício para canalizar a sua equipe, o seu tempo ou o seu dinheiro, para assuntos mais urgentes ou, mesmo, para ajudar as equipes e edifícios próximos.

 

A Infraspeak na crise atual do COVID-19

 

Por conta do impacto da pandemia do Coronavírus e considerando que nem todas as instalações podem suspender suas atividades, criamos um conjunto de rotinas de trabalho. Este documento foi feito com base nas medidas tomadas por vários clientes da Infraspeak, que constituem um plano de contingência para o ajudar a lidar com a situação atual.

 

O plano considera tanto rotinas individuais para cada funcionário como uma avaliação do seu espaço de trabalho e das pessoas que nele trabalham.

 

Faça download do template do nosso plano de contingência aqui.

 

Se tem alguma dúvida, opinião ou experiência para compartilhar sobre a gestão de facilities em tempos de crise, estamos aqui para te ouvir! Participe em qualquer um dos nossos webinars ou visite a Infraspeak nas redes sociais e deixe o seu comentário.