O “Resort das Experiências” está localizado em Oliva, ao sul da província de Valência. Conta com hotel, 130 apartamentos e villas, spa e fitness center, campo de golfe, entre outras instalações esportivas e de bem-estar.
Em 2021, a direção escolheu a Infraspeak como primeira solução de gestão de manutenção, conectando-a a mais de 4000 ativos.
Os problemas prévios
Antes de utilizar a Infraspeak, a Oliva Nova organizava as suas operações de manutenção corretiva com base em um sistema antigo, com um nível mínimo de detalhe que apenas permitia compartilhar o número do quarto e uma breve descrição do problema. Além disso, o acesso a este sistema era muito limitado, já que apenas a equipe de recepção tinha acesso a ele.
A equipe acabava utilizando outros meios para informar o departamento de manutenção: telefone, Whatsapp, SMS, e-mail ou mesmo conversas nos corredores. Por tudo isto, as informações eram separadas e desarticuladas.
Havia problemas sérios de coordenação entre a equipe e, por outro lado, o gestor de manutenção tinha muita dificuldade em avaliar a urgência das tarefas e as suas exigências. Isto gerava perdas de informações e tempos de resposta longe dos ideais.
A procura de uma solução: por que a Infraspeak?
Segundo Luis Borho, Diretor Geral do Resort, depois de avaliarem diferentes soluções, a Infraspeak pareceu a mais ágil, com uma interface simples e de fácil utilização.
“É importante lembrar que a equipe de manutenção, em geral, não está tão familiarizada com apps tecnológicos como outros departamentos que as utilizam no dia a dia”.
Outras razões destacadas foram o fato de ser um app multi-dispositivo, o que permite integrar com outros sistemas e criar um “dashboard” global de manutenção, reunindo dados de diferentes soluções.
Um antes e um depois
“A Infraspeak representou um grande passo qualitativo. Passamos da idade da pedra para o século XXI, e a Infraspeak foi fundamental para isso”.
Agora, todos os danos são reportados através da Infraspeak, de forma rápida, fácil e eficiente. O gestor de manutenção tem uma visão geral de todos os danos e os coordena de forma única e com todos os detalhes necessários, o que permite avaliar a urgência das tarefas.
A grande vantagem da Infraspeak em nível da direção e gestão — Visibilidade
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- Sobre os danos: permite conhecer o nível e o volume dos danos que estão sendo reportados e dos que estão sendo resolvidos.
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- Sobre as instalações: permite saber se a condição está melhorando ou se deteriorando e analisar se é necessário investir em vez de reparar.
- Sobre a equipe: percepção exata da quantidade de trabalho desenvolvido pela equipe. Antes, a decisão de contratar mais pessoal era subjetiva, baseada num feeling. Agora é algo concreto e pode ser calculado a partir de dados.
O processo de implementação
De acordo com Javier Seguí, Chefe dos Serviços Técnicos, o processo de implementação da Infraspeak decorreu com fluidez, embora a mudança envolvesse sempre alguma vertigem inicial. “No início foi complicado porque não tínhamos nenhum software de gestão como o da Infraspeak e era tudo novo. Depois, tudo ficou mais simples graças à equipe de Customer Success”.
Em primeiro lugar, houve um contato para delinear os principais objetivos. Depois, foram realizadas reuniões com a equipe de Customer Success onde se explicou exatamente como funciona a plataforma e o valor de cada uma das suas funcionalidades para as diferentes áreas de operação.
O terceiro passo foi a recolha de dados das instalações e o seu upload para o sistema para registro dos ativos. Depois veio o processo de formação dos usuários.
“A equipe estava um pouco relutante, é muito difícil mudar os hábitos de trabalho. Mas, após alguns dias, estavam totalmente integrados. Hoje em dia têm o controle de todo o trabalho e tudo se reflete no sistema”.
E, finalmente, o início!
Javier destaca o “controle dos danos e das tarefas preventivas”. Ao ficar registrado, é possível ver se um problema é repetido e procurar uma solução. A melhoria é o controle dos trabalhos, porque a quantidade continua a ser a mesma ou é ainda maior, uma vez que, agora, todos os danos ficam registradas na plataforma da Infraspeak.
