El “Resort de las Experiencias” se sitúa en la localidad de Oliva, en el sur de la provincia de Valencia. Cuenta con hotel, 130 apartamentos y villas, spa & fitness center, campo de golf entre otros espacios de deporte y bienestar.
En 2021, la dirección eligió Infraspeak como su primera solución para la gestión del mantenimiento, vinculando al software más de 4000 activos.
Los problemas previos
Antes de usar Infraspeak, Oliva Nova organizaba sus operaciones de mantenimiento correctivo a base de un sistema antiguo, con un nivel de detalle mínimo que apenas permitía compartir el número de la habitación y una breve descripción sobre la incidencia.
Además, el acceso a este sistema era muy limitado, por lo que únicamente el equipo de recepción tenía acceso.
Al final, el equipo usaba otros medios para reportar al departamento de mantenimiento: teléfono, whatsapp, SMS, email o, incluso, lo hacía por los pasillos. Por todo ello, la información estaba separada e inconexa.
Había serios problemas de coordinación entre el equipo y, por otro lado, el jefe de mantenimiento tenía mucha dificultad a la hora de valorar la urgencia de las tareas y sus requisitos. Esto generaba pérdidas de información y los tiempos de respuesta no eran los ideales.
La búsqueda de una solución. ¿Por qué Infraspeak?
Según Luís Borho, director del ‘resort’, después de valorar diferentes soluciones, Infraspeak pareció ser la más ágil, con una interfaz amigable y sencilla.
“Hay que pensar que el equipo de mantenimiento en general no está tan familiarizado con aplicaciones informáticas como en otros departamentos que sí que las usan a diario.”
Otras razones destacadas fueron el hecho de que la app sea multidispositivo, el que permita integrar con otros sistemas y crear un “dashboard” global de mantenimiento reuniendo datos de distintas soluciones.
Un antes y un después
“Infraspeak fue un gran paso cualitativo. Hemos pasado de la edad de piedra al siglo XXI e Infraspeak ha sido fundamental para ello.”
Ahora, todas las incidencias se reportan a través de Infraspeak, de forma rápida, fácil y eficiente. El jefe de mantenimiento tiene una visión sobre todas las incidencias y las coordina de forma única y con todo el detalle que necesita, lo que le permite valorar la urgencia de las tareas.
La gran ventaja de Infraspeak a nivel de dirección y gerencia — Visibilidad
- Sobre las incidencias: permite conocer el nivel y el volumen de las incidencias que se reportan y de las que se van resolviendo.
- Sobre las instalaciones: permite saber si su estado mejora o se deteriora y analizar si es necesario afrontar inversiones en lugar de reparaciones.
- Sobre el equipo: percepción exacta sobre la cantidad de trabajo desarrollado por el equipo. Antes, la decisión de contratar más personal era subjetiva, basada en un feeling. Ahora es algo concreto y se puede calcular a partir de datos.
El proceso de implementación
Según Javier Seguí, Jefe de Servicios Técnicos, el proceso de implementación de Infraspeak fue bastante fluido, aunque el cambio siempre supone algún vértigo inicial. “Al principio fue complicado ya que no disponíamos de ningún programa de gestión como Infraspeak y era todo nuevo. Luego todo se simplificó mucho gracias al equipo de Customer Success”.
En primer lugar, hubo una toma de contacto para delinear los principales objetivos. Se siguieron las reuniones con el equipo de Customer Success en las que se explicó exactamente cómo funciona la plataforma y el valor de cada una de sus funcionalidades para las diferentes áreas de la operación.
El tercer paso, fue la toma de datos de las instalaciones y el volcado al sistema para dar de alta a los activos. Luego, llegó el proceso de formación de los usuarios.
“El equipo estaba un poco reticente, cuesta mucho cambiar hábitos de trabajo. Pero al cabo de unos días estaban totalmente integrados. A día de hoy, llevan el control de todos los trabajos y queda todo reflejado en el sistema”
Y por fin, ¡La puesta en marcha!
