Este artigo não visa entrar no mérito da aplicabilidade, viabilidade e usabilidade da ISO 55001, mas sim nas questões que envolvem a auditoria na manutenção.

Mas cá para nós, qual é a organização que prescinde de ter bem estruturada a sua Gestão de Ativos? 

Acho que todo mundo sabe ou deveria saber que não importa qual seja o tipo de organização em questão. Pública ou privada, havendo utilização intensiva de ativos, um bom sistema de gerenciamento dos ativos pode trazer muitos benefícios e também evitar um monte de problemas.

E a Norma ISO 55001 nos oferece um excelente roteiro para o melhor uso e o incremento do valor dos tais ativos.

Se é um bom roteiro, vejamos o que ela diz sobre auditorias.

Está escrito na NBR ISO 555002:2014: Gestão de Ativos – Sistemas de Gestão – Diretrizes para aplicação da ABNT NBR ISO 55001 que é recomendável “que a organização execute auditorias internas a intervalos planejados para assegurar que o sistema de gestão de ativos esteja em conformidade com seus próprios requisitos (e com os requisitos da ABNT NBR 55001)”. 

Quem quiser pode conferir essa recomendação lá no Capítulo 9 – Avaliação do desempenho –, no item 9.2 que se dedica ao tema Auditoria interna, naquela mesma norma.

Então, mesmo que sua empresa não tenha em seu radar a mínima intenção de obter uma certificação nessa norma internacional, vale a recomendação de que, de tempos em tempos, a Manutenção seja auditada para ver se os requisitos principais da sua Gestão de Ativos estão nos conformes.

Auditoria na manutenção: porquê e para que?

Para quem já passou por auditorias, dessas comuns em empresas certificadas na ISO 9001 e outras, a definição é bem conhecida:

Auditoria é um exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, que tem o objetivo de fazer parte e averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia, se estão adequadas e se há necessidade de melhorias.

É mais ou menos o confere periódico para saber se você faz conforme disse (declarou) que faz.

Ainda no ítem 9.2.1, da norma sobre Gestão de Ativos, está bem frisado que “é aconselhável conduzir auditorias internas do sistema de gestão de ativos, particularmente em relação aos ativos críticos e aos sistemas de ativos, para assegurar que o sistema de gestão de ativos esteja alcançando seus objetivos e seus planos e identificando oportunidades de melhorias.”

No caso da Manutenção a auditoria é uma ação que desce ao exame analítico e pericial que demonstre – ou não – o desempenho das operações e serviços de itens os mais estratégicos possíveis tais como: 

  • organização geral;
  • comunicação; 
  • gestão de contratos e serviços de terceiros; 
  • gestão de materiais; 
  • relacionamento com fornecedores; 
  • gestão de pessoal; 
  • relações públicas; 
  • serviços aos clientes; 
  • gestão de riscos; 
  • controle da informação; 
  • base de dados; 
  • documentação; 
  • saúde; 
  • segurança e meio ambiente; 
  • aspectos jurídicos; 
  • gestão financeira.

E outros fatores. 

Tudo, absolutamente tudo, voltado a verificar se há o alinhamento de políticas, de governança e processos de gestão de ativos que ajudam a empresa ir ao encontro dos seus objetivos estratégicos.

Sempre lembrando que, como cada empresa/organização tem seu particular sistema de gestão, operação e finalidade, não existe regra fixa e ou geral para requisitos financeiros, contabilísticos ou técnicos a ser obedecido.

Auditar? Motivos concretos

Não importa de qual tipo de organização estejamos falando, além dos resultados técnicos e financeiros, há sempre que se pensar além do mês ou ano em curso. Para que haja perenidade dos negócios ou das atividades da entidade, sempre estamos buscando atingir ou exceder de forma consistente as expectativas de desempenho e de responsabilidade social das partes interessadas. 

Uma boa auditoria, bem planejada e executada, pode impulsionar a eficácia e a eficiência da gestão de ativos além de trazer mais transparência e confiança ao relacionamento com as chamadas “partes interessadas” como órgãos reguladores, clientes internos e externos, seguradoras, comunidade e acionistas.

Podemos destacar algumas contribuições onde uma auditoria na manutenção pode nos favorecer: 

Gestão de Custos
Evidenciar onde o sistema de gestão de ativos ajuda (ou não) no retorno dos investimentos e na redução de despesas, sem prejudicar o desempenho organizacional a curto e a longo prazo. 

Gestão de Riscos
Com a revisão contínua de processos, de procedimentos e do desempenho das equipes é possível tomar melhores decisões, evitando repetição de problemas, aprendendo com a rotina e medição dos avanços na prevenção a perdas e desastres. 

Gestão da Performance
O crescimento e melhoria dos negócios é garantido pelo bom hábito de sistematizar a implementação de planos formais, transversais, priorizados e coordenados, com comunicação e compreensão das respetivas metas e compromissos em toda a organização.

Gestão de Pessoal
Pessoal qualificado, motivado e bem organizado, com baixa rotatividade e ou alta produtividade pode ser avaliado e melhor aproveitado.

Apoio à Decisão
Informação estruturada e auditada permite melhor tomada de decisão, com o rigor objetivo e adequado ao alinhamento com os objetivos estratégicos da organização, dando mais confiança de que a gestão de ativos está em linha com os outros sistemas de gestão.

Quando a Manutenção está pronta para ser auditada? 

Meio óbvio dizer que se a Gestão de Ativos da organização não foi pensada, planejada, implementada e verificada, no mais puro giro de um ciclo PDCA – Plan, Do, Control, Act –, não há o que auditar. 

O ciclo PDCA da Gestão de Ativos começa numa A&D – Análise e Diagnóstico, que já comentamos aqui neste Blog, e se completa na auditoria, dando início (subsídios) ao novo giro do ciclo.

Se a Gestão de Ativos está minimamente estruturada, com objetivos e metas sendo divulgados e perseguidos por todos, com os procedimentos escritos e sendo usados, os fluxos descritos e sendo respeitados, as equipes engajadas e o trabalho sendo medido, chegamos na fase de dar um “up” na melhoria contínua. É hora de aplicar uma auditoria. 

Muito se pode melhorar aos se dar uma certificada nos procedimentos, no respeito às normas, na qualificação dos funcionários, nos controles e tendências dos indicadores, na qualidade e custos dos serviços.

A auditoria na Manutenção tem diversos benefícios e muitos beneficiados. É tema amplo e importante. 

Vamos voltar ao assunto em breve e ver detalhes de como fazer uma boa auditoria, pois a Gestão de Ativos, faz tempo, não cuida só de eliminação das falhas nas máquinas, pois como área estratégica, tem peso alto no resultado final da organização em que se insere.

Soluções e práticas inteligentes para auditorias qualificadas e eficazes são o pontapé inicial para um desenvolvimento sustentável.