¿Te parece que los procesos de gestión de tu negocio son tan sencillos como podrían ser?
No es una pregunta fácil, pero permítenos desarrollarlo.
Vivimos en una época sin espacio o tiempo para cometer errores. Las empresas tienen que prestar un servicio siempre impecable para mantener la lealtad de los clientes. No hay espacio para retrasos o impases innecesarios. El equipamiento tiene que ser fiable, los espacios seguros y es muy importante que exista un flujo de información constante entre clientes, prestadores de servicios, gestores y técnicos.
Esto trae múltiples desafíos. Pero, pensándolo bien, superarlos depende de un punto en común: centralizar la información en una única “source of truth”. Almacenar datos de activos, planificar, programar, formar equipos, monitorizar existencias, gestionar presupuestos, preparar facturas… ¿Cómo podemos unir todas estas piezas?
Cuando las cosas se hacen más grandes que lo que soporta el cerebro humano, un Excel o incluso una CMMS, recuerda que vivimos en la era de la inteligencia y de la conectividad.
Entonces, ¿por qué motivo el mantenimiento o gestión de activos debe estar separado de tu operación?
Los beneficios de tener el ERP y el software de gestión de mantenimiento sincronizados
ERP es el acrónimo del término en inglés Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Es un software que conecta las bases de datos de todos los departamentos de una empresa: producción, ventas, financiero, inventario, recursos humanos y demás. Te ayuda a gestionar las operaciones diarias de tu negocio de forma eficiente y, por ello, se considera el cerebro de la empresa.
Ahora imagínate que siempre que se concluye una orden de trabajo o trabajo planificado en tu software de gestión de mantenimiento, se genera de forma automática una factura en tu ERP. Y piensa además que tienes la posibilidad de monitorizar existencias, en tiempo real, en los dos sistemas. Esto te ahorraría un tiempo y un esfuerzo bastante considerables. ¿A qué sí? Bueno, esta es una de las ventajas que una plataforma de gestión de mantenimiento integrada e integrable, como Infraspeak, ofrece.
En un mundo en el que los prestadores de servicios de mantenimiento y los gestores de instalaciones lidian con infraestructuras cada vez más sofisticadas, normativas más rigurosas, avances tecnológicos y clientes exigentes, las operaciones integradas dejan de ser apenas una tendencia. Son algo que supone realmente un cambio.
Todos los puntos deben de estar conectados a un núcleo central, capaz de actuar como fuente de información creíble para toda la empresa y así maximizar recursos. Esto es esencial para que los negocios se vuelvan más ágiles y competitivos.
Cuándo el sistema de gestión de mantenimiento no comunica con el ERP, no se está compartiendo información común esencial en tiempo real, lo que conlleva al arrastre de los tiempos de respuesta a órdenes de trabajo o pedidos.
Piensa en el tiempo que ahorrarías entre el término de un servicio y su pago, si contaras con las dos partes de la operación conectadas y simplificas. O recuerda los trabajos que hubo que posponer apenas porque las existencias no estaban actualizadas y, al final, no tenías el material necesario.
Al integrar la plataforma de gestión de mantenimiento con el software de ERP, la información colectada a diario, en el ámbito de tus operaciones, fluye sin inconvenientes, conectando el mantenimiento a los objetivos globales de la empresa.
Infraspeak y SAP
En Infraspeak, estamos trabajando en un conjunto de integraciones con software externo para apoyar a los gestores de mantenimiento y de instalaciones en su camino hacia una operación más estratégica e integrada.
Los clientes Infraspeak pueden conectar su plataforma a cientos de soluciones reconocidas, desde Sistemas de Gestión de Propiedad (PMS) a CRMs, plataformas de análisis y building intelligence, herramientas de comunicación, etc. Además, de ahora en adelante, también se podrá integrar con SAP.
La integración de Infraspeak con SAP permite optimizar la gestión de tu negocio, al sincronizar de forma automática existencias, clientes y servicios proporcionados. Además, se hace posible comprar y vender materiales y servicios a través de Infraspeak y emitir facturas en SAP. ¡Sencillo y rápido!
¿Cuáles son las ventajas de integrar Infraspeak con SAP?
Existen muchas ventajas en integrar un software de mantenimiento y ERPs. Por ejemplo:
- Eliminar registros duplicados, gracias a la sincronización automática de existencias, clientes y servicios prestados.
- Ahorrar tiempo con la creación automática de facturas y con la optimización de la gestión del inventario.
- Disminuir la posibilidad de error humano.
- Aumentar la productividad.
- Simplificar el análisis y la elaboración de informes.
- Acelerar el proceso de toma de decisión.
Entonces, ¿por qué SAP en concreto?
SAP es una sigla que viene del nombre original alemán Systemanalysis Programmentwicklung, que, en castellano, significa Desarrollo de Programas para Análisis de Sistema.
SAP es uno de los líderes mundiales de desarrollo de software de ERP y transforma negocios en empresas inteligentes al integrar datos, procesos y departamentos.
La integración de Infraspeak con SAP llevará tu negocio a un mundo de datos, automación e inteligencia, dándote la oportunidad de comprar y vender servicios y materiales, emitir facturas y sincronizar existencias y clientes de forma automática.
Gestión simplificada del inventario
Cuando encargas y recibes piezas de reposición a través de SAP, la información se actualiza de forma automática en la plataforma Infraspeak.
Pero, lo contrario también ocurre. Es decir, siempre que un material entra por Infraspeak, la información fluye hacia SAP. Además, en Infraspeak, los gestores logran mantener un registro actualizado de las existencias disponibles en su almacén, dado que la aplicación Existencias de la plataforma está sincronizada con su uso en órdenes de trabajo o trabajos preventivos planificados.
Los técnicos y gestores ya no necesitan registrar los datos de existencias en dos sistemas por separado, dejando así de haber motivos para dudar de su exactitud.
Podrán chequear con facilidad la disponibilidad de determinada pieza en la aplicación Existencias de Infraspeak y confiar al 100% que la información de inventario esté correcta y sincronizada en los dos sistemas.
Procesos de compra y venta rápidos
Los gestores de instalaciones y de mantenimiento necesitan, con frecuencia, encargar materiales y/o servicios, ya sea al departamento de provisiones o a proveedores externos.
Sin embargo, este proceso se puede revelar largo y lento, involucrando a muchos departamentos y requiriendo numerosas aprobaciones.
Con la integración de Infraspeak y SAP, tus técnicos ya podrán crear un pedido de material en nuestra plataforma y contar con ella para generar y enviar un pedido de compra en el ERP, notificando a todos los involucrados y acelerando el proceso.
Además, la plataforma inteligente de gestión de mantenimiento Infraspeak cuenta con aplicaciones nativas para gestionar ventas, enviar pedidos de presupuestos y cruzar esos datos con existencias y costes. La información fluirá a SAP, llegando al departamento financiero sin duplicar registros, automatizando su proceso de facturación y reduciendo el tiempo para recibir los pagos.
Más eficiencia operativa
La integración de Infraspeak con SAP vuelve la gestión de tu negocio más sincronizada y conectada.
Al sincronizar proveedores y clientes, te permite gestionar todos los procesos en Infraspeak. Eso conlleva a un intercambio de datos en tiempo real, flujos de trabajo automatizados y mejor comunicación entre departamentos.
Haciendo clic un par de veces, los gestores logran estar en todas las frentes a la vez y tener visibilidad total sobre sus operaciones,mientras que los técnicos pueden acceder a toda la información que necesitan para hacer su trabajo. Y es justo así, ¡sencillo y eficiente!
¿Cómo activar esta integración?
Hasta hace poco, integrar software de mantenimiento y de ERP era un proceso difícil pero, afortunadamente, la tecnología lo cambió todo. Los protocolos de intercambio de datos estandarizados y la computación en nube hicieron posible que este tipo de integración se concluya en, literalmente, 5 minutos y con los dos sistemas siempre actualizados.
Sin embargo, integrar el sistema de gestión de mantenimiento con ERP requiere planificación. Por ello, si eres un cliente Infraspeak y te interesa esta integración, contacta a tu Customer Success Manager. Él/ ella te ayudará a identificar cuál es la información del ERP que hace falta para soportar tus operaciones de mantenimiento y cuales son los datos operacionales importantes para el ERP.
¿Sigues sin usar Infraspeak?
¿A qué esperas? Pide una demostración personalizada de nuestra plataforma inteligente de gestión de mantenimiento y descubre cómo puedes ofrecer mayor flexibilidad, conectividad e inteligencia a tu operación.