¿Sabías que los facility managers pasan una media de 60 horas al mes gestionando proveedores? O que el 48% de los retrasos en las órdenes de trabajo se deben a la falta de comunicación?
El adagio “ninguna operación es una isla” suena especialmente cierto. Los facility managers recurren a proveedores especializados para ejecutar los trabajos de mantenimiento correctivo y preventivo, convirtiendo la subcontratación en un elemento básico de sus operaciones cotidianas.
Garantizar la colaboración entre las partes interesadas internas y externas, automatizar los flujos de trabajo y obtener una visibilidad total de las operaciones y el rendimiento son retos fundamentales. Sin las herramientas adecuadas, se acumulan las ineficiencias, los errores de comunicación ralentizan la toma de decisiones y los datos valiosos se pierden en silos.
Resolver estos retos fue uno de los principales factores que impulsaron el lanzamiento de Infraspeak Network™ allá por enero de 2023, y desde entonces no hemos dejado de mejorarla.
Diseñada como una solución colaborativa de Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM), la Network conecta a clientes y proveedores en un único espacio de trabajo, reduciendo la carga administrativa, agilizando los flujos de trabajo y proporcionando información en tiempo real para mejorar la eficiencia y el rendimiento generales.
La Network simplifica y optimiza los pasos críticos de la gestión de las relaciones con los proveedores
1. Compromiso e incorporación de los proveedores
- Establece canales de comunicación claros con los proveedores;
- Reduce el tiempo de incorporación;
- Garantiza que los nuevos proveedores se ajustan a los protocolos de tus instalaciones;
- Minimiza los errores y los gastos administrativos;
- Y mejora la transparencia y la responsabilidad en las relaciones con los proveedores.
2. Integración del flujo de trabajo
- Incorpora las tareas de los proveedores a la coordinación operativa de tu facilities management;
- Permite el seguimiento y ajustes de rendimiento en tiempo real;
- Y automatiza procesos repetitivos, liberando valiosos recursos.
3. Análisis del rendimiento
- Proporciona información sobre el análisis de costes y la eficiencia operativa;
- Proporciona visibilidad del rendimiento de los proveedores en relación con los indicadores clave de rendimiento y los objetivos;
- E identifica oportunidades para la optimización de procesos.
Desde 2023, más de 280 clientes y 1000 proveedores ya se han conectado a través de Infraspeak Network™. El resultado son más de 100.000 órdenes de trabajo compartidas.
¿Por qué Infraspeak Network™ es mejor que otras soluciones SRM?
Diseñada específicamente para la industria del FM, se alinea con sus necesidades y desafíos únicos, ofreciendo funcionalidades y flujos de trabajo diseñados para mejorar la eficiencia operativa y la gestión de las relaciones con los proveedores en FM.
Las capacidades de Infraspeak Network™ permiten la comunicación con los proveedores en tiempo real para una resolución de problemas más rápida, mejorando la eficiencia y el cumplimiento. También impulsan la autonomía de proveedores y clientes, al tiempo que garantizan una ejecución precisa de las estrategias de mantenimiento a largo plazo. Por nombrar algunas:
- Los clientes pueden compartir órdenes de trabajo y trabajos planificados con los proveedores y tener visibilidad sobre la ejecución, las mediciones y otros datos relacionados con esas tareas.
- Los proveedores pueden crear y compartir órdenes de trabajo, y añadir fallos y averías encontrados in situ que no estaban incluidos en su lista de trabajo, lo que les permite comunicar problemas urgentes rápidamente y en tiempo real.
- Los proveedores pueden gestionar su calendario de trabajo y los clientes obtener visibilidad, reduciendo inútiles idas y venidas.
- Los clientes pueden compartir información sobre los activos con los proveedores, como la marca, el modelo, el número de serie y más. Al dar a los proveedores acceso a esta información, pueden tomar decisiones en tiempo real y mejorar los informes sobre activos. Además, esto reduce la necesidad de comunicación adicional.
- Hablando de comunicación, clientes y proveedores también pueden disfrutar de conversaciones centralizadas y compartir documentos a través de la Network mediante mensajes in-app, en Infraspeak Next™.
🔥Inteligencia y capacidades de automatización
Imagina cuánto tiempo podrías ahorrar si una orden de trabajo se compartiera automáticamente con un proveedor específico en función de condiciones predefinidas. ¿Y si pudieras automatizar las aprobaciones o recibir alertas de valores fuera de rango?
Mediante el uso de las capacidades inteligentes de Infraspeak Gear™ combinadas con Infraspeak Network™, puedes automatizar tus tareas rutinarias relacionadas con los proveedores, obtener información y permitir una toma de decisiones más inteligente, reduciendo así significativamente el esfuerzo manual y mejorando la eficacia operativa. Infraspeak Gear™ convierte tus datos en inteligencia procesable y oportunidades de mejora continua.
🔥Los datos están centralizados y son fácilmente accesibles
Los datos centralizados mejoran las perspectivas, la precisión, la elaboración de informes y el seguimiento del rendimiento. En lugar de depender de informes manuales, largos hilos de e-mails, conversaciones inconexas por SMS y llamadas telefónicas no registradas en las que la información puede olvidarse o perderse, toda la comunicación está centralizada y almacenada en la plataforma.
La recopilación avanzada de datos genera perspectivas completas sobre el rendimiento de los proveedores, métricas operativas y análisis de costes, lo que permite a los facility managers tomar decisiones informadas basadas en información precisa y actualizada.
🔥 Reglas de compartición configurables
Con el objetivo de ofrecer un mayor nivel de personalización, Infraspeak Network™ ha introducido la funcionalidad de Reglas para Compartir Activos. Esto permite a los clientes configurar de manera personalizada las reglas para compartir activos con sus proveedores, garantizando que solo tengan acceso a los equipos relevantes para sus intervenciones.
Imagina que deseas compartir todos tus equipos de climatización con un proveedor específico. Al definir las reglas, los equipos de ese tipo se compartirán automáticamente con el proveedor seleccionado.
Esta funcionalidad mejora la eficiencia operativa y proporciona a los proveedores visibilidad y control sobre los activos asignados.
🔥 Correspondencia de campos en las órdenes de trabajo
Además, clientes y proveedores pueden hacer coincidir los diferentes términos utilizados para definir áreas y tipos de órdenes de trabajo, evitando fallos en la comunicación. Los proveedores pueden mantener sus propios flujos de trabajo y terminología, al tiempo que se alinean con los requisitos del cliente, ya que esos términos se asociarán automáticamente con los del cliente. Esto también permite definir reglas para aplicar ese mapeo a futuras órdenes de trabajo y establecer el comportamiento de los asignados.
Por ejemplo, si eres un proveedor y recibes una orden de trabajo, puedes definir que el término «Área A – Tipo A» recibido siempre corresponda a tu «Área B – Tipo B».
🔥 Articulación simple con otro software existente
Una de las mayores ventajas de utilizar Infraspeak Network™ es el hecho de poder integrar tu sistema con varios tipos de software diferentes. Esto da flexibilidad y, sobre todo, añade niveles adicionales de sincronización a tus operaciones entre los distintos departamentos. Infraspeak admite integraciones con ERP, herramientas de facturación y herramientas de análisis de datos como Power BI, y muchas más.
Infraspeak Network™: historias de éxito
No podríamos escribir sobre el uso de Infraspeak Network™ sin hacer referencia a clientes y partidarios muy queridos.
Rohloff Group
El Rohloff Group es la franquicia maestra sudafricana de la marca KFC, responsable de cientos de restaurantes KFC en Western Cape, Gauteng y Free State.
Su sistema anterior simplemente no podía manejar todo el alcance de los activos implicados en la gestión de las operaciones de KFC; carecía de funciones avanzadas para la gestión de órdenes de trabajo, automatización de tareas, gestión de proveedores y presupuestos, integración de software y análisis de datos. Tras la transición a Infraspeak, el grupo notó mejoras inmediatas en la eficiencia y transparencia de sus operaciones de mantenimiento, en gran parte gracias a Infraspeak Network™.
Sólo en el primer año de uso de Infraspeak, el Grupo Rohloff gestionó con éxito 18.000 solicitudes de presupuestos y órdenes de trabajo de más de 60 proveedores. También fueron los primeros en adoptar la función de flujo de aprobaciones, que proporcionaba un control más detallado de las aprobaciones de presupuesto.
CAPS Group
CAPS Group necesitaba una solución digital sólida para gestionar su creciente red de mantenimiento y sus proveedores. Su uso improvisado de ERP SAP para el mantenimiento carecía de funciones esenciales, informes adecuados y datos en tiempo real, lo que limitaba la agilidad y la visibilidad operativas.
“Los proveedores que aceptaron la sugerencia han informado de una experiencia de usuario positiva y sin fricciones, y disfrutan compartiendo el lugar de trabajo”. (Lucy Curry, Gestora del Equipo de Mantenimiento). Alrededor del 50% de los proveedores lo han adoptado y también están trabajando duro para convencer a los restantes de que cambien. Paul Wilson, Director General, subraya que “ha sido una experiencia de incorporación positiva y sin estrés para la mayoría de los proveedores que utilizan la Network.”
La plataforma también reforzó una cultura centrada en las personas, respaldada por una formación continua y una atención al cliente eficaz. De cara al futuro, CAPS Group planea ampliar el uso de Infraspeak a nivel global e integrar análisis avanzados para una mejor toma de decisiones, junto con funciones de seguridad mejoradas.
Si ya utilizas Infraspeak para gestionar otros ámbitos de tus operaciones de FM, ¡es hora de utilizarlo también para gestionar proveedores! Y si todavía no utilizas Infraspeak… bueno… ya te hemos dado algunas buenas razones para empezar, ¿verdad?
