La mayoría de los facility managers necesitan contratar a varios proveedores: técnicos de mantenimiento, conserjes, guardias de seguridad, electricistas, empresas de climatización… y decenas de otros servicios necesarios en el día a día de la empresa. Por lo tanto, gestionar y monitorizar todos estos contratos con un software facility management es esencial para controlar los costes y evitar averías. Entonces, ¿cómo funciona la gestión del ciclo de vida de los contratos?

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?

La gestión del ciclo de vida de los contratos también se conoce por la sigla CLM (del inglés “contract lifecycle management”). La CLM se ocupa de la gestión de los contratos de Facility Management desde el momento en que se celebran hasta que vencen.

Una gestión eficaz y proactiva de todos los contratos puede suponer un ahorro para la empresa, así como una mayor eficiencia. Además, ayuda a garantizar el cumplimiento con un software gestión de cumplimiento y expone a la empresa a menos riesgos.

Para optimizar la gestión del ciclo de vida de los contratos y maximizar estos beneficios, es fundamental contar con herramientas tecnológicas como un software gestión de activos que permita centralizar toda la información contractual y automatizar procesos clave del CLM.

¿Cuál es el ciclo de vida de los contratos?

Se considera que el CLM tiene cinco fases diferentes, que se repiten una y otra vez:

  • 1º – Creación del contrato: define los objetivos y requisitos del contrato. Si contratas a proveedores con mucha frecuencia, puedes tener preparado un modelo en el que sólo tengas que añadir los servicios en cuestión.
  • 2º – Negociación: este es el momento de negociar las condiciones del contrato con los proveedores. Reúne a un equipo para revisar cada una de las propuestas y decidir qué concesiones estás dispuesto a hacer o no. 
  • 3º – Ejecución: adjudica el contrato a un proveedor. Cada parte tiene que firmar el contrato final (puede ser una firma digital). Las responsabilidades y los derechos de cada parte deben estar bien definidos.
  • 4º – Administración del contrato: seguimiento de las actividades, los plazos y el rendimiento del proveedor. En este punto, debes utilizar indicadores de rendimiento para controlar el cumplimiento del proveedor.
  • 5º –  Finalización o renovación del contrato: cuando se acerca el final del contrato, puedes dejarlo vencer o renovarlo. Programa una alerta de plazo para buscar un nuevo proveedor a tiempo o renegociar el contrato… y vuelve a empezar todo de nuevo.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión del ciclo de vida de los contratos?

Al igual que monitorizar el rendimiento de los técnicos, monitorizar el rendimiento de los proveedores es mucho más que «controlar» o «desconfiar» de alguien. Es absolutamente indispensable para:

  • Coordinar mejor todos los contratos y respectivos costes;
  • Seguir mejor los plazos de todos los contratos;
  • Mejorar el cumplimiento y garantizar las obligaciones legales;
  • Elaborar informes más fácilmente;
  • Agilizar la firma de nuevos contratos;
  • Rescindir o renegociar los contratos que no estén cumpliendo los objetivos.

Monitorizar el rendimiento te permite identificar oportunidades y procesos que podrían ser más eficientes. De este modo, se minimiza el desperdicio, se evitan los conflictos y se controlan mejor las inversiones.

Para coordinar eficazmente con los proveedores externos y técnicos durante el monitoreo del rendimiento, es recomendable utilizar un software gestión de servicios de campo que facilite la comunicación y seguimiento en tiempo real de las actividades contratadas.

Además, la gestión del contrato a lo largo del tiempo permite evaluar mejor la calidad de los servicios. A su vez, esto te permite comparar la calidad y los costes, para determinar el valor relativo de los servicios.

Si uno de los contratos no está cumpliendo los objetivos, puedes rescindirlo y buscar un nuevo proveedor. Comparar todas las opciones y renegociar sus contratos te ayuda a controlar los costes de mantenimiento.

En estos casos de rescisión y búsqueda de nuevos proveedores, un software GMAO puede ser de gran ayuda al proporcionar herramientas específicas para evaluar el rendimiento del mantenimiento y gestionar órdenes de trabajo con proveedores externos de manera más eficiente.

Buenas prácticas para la gestión de contratos

Hay un conjunto de buenas prácticas que debes seguir al trabajar con tu proveedor. Destacamos cuatro para facilitar la comunicación, la negociación y la gestión del contrato en el día a día:

Buena comunicación 

Sé transparente con relación a los objetivos del contrato. Una comunicación eficaz es esencial para garantizar una buena negociación y, posteriormente, una buena gestión del contrato. Por cierto, consulta nuestra guía de comunicación aquí.

Alinear las expectativas

Siempre es una buena práctica definir los objetivos y la responsabilidad. Por lo tanto, establece un SLA desde el principio, para alinear las expectativas y definir los indicadores de rendimiento.

Para establecer y monitorizar estos SLAs de manera efectiva, la implementación de un cafm software puede ser clave para integrar la gestión de contratos con la administración general de las instalaciones y el seguimiento de indicadores de rendimiento.

Hacer un análisis de riesgos

Tus proveedores se arriesgan por ti. Así que haz un análisis de riesgos para que todos los que contrates y subcontrates estén preparados y eviten riesgos innecesarios.

Utilizar firmas digitales

La mayoría de los contratos de mantenimiento son acuerdos que incluyen un determinado número de horas o una lista de tareas preestablecidas. Utiliza las firmas digitales para ahorrar tiempo cuando ocurran imprevistos.

Además de las firmas digitales, la gestión eficiente de contratos también requiere un control adecuado del inventario y suministros necesarios para las tareas contratadas, por lo que implementar un software gestión de stock puede complementar perfectamente la estrategia de CLM.

Una buena gestión de los contratos aumenta tu agilidad, tu capacidad de gestión diaria y reduce tus costes de mantenimiento. De paso, echa un vistazo a estos 11 consejos para reducir los costes de mantenimiento.