A maioria dos facility managers precisa de contratar diversos fornecedores: técnicos de manutenção, zeladores, seguranças, eletricistas, empresas de AVAC… e dezenas de outros serviços necessários no dia–a-dia da empresa. Portanto, gerir e monitorizar todos estes contratos é essencial para controlar custos e evitar avarias. Então, como funciona a gestão do ciclo de vida dos contratos?

 

O que é a gestão de ciclo de vida dos contratos?

 

A gestão do ciclo de vida dos contratos também é conhecida pela sigla CLM (do inglês “contract lifecycle management”). A CLM diz respeito à gestão dos contratos de Facility Management desde que são celebrados até expirarem.

 

Uma gestão eficiente e proactiva de todos os contratos pode resultar em poupanças para a empresa, assim como uma maior eficiência. Além disso, ajuda a garantir a conformidade e expõe a empresa a menos riscos.

 

Qual é o ciclo de vida dos contratos?

 

Considera-se que o CLM tem cinco fases diferentes, que se repetem uma e outra vez:

 

  • 1º – Criação do contrato: defina os objetivos e requisitos do contrato. Se contrata fornecedores com muita frequência, pode ter um modelo preparado em que só precisa de acrescentar os serviços em questão. 

 

  • 2º – Negociação: agora, é hora de negociar os termos do contrato com os fornecedores. Reúna uma equipa para rever cada uma das propostas e decidir que concessões está disposto a fazer ou não. 

 

  • 3º – Execução: atribua o contrato a um fornecedor. Cada uma das partes tem de assinar o contrato final (pode ser uma assinatura digital). As responsabilidades e direitos de cada um devem ficar bem definidos.

 

  • 4º – Administração do contrato: acompanhamento das atividades, dos prazos e do desempenho do fornecedor. Nesta altura, deve usar indicadores de desempenho para controlar a conformidade do fornecedor.

 

  • 5º –  Encerramento ou renovação de contrato: quando o termo do contrato se estiver a aproximar, pode deixar o contrato expirar ou renová-lo. Tenha um alerta do prazo para procurar um novo fornecedor atempadamente ou renegociar o seu contrato… e começa tudo de novo.

 

Quais são as vantagens na gestão do ciclo de vida dos contratos?

 

Tal como monitorizar o desempenho dos técnicos, monitorizar o desempenho dos fornecedores é muito mais do que “controlar” ou “desconfiar” de alguém. É absolutamente indispensável para: 

 

  • Coordenar melhor todos os contratos e respetivos custos;
  • Acompanhar melhor os prazos de todos os contratos;
  • Melhorar a conformidade e garantir as obrigações legais;
  •  Elaborar relatórios com mais facilidade;
  • Agilizar a assinatura de novos contratos;
  • Rescindir ou renegociar contratos que não estão a atingir as metas.

 

Monitorizar o desempenho permite-lhe identificar oportunidades e  processos que podiam ser mais eficientes. Desta forma, minimiza o desperdício, evita disputas e controla melhor os seus investimentos. 

 

Mais: ao gerir o contrato ao longo do tempo, consegue avaliar melhor a qualidade dos serviços. Por sua vez, isto permite-lhe comparar a qualidade e os custos – de modo a determinar o valor relativo dos serviços.

 

Se um dos contratos não estiver a cumprir as metas, pode rescindi-lo e procurar um novo fornecedor. Comparar todas as hipóteses e renegociar os seus contratos contribui para controlar os seus custos de manutenção.

 

Boas práticas para a gestão de contratos

 

Há um conjunto de boas práticas que deve seguir para trabalhar com o fornecedor. Destacamos as quatro para facilitar a comunicação, a negociação e a gestão do contrato no dia-a-dia: 

 

  • Boa comunicação

Seja transparente em relação aos objetivos do contrato. Uma comunicação eficiente é essencial para garantir uma boa negociação e, mais tarde, uma boa administração do contrato. A propósito, veja aqui o nosso guia de comunicação.

 

  • Alinhe as expectativas 

É sempre uma boa prática definir metas e responsabilidade. Por isso, estabeleça um SLA desde o início, de modo a alinhar expectativas e definir indicadores de desempenho. 

 

  • Faça uma análise de riscos

Os seus fornecedores arriscam-se por si. Por isso, faça uma análise de riscos para que todas as pessoas que contrata e subcontrata se preparem e evitem riscos desnecessários. 

 

  •  Utilize assinaturas digitais

A maioria dos contratos de manutenção são avenças que incluem um determinado número de horas ou uma lista de tarefas pré-estipuladas. Use assinaturas digitais para poupar tempo quando há um imprevisto.
 
Uma boa gestão de contratos aumenta a sua agilidade, a sua capacidade de gerir o dia a dia e reduz os seus custos de manutenção. Já agora, aproveite para espreitar 11 dicas para reduzir os custos de manutenção.