La gran competitividad intrínseca en diferentes sectores industriales y la llegada de soluciones tecnológicas de industria 4.0 han acelerado las implantaciones de sistemas ERP. ¿Sabes qué son exactamente y cómo pueden ayudar a tu compañía?

 

Qué es un sistema ERP

Las siglas de ERP responden a Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Un sistema ERP es un software de gestión empresarial que consta de varias secciones que se encargan de gestionar cada una de las áreas de negocio de una compañía, automatizando sus procesos internos.

 

Todos los datos que se extraen gracias al sistema ERP de los diferentes departamentos se comparten con el resto, dando lugar a un sistema de información unificado.

 

Objetivos de un sistema ERP 

Uno de los objetivos más importantes que persigue un sistema ERP radica en la integración de los procesos del back office de una empresa. Es así como se simplifica al máximo el intercambio de información, de modo que todas las decisiones estratégicas que se tomen estén basadas y respaldadas por datos actualizados y reales.

Los sistemas ERP han sido diseñados con el objetivo de realizar el registro y organización de datos e información, de modo que cada una de las actividades de todos los departamentos de la compañía queden conectadas. Se trata de una gestión integral de los recursos empresariales estándar y automática que mejora, sin duda, la eficiencia de cada tarea.
Además de suponer un gran ahorro tanto económico como de tiempo, nos ofrece garantías de que todo nuestro equipo trabaja con la misma información y tiene en cuenta los mismos KPI para la toma de decisiones.

 

Características de los sistemas ERP

Dependiendo del tipo de empresa en el que se implante, un sistema ERP puede variar ampliamente en funcionalidades, alcance y escala. Sin embargo, hay una serie de características intrínsecas que son comunes a estos sistemas. ¿Quieres conocerlas?

  • Integración total en toda la compañía. Todos los procesos de la compañía, tanto los departamentales como las unidades de negocio, se integran en uno solo.
  • Operaciones en tiempo real. Disponemos de información en tiempo real y actualizada de cada operación que se está llevando a cabo.
  • Información unificada y compartida. Disponer de una base común de información es uno de los grandes beneficios que tiene un sistema ERP. Tan solo hace falta un único registro de los datos para que todos los departamentos de la empresa tengan acceso directo, en tiempo real y desde cualquier lugar a esa información.

 

Tipos de ERP

La clasificación de los sistemas ERP se realiza normalmente en función de su tamaño y complejidad de la compañía en la que va a instalarse. De este modo, distinguimos varios niveles que detallamos a continuación:

ERPs de Nivel I

Los sistemas ERP pertenecientes a este nivel (tier I) ofrecen soporte a grandes empresas internacionales e incluyen divisas, códigos postales, alfabeto, reglas contables y diferentes idiomas entre muchas otras soluciones. Durante muchos años, los ERPs de nivel I más sonados han sido Oracle y SAP. Hoy en día, también oímos hablar de Microsoft e Infor.

ERPs de Nivel II

Los ERPs de este nivel ayudan a las compañías que operan en diferentes países con la aceleración de su alcance. La tipología de clientes de estos sistemas puede corresponder con empresas globales, entidades independientes o unidades de negocio, que cuenten con un cierto grado de internacionalización.

ERPs de Nivel III

Este tipo de ERP´s ofrecen soporte a empresas medianas. La gran mayoría lleva a cabo la gestión de divisas o varios idiomas para formalizar relaciones comerciales puntuales.

ERPs de Nivel IV

Los sistemas ERP de nivel IV están directamente orientados para satisfacer las necesidades de las PYMES.

 

Beneficios del sistema ERP

Además de mejorar el rendimiento de un negocio en términos globales y el conocimiento sobre los tipos de mantenimiento industrial, los sistemas ERP unidos al correcto mantenimiento industrial correctivo, preventivo o predictivo de una industria, añaden funcionalidades que mejoran enormemente sus beneficios:

  • Eficiencia a nivel interno. Gracias a los sistemas ERP puede reducirse el tiempo que se invierte en los diferentes procesos siendo así, más eficientes y competitivos.
  • Soporte en la toma de decisiones estratégicas. Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es que son colaborativos. Todos los datos de la organización se unifican y comparten, permitiendo a todos los departamentos tomar las mejores decisiones para la empresa disponiendo de toda la información que necesitan para ello.
  • Mayor seguridad de los datos. La seguridad de una base de datos centralizada aumenta, y es superior a la que puede tener un sistema de datos dispersos.
  • Operaciones más ágiles. Gracias a la simplificación y estandarización de procesos, las compañías se vuelven más ágiles y se adaptan rápidamente a cualquier situación.

 

Funcionalidades de un sistema ERP

Dentro de todas las soluciones que nos ofrece la integración de un sistema ERP, vamos a destacar las siguientes:

 

Integración de información financiera

Si los departamentos de contabilidad y ventas utilizasen herramientas de software y gestión independientes, cada una nos proporcionaría diferentes cifras de ingresos y gastos y el equipo tendría que invertir semanas en cuadrar todas las cifras.

 

Integración de pedidos

Entre una de sus múltiples funcionalidades, los sistemas ERP se encargan de la coordinación de pedidos, fabricación, inventario, distribución y contabilidad. De este modo, el proceso se simplifica y el margen de error se reduce a la más mínima expresión.

 

Estandarización de la fabricación

Muchas empresas manufactureras fabrican productos similares haciendo uso de metodologías y sistemas informáticos distintos. Estandarizar y automatizar estos procesos nos permite ahorra tiempo y mejorar la productividad.

 

Estandarización de la información de Recursos Humanos

Son muchas las empresas que carecen de un sistema con el que contabilizar horas de trabajo, gastos y permitan a los empleados comunicarse de manera efectiva. Sistemas ERP con portales de autoservicio facilitan a los empleados organizar su información personal. Además, nos permiten generar informes, seguir los gastos, las solicitudes de vacaciones, formación, y más.

 

Seguimiento de las interacciones con clientes

Gran parte de los ERP incluyen herramientas CRM que nos permiten realizar un seguimiento de cada interacción con un cliente. De este modo, tenemos centralizada toda la información referente a pedidos, entregas, devoluciones… y podemos predecir tanto el comportamiento como las necesidades de nuestros clientes mejorando así nuestro servicio.

 

Estandarización del aprovisionamiento

Si no dispones de un sistema ERP, el seguimiento de las compras puede convertirse en todo un desafío. Las herramientas de un sistema ERP nos permiten identificar los productos y servicios más empleados para negociar así con nuestros proveedores.

En algunos casos específicos, como el de ERP para la industria alimentaria, se deben tener en cuenta algunos factores extra, como el de calidad o la fecha de caducidad de los productos.

Esperamos que te haya sido útil nuestro artículo sobre los sistemas ERP, sus beneficios y los tipos que existen. En definitiva, contar con un sistema ERP en nuestra compañía nos hace más ágiles, más eficientes y mejora enormemente nuestra competitividad.

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