Excesso de stock: como evitá-lo e porquê

How to prevent overstocking?

Não ter peças em stock suficientes para conseguir atender às necessidades num dado momento é um dos piores pesadelos de um gestor de manutenção. A falta de peças leva a tempos de reparação muito superiores e é para tentar evitar longos períodos de downtime que muitos gestores de manutenção acabam por duplicar e triplicar o seu inventário. Mas será esta uma solução viável? Quais são os riscos de ter excesso de stock?

A importância de ter o stock certo

Imagine que vai dar uma festa em sua casa para 50 pessoas. Como bom anfitrião, deve garantir que há comida, bebida, talheres, pratos e copos para todas as pessoas. Comecemos por fazer o cálculo de quantas bebidas precisa. Algumas pessoas só bebem água, outras sumo, outras bebidas alcoólicas. Toda a gente beberá pelo menos 1 bebida, mas a média deve rondar os 3 copos de 250 ml por pessoa.

Portanto, precisa de assegurar pelo menos 750 ml por pessoa, o que dá um total de 37.5 litros. A questão é que nem toda a gente gosta das mesmas bebidas, por isso tem de preparar quantidades diferentes de bebidas diferentes. Toda a gente sabe que a cerveja tem prioridade sobre o frigorífico, por isso decide comprar 150 unidades. O problema é que… se o seu frigorífico já está cheio de cervejas, onde é que vai por as restantes bebidas? E se não se beberem, durante quanto tempo é que as consegue manter em casa?

Estes são dois problemas de excesso de stock. Mas se entre amigos é fácil repartir as “sobras” de uma festa mal planeada, numa empresa o excesso de stock é igual a prejuízo. O frigorífico que tem para gerir é um armazém com uma renda dispendiosa, não ter um tipo de bebida significa que um equipamento fica sem trabalhar e nem sempre o excesso se pode guardar de um mês para o outro. Então, qual é a solução?

Determinar a procura

Tal como na situação anterior poderia evitar um grande trabalho de adivinhação ao perguntar aos seus amigos o que querem beber, também aqui é importante conhecer as necessidades da equipa de manutenção. Se está a gerir inventário para manutenção preventiva e preditiva, certifique-se que tem stock suficiente para cumprir o seu plano e substituir peças-chave. Já para a manutenção corretiva, é importante ter em mente os tempos médios entre avarias e prever stock em função desses dados. Use informação concreta para determinar todas estes métricas: um CMMS pode ajudá-lo a estudar as tendências, variações sazonais e os tempos médios entre avarias, entre outras métricas.

Gestão de espaço

Um dos maiores perigos do excesso de stock é deixar de ter espaço para as peças que precisa de ter realmente em stock. Por isso, nunca pense no stock de um tipo de peça isoladamente — tenha sempre em consideração o conjunto total de peças em stock. Defina o número mínimo de unidades para cada SKU (Unidade de Manutenção de Stock) e nunca faça overstocking que retire espaço a esses mínimos. Só assim consegue garantir que não compromete um equipamento em detrimento de outro. No caso de ter peças que precisam de um acondicionamento especial (por exemplo, a baixa temperatura), distinga a informação sobre os diferentes tipos de armazém no seu software de manutenção.

Gestão de stock em tempo real

Não há melhor forma de gerir o seu stock do que fazê-lo em tempo real. Procure um CMMS que diga sempre quantas peças tem em stock neste preciso momento e quantas estão a ser utilizadas em trabalhos atuais. Os cálculos com base no histórico também lhe permitem saber quantas espera utilizar no próximo mês — o que, em conjunto com o tempo de envio da peça, ajuda a definir o número mínimo de peças que deve ter em stock. Em relação ao número máximo de peças, combine a validade de cada peça com a velocidade a que espera utilizá-las. Por exemplo, não adianta ter uma quantidade enorme de baterias de lítio em stock se as baterias com pH ácido não têm a mesma eficiência ao fim de 24 meses de armazenamento.