Gerir equipas de manutenção complexas é um desafio constante. Passa por tarefas simples e complexas que envolvem a distribuição dos trabalhos, gestão de materiais, a deslocação dos técnicos, a relação entre estes e os clientes, gestão de pessoas, entre outros tantos assuntos de igual importância para que tudo siga com eficiência.
Neste cenário, reduzir o trabalho administrativo destes casos é essencial para liberar mais tempo do gestor para prestar atenção do rendimento da equipa e na satisfação dos seus clientes, além de poder focar-se em buscar novos.
Mas como conseguir reduzir a burocracia e agilizar a gestão da equipa?
Um dos primeiros passos é realizar um planeamento adequado das intervenções e trabalhos da manutenção. Com uma agenda semanal organizada, o técnico consegue ter mais clareza do que precisa ser feito, e assim realizar de forma mais ágil ao prever e antecipar eventuais situações ou problemas.
Da mesma forma que o gestor consegue otimizar deslocações e uso de materiais ao planear com antecedência os trabalhos, evitando perda de tempo de mais de uma equipa a fazer viagens semelhantes, ou colocando o mesmo técnico a resolver trabalhos semelhantes para aproveitar a experiência acumulada.
Conhecendo bem a sua equipa e os recursos aos quais tem a disposição, o gestor consegue obter muito mais do trabalho da manutenção.
Que ferramentas ajudam-me a realizar este planeamento?
Atualmente, muitos dos gestores de manutenção utilizam calendários tradicionais aliados a ficheiros no Excel para gerir a agenda dos técnicos. Mas estes métodos antigos tornam-se obsoletos e acabam mais por complicar do que por facilitar a gestão.
Foi a pensar nesta rotina diária do gestor e da sua dificuldade em calendarizar as tarefas e organizar as equipas de manutenção complexas que o Infraspeak lançou recentemente um novo módulo: o Infraspeak Planner.
Em uma interface gráfica agradável e intuitiva, ao estilo de um calendário que já estamos habituados, o gestor verá todas as ocorrências que estão agendadas para esta semana e consegue arrastar o trabalho para cada um dos técnicos, organizando as diferentes visitas e deslocações e possibilitando o agendamento da semana do profissional. Isto permite uma simples e rápida organização das deslocações, entre outros pormenores que agilizam todo o trabalho das grandes equipas.
Ao utilizar ferramentas de gestão de manutenção, como o Infraspeak, as empresas reduzem o tempo gasto em tarefas burocráticas, ganhando espaço para desenvolver melhor seu negócio.
*Artigo originalmente publicado no Portal Climanet
