Sabia que os facility managers passam, em média, 60 horas por mês a gerir fornecedores? Ou que 48% dos atrasos nas ordens de trabalho são causados por falhas de comunicação?
A frase “ninguém consegue nada sozinho” nunca foi tão verdadeira. Os facility managers recorrem a fornecedores especializados para a execução de trabalhos de manutenção corretiva e preventiva, tornando a subcontratação uma parte essencial das suas operações diárias.
Garantir a colaboração entre intervenientes internos e externos, automatizar fluxos de trabalho e obter total visibilidade sobre operações e desempenho, são desafios críticos. Sem as ferramentas adequadas, as ineficiências acumulam-se, a comunicação falha e a tomada de decisões torna-se mais lenta, enquanto dados valiosos se perdem em silos.
Resolver estes desafios foi um dos principais impulsionadores do lançamento da Infraspeak Network™ em janeiro de 2023 e, desde então, ainda não parámos de a aperfeiçoar.
Concebida como uma solução colaborativa de gestão de fornecedores — ou de SRM, para usar a sigla inglesa —, a Infraspeak Network™ junta clientes e fornecedores num único espaço de trabalho, reduzindo a carga administrativa, simplificando fluxos de trabalho e fornecendo insights em tempo real para aumentar a eficiência e o desempenho geral.
Simplificar e otimizar as relações com fornecedores com a Network
1. Envolvimento e integração de fornecedores
- Estabelece canais de comunicação claros com os fornecedores;
- Reduz o tempo de integração;
- Garante que os novos fornecedores cumprem os protocolos das instalações;
- Minimiza erros e encargos administrativos;
- Aumenta a transparência e a responsabilidade nas relações com fornecedores.
2. Integração de fluxos de trabalho
- Incorpora as tarefas dos fornecedores na coordenação operacional de facility management
- Permite o acompanhamento em tempo real e ajustes de desempenho;
- Automatiza processos repetitivos, libertando recursos valiosos.
3. Análise de desempenho
- Fornece insights sobre custos e eficiência operacional;
- Fornece visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores face a KPI e objetivos;
- Identifica oportunidades de otimização de processos.
Desde 2023, mais de 280 clientes e 1000 fornecedores já se ligaram através da Infraspeak Network™, resultando em mais de 100.000 pedidos e trabalhos planeados partilhados.
Porque é que a Infraspeak Network™ é melhor do que outras soluções SRM?
Desenhado especificamente para a indústria de FM, alinha-se com as suas necessidades e desafios únicos, oferecendo funcionalidades e fluxos de trabalho criados para melhorar a eficiência operacional e a gestão das relações com fornecedores.
As capacidades da Infraspeak Network™ permitem a comunicação imediata com os prestadores de serviços para uma resolução mais rápida de problemas, melhorando a eficiência e a conformidade. Também aumentam a autonomia de fornecedores e clientes, garantindo a execução precisa de estratégias de manutenção a longo prazo. Deixamos alguns exemplos:
- Os clientes podem partilhar ordens de trabalho e intervenções planeadas com os fornecedores, dispondo de visibilidade sobre a execução, medições e outros dados relacionados com essas tarefas.
- Os fornecedores podem criar e partilhar ordens de trabalho e adicionar falhas e avarias encontradas no local que não estavam incluídas na sua lista de trabalho, permitindo-lhes assim comunicar questões urgentes de forma rápida e em tempo real.
- Os fornecedores podem gerir o seu horário de trabalho e os clientes têm visibilidade, reduzindo deslocações desnecessárias.
- Os clientes podem partilhar informações sobre os ativos com os fornecedores, incluindo marca, modelo, número de série e muito mais. Ao dar aos fornecedores acesso a estes elementos, aqueles podem tomar decisões em tempo útil e melhorar os relatórios sobre os equipamentos. Além disso, irá reduzir a necessidade de comunicação adicional.
- Por falar em comunicação, na Infraspeak Next™, os clientes e fornecedores podem também usufruir de conversas centralizadas e partilhar documentos na plataforma, através de mensagens in-app.
🔥 Inteligência e automação
Imagine quanto tempo poderia poupar se uma ordem de trabalho fosse automaticamente partilhada com um fornecedor específico, com base em condições predefinidas? E se pudesse automatizar as aprovações ou receber alertas para valores fora do intervalo que estabeleceu?
Com as capacidades inteligentes do Infraspeak Gear™, combinadas com a Infraspeak Network™, pode automatizar as suas tarefas de rotina relacionadas com fornecedores, obter insights e tomar decisões mais inteligentes, reduzindo significativamente o esforço manual e aumentando a eficácia operacional.
O Infraspeak Gear™ transforma os seus dados em inteligência acionável e em oportunidades de melhoria contínua.
🔥 Dados centralizados e facilmente acessíveis
A centralização dos dados permite melhores insights, maior precisão, relatórios mais pertinentes e acompanhamento eficiente dos KPI.
Em vez de depender de relatórios manuais, longas conversas por email, SMS desarticuladas e chamadas telefónicas não registadas, em que a informação pode ser esquecida ou perdida, toda a comunicação é centralizada e armazenada na plataforma.
A recolha avançada de dados gera informações completas sobre o desempenho dos fornecedores, métricas operacionais e análise de custos, permitindo que os facility managers tomem decisões informadas com base em informações precisas e atualizadas.
🔥 Regras de partilha configuráveis
Com o objetivo de oferecer um grau ainda maior de customização, a Infraspeak Network™ introduziu a funcionalidade Asset Sharing Rules. Tal permite aos clientes configurarem, de forma personalizada, as regras de partilha de ativos com os seus fornecedores, para que estes tenham acesso apenas aos equipamentos relevantes para a sua intervenção, por exemplo.
Imagine que pretende partilhar todos os seus equipamentos AVAC com um fornecedor específico. Ao definir as regras, os equipamentos desse tipo serão automaticamente partilhados com o fornecedor definido.
Esta funcionalidade favorece a eficiência operacional, e proporciona aos fornecedores visibilidade e controlo sobre os ativos que lhes estão atribuídos.
🔥 Correspondência de campos nas ordens de trabalho
Para além disso, clientes e fornecedores podem fazer corresponder os diferentes termos usados para definir áreas e tipos de ordens de trabalho, evitando falhas de comunicação. Os fornecedores podem manter os seus próprios fluxos de trabalho e terminologia, ao mesmo tempo que estão alinhados com os requisitos do cliente, pois esses termos serão automaticamente associados aos do cliente. Isto também permitirá definir regras para aplicar esse mapeamento a futuras ordens de trabalho, bem como definir o comportamento dos assignees designados.
Por exemplo, se for um fornecedor e receber uma ordem de trabalho, pode definir que a ‘Área A – Tipo A’ recebida será sempre a correspondente à sua área ‘Área B – Tipo B’.”
🔥 Articulação simples com outros softwares
Uma das maiores vatangens da utilização da Infraspeak Network™ é o facto de poder integrar este sistema com vários tipos de software diferentes. Isto proporciona flexibilidade e, mais importante ainda, acrescenta níveis extra de sincronia às suas operações interdepartamentais. A Infraspeak suporta integrações com ERP, softwares de faturação e ferramentas de análise de dados, como o Power BI, entre muitos outros.
Infraspeak Network™: histórias de sucesso
Não poderíamos falar sobre o poder da Infraspeak Network™ sem fazer referência aos nossos clientes e fãs entusiastas!
Rohloff Group
O Grupo Rohloff é o master franchise sul-africano da marca KFC, responsável por centenas de restaurantes KFC em Western Cape, Gauteng e Free State.
O sistema anterior que o grupo empresarial usava para gerir a sua operação de manutenção, não estava a conseguia lidar com a grande quantidade de ativos envolvidos. Faltava-lhe funcionalidades avançadas para a gestão de ordens de trabalho, automaação de tarefas, gestão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Após a transição para a Infraspeak, o Grupo Rohloff notou melhorias imediatas na eficiência e transparência das suas operações de manutenção, em grande parte devido à Infraspeak Network™.
Só no primeiro ano de utilização da Infraspeak, o Grupo Rohloff conseguiu gerir com sucesso 18.000 pedidos de orçamentos e ordens de trabalho de mais de 60 fornecedores. Foram também os primeiros a adotar a funcionalidade de fluxo de aprovação, que permitiu um controlo mais detalhado das aprovações orçamentais.
CAPS Group
Este grupo empresarial com sede na Polónia e presente em 75 países, especialista em soluções de mobiliário, instalação e fit-out para retalho e hotelaria, precisava de uma solução digital robusta para gerir a sua crescente rede de manutenção e fornecedores. A sua utilização improvisada do ERP SAP para manutenção carecia de funcionalidades essenciais, relatórios adequados e dados em tempo real, limitando a agilidade e a visibilidade operacionais.
“Os fornecedores que aceitaram o convite relataram uma experiência de utilizador positiva, sem atritos, e gostam de partilhar o local de trabalho”, afirma Lucy Curry, Maintenance Team Manager. Cerca de 50% dos fornecedores do Grupo CAPS já adotaram a Infraspeak e a empresa está a trabalhar arduamente para convencer os restantes fornecedores a mudar. Paul Wilson, Managing Director, sublinha que “a experiência de integração tem sido positiva e sem stress para a maioria dos fornecedores que utilizam a Network”.
A plataforma ajudou a reforçar uma cultura centrada nas pessoas, através da formação contínua e do apoio eficiente ao cliente. Olhando para o futuro, o CAPS Group planeia expandir a utilização da Infraspeak a nível global e integrar análises avançadas para uma melhor tomada de decisões, juntamente com funcionalidades de segurança melhoradas.
Se já está a usar a Infraspeak para gerir outras componentes da sua operação de FM, está na altura de a usar também para gerir fornecedores! E se ainda não usa a Infraspeak… bem… já lhe demos boas razões para começar, certo?
