Para a maioria das pessoas, o verão é para tirar férias, descansar e relaxar. Mas será assim para facility managers e equipas de manutenção? Sendo realistas, a nossa resposta é: na maior parte dos casos, não.
No verão, não só se verifica uma utilização intensiva de muitos equipamentos e infraestruturas — hotéis, piscinas, ar condicionado, etc. —, como é habitual as equipas registarem falta de pessoal. Se a isto juntarmos a ausência de um plano de manutenção preventiva, estão reunidos os fatores para que as operações de FM se tornem caóticas.
Se reconhece este cenário armadilhado, é normal que o mero avanço no calendário já esteja a deixá-lo ansioso e sob stress. A boa notícia é que não tem de ser assim — neste guia, mostramos-lhe como uma abordagem preventiva, associada a ferramentas inteligentes, permite manter a eficiência operacional até nas épocas críticas.
Vantagens de uma operação de manutenção preparada para o verão
Antes de avançarmos para a prática, deixamos-lhe uma lista de benefícios concretos de uma operação de FM robusta e preparada para a estação mais quente do ano:
- Custos globais menores
Exemplo: um parque de diversões com a sua operação de manutenção preparada, vê diminuir o número de avarias e o downtime, logo, não vai ter de encerrar e perder clientes ou ter despesas inesperadas avultadas.
- Equipa eficiente, mesmo reduzida
Exemplo: numa grande superfície comercial, no verão, a equipa de manutenção fica reduzida a metade, devido às férias do pessoal. No entanto, foi feita uma verificação prévia aos ativos — o que vai fazer reduzir o risco de falhas e as necessidades de intervenção —, e os colaboradores ao serviço dispõem de uma plataforma onde encontram toda a informação sobre os ativos, tornando-os mais autónomos.
- Maior segurança para colaboradores e utilizadores
Exemplo: num restaurante, os períodos de maior movimento colocam pressão sobre os ativos, como por exemplo o sistema elétrico, devido ao uso intensivo dos equipamentos em simultâneo. Mas se este tiver sido alvo de verificação e reforço prévios, diminuem-se os riscos de sobrecarga.
- Elevada capacidade de resposta a imprevistos
Exemplo: com o essencial da sua operação de FM já revisto e estabilizado, um hospital de uma zona balnear vai conseguir reagir rapidamente a uma maior afluência, seja provocada por haver mais pessoas na área durante o verão ou por alguma circunstância excecional, como um grande acidente rodoviário.
- Ganhos de reputação
Exemplo: um hotel onde o chuveiro da casa de banho tem boa pressão, a piscina está sempre operacional e o ar condicionado trabalha na perfeição, proporciona aos clientes uma experiência positiva, levando-os a deixar críticas favoráveis nas redes sociais e sites de avaliação.
Checklist de manutenção para garantir um verão sem surpresas
Então, como fazer para que a época alta não deixe a sua operação de FM em baixo? A lista de verificação que se segue é um ótimo ponto de partida. No entanto, se deseja alcançar o pleno da tranquilidade, junte a estes passos uma plataforma colaborativa, cujas poderosas capacidades lhe apresentamos mais abaixo.
1. Inspeção ao sistema AVAC
Sabia que um estudo de 2022, publicado no portal Facilities Net, concluiu que 60% das falhas verificadas nos sistemas AVAC no verão se devem à falta de manutenção? Agora, imagine o que estas falhas provocam em espaços cheios de gente: calor, clientes a suar, ânimos impacientes… nenhum gestor quer ter de lidar com este panorama, certo? Para evitá-lo, eis os principais aspetos a verificar:
- Filtros de ar: averiguar se é necessário limpar ou substituir.
- Bobinas: inspecionar a limpeza e o estado das aletas, procurando danos ou mossas.
- Bandeja de condensação: certificar de que está limpa e desobstruída, evitando a acumulação de água.
- Gás refrigerante: verificar o nível e repor se necessário.
- Ligações elétricas: verificar se estão em bom estado e seguras.
- Termostato: testar funcionamento e precisão da temperatura.
- Rede de condutas: verificar a limpeza e o isolamento, procurando fugas ou danos, e reparar conforme o caso.
- Sistema de drenagem: inspecionar se está limpo e desobstruído e atuar de acordo.
- Unidade exterior: verificar a limpeza da unidade de condensação exterior e a inexistência de obstruções ao fluxo de ar; inspecionar as bobinas do condensador, limpando se necessário.
2. Verificação da iluminação
A iluminação representa uma grossa fatia do consumo energético em edifícios. No verão, em determinados espaços, novas áreas vão necessitar de iluminação e outras vão ver reduzidas a sua utilização, pelo que todos os ajustes e verificações são essenciais.
Para além de um planeamento que otimize a utilização de luz natural — ajustando sensores de presença ou redefinindo horários dos temporizadores —, recomendamos ter em conta os seguintes pontos:
- Estado geral do sistema de iluminação: verificar interruptores; identificar e substituir lâmpadas fundidas ou intermitentes.
- Lâmpadas e candeeiros: remover pó, sujidade e insetos acumulados nas diferentes luminárias – no interior e no exterior do edifício.
- Eficiência energética: avaliar o tipo de lâmpadas em uso (substituir fluorescentes ou de halogéneo por LED, se aplicável) e considerar instalar dímeros para baixar a intensidade da luz em sítios menos movimentados.
- Registo e reporte: atualizar o inventário de lâmpadas e luminárias, registando o respetivo estado; agendar substituições ou intervenções; comunicar melhorias ou sugestões ao responsável pela eficiência energética do edifício.
3. Inspeção aos espaços e estruturas exteriores
O verão é para desfrutar — não para tropeçar num buraco do passeio do hotel, para ficar com comichão depois de um mergulho na piscina, ou para ser picado por vespas. Assim, se a infraestrutura de que é responsável tem zonas exteriores, nomeadamente terraços, jardins e equipamentos de lazer, é fundamental incluí-las no seu plano de preparação para o verão. Algumas tarefas essenciais:
- Telhados, terraços e varandas: inspecionar o estado de conservação e limpeza; desobstruir chaminés, caleiras e ralos; verificar o isolamento térmico e o estado dos materiais isolantes, assim como as condições de segurança dos elementos de fixação e suporte; ver ainda se há presença de ninhos, pragas ou vegetação invasiva, instalando barreiras ao acesso de animais, se necessário.
- Piscinas: proceder a limpeza geral; inspecionar filtros e bombas, e lavar, reparar ou substituir, conforme necessário; avaliar e ajustar os níveis químicos da água; inspecionar estrutura, revestimento e equipamentos como pranchas, escadas, chuveiros e iluminação; rever dispositivos de segurança e validar conformidade com as normas legais em vigor.
- Pavimentos exteriores: verificar a condição antiderrapante, procurar e corrigir eventuais obstáculos como buracos, lajes partidas, folhas escorregadias ou ramos caídos.
- Jardins: inspecionar e ajustar sistema de rega; identificar e erradicar eventuais pragas; remover ervas daninhas, folhas e ramos secos de forma a reduzir o material combustível e diminuir o risco de incêndio; verificar a sinalética exterior e o mobiliário de jardim.
4. Revisão dos procedimentos de manutenção
Antes que o verão faça a sua aparição em força, avalie os procedimentos de manutenção programados para os meses de verão, ajustando o plano conforme os riscos específicos associados à época, nomeadamente:
- Exposição prolongada dos ativos ao calor.
- Maior desgaste dos ativos devido a uma utilização mais intensa.
- Cadeia de abastecimento suspensa, por férias dos fornecedores.
Dica extra: se utilizar um software de gestão de manutenção ou, ainda melhor, se utilizar a Infraspeak, pode recuperar facilmente planos dos anos anteriores, agendar de forma automática novas ações e acompanhar os resultados através de relatórios. Resultado: eficiência aprimorada, consistência do nível de serviço assegurada, conformidade garantida e recursos otimizados!
Gestão de FM inteligente para um verão sem interrupções
Tudo o que vimos antes são aspetos e tarefas essenciais para uma operação de manutenção estival sem dramas. Mas, e se todas essas ações fossem facilitadas e simplificadas com a ajuda de uma plataforma de FM colaborativa, inteligente e flexível?
6 capacidades da Infraspeak que vão deixar a sua operação de FM pronta para o verão
- Planner App
Com agendamento inteligente e gestão de recursos, é o seu centro de comando para o planeamento de verão. Antes de alguém sair de férias, vai poder agendar toda a manutenção preventiva, tarefas recorrentes e até antecipar as atividades típicas da época já referidas acima. Vai poder atribuir as ordens de trabalho diretamente aos técnicos disponíveis e poder controlar a operação em tempo real.
- Infraspeak Direct Page™
O aumento de utilizadores nas suas instalações repercute-se num maior número de problemas, a que é preciso dar resposta com rapidez. Com a Infraspeak Direct Page™ é muito fácil reportar avarias, cuja triagem é feita automaticamente.
Assim, qualquer pessoa — hóspede, inquilino, funcionário de limpeza — através de uma interface simples acessível através de um QR code, pode registar uma falha de forma imediata e intuitiva. Num hotel, por exemplo, a carga sobre o pessoal da receção — e sobre o facility manager, que até pode ir de férias!—, diminui e as avarias são resolvidas mais depressa.
- Infraspeak Gear™
A automação dos fluxos de trabalho é um bálsamo para gestores atolados em tarefas administrativas, nomeadamente no verão, quando há menos pessoal e os serviços estão sobrecarregados. Com o Infraspeak Gear™ vai poder automatizar as tarefas que aumentam nesta época, como checklists para as manutenções mais frequentes ou notificações e alertas com base no estado dos ativos.
Outra grande ajuda é a atribuição automática das ordens de trabalho com base na disponibilidade e especialização dos técnicos e fornecedores, com a possibilidade de configurar escalonamentos automáticos, caso uma tarefa urgente não seja aceite dentro do prazo definido.
- Relatórios em tempo real e painéis personalizáveis
A visibilidade sobre a sua operação de manutenção é essencial, especialmente quando está a gerir remotamente, ou vai estar ausente, e pretende acompanhar, a qualquer altura, as atividades da sua equipa.
Com a Infraspeak, pode monitorizar, em tempo real, o estado das ordens de trabalho e os picos de pedidos de serviço em determinadas zonas ou ativos. Recebe alertas sobre falhas no ar condicionado ou uso excessivo de certas instalações, por exemplo, podendo redistribuir recursos ou antecipar necessidades. Tudo isto a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, até mesmo do telemóvel.
- Gestão de ativos
A Infraspeak permite concentrar todos os dados sobre os ativos, incluindo manuais de utilização e histórico completo. Assim, sempre que há uma falha, é fácil o técnico aceder a toda a informação necessária para efetuar de forma rápida o diagnóstico e a reparação.
Mesmo funcionários recentes, ou em substituição de colegas, vão poder responder de forma eficiente e autónoma, pois têm acesso intuitivo a tudo o que precisam de saber para intervir.
- Gestão de manutenção preventiva
Com a Infraspeak, a missão de evitar falhas quando as instalações estão a todo o vapor e há menos pessoal para resolvê-las fica facilitada, pois vai poder definir e agendar tarefas regulares de manutenção preventiva para ativos críticos, como sistemas AVAC, bombas de piscina, equipamentos de cozinha, etc.
A postos para ir de férias de forma tranquila?
Como vê, é possível transformar a penosa época do verão num período de eficiência operacional e gestão confiante. Mais do que um software, a Infraspeak é a plataforma que permite às equipas de FM prepararem-se sem dramas, manterem as operações a funcionar mesmo com pessoas fora do escritório e, acima de tudo, descansarem com a certeza de que está tudo sob controlo!
