As instalações são a espinha dorsal de qualquer negócio. Acolhem pessoas, processos, equipamentos e tecnologias que impulsionam o seu sucesso. No entanto, gerir estes espaços não é tarefa fácil. O facility management total – ou TFM, de Total Facilities Management —, é uma abordagem essencial para superar esses desafios.

O facility management total, como o nome anuncia, controla todas as componentes associadas às instalações de uma organização, permitindo que ali se trabalhe de forma mais inteligente.

Neste guia, explicaremos por que o TFM é importante, como funciona e daremos exemplos reais do seu impacto.

(Ainda confuso sobre o que é o TFM? Não há problema — começaremos pelo básico e seguiremos passo a passo!)

O que é o facility management total (TFM)?

Conforme definido pela Organização Internacional de Normalização (ISO), “o facility management é uma função organizacional que integra pessoas, espaços e processos no ambiente edificado, para melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio.”

No entanto, o facility management total vai um passo além. É uma solução para lidar com todos os serviços relacionados com as instalações, através de um único fornecedor. Assim, as empresas podem simplificar operações através de um único sistema, em vez de gerir múltiplos fornecedores para diferentes atividades.

O TFM ajuda as organizações a focarem-se na sua atividade principal e nos seus objetivos de negócio, enquanto reduz dores de cabeça operacionais. Faz diminuir os custos, aumentar a eficiência e maximizar o desempenho das instalações.

Quem fornece serviços de TFM?

Muitas empresas e facility managers contam com o apoio de softwares como a Infraspeak, para a sua estratégia de facility management total. Estes sistemas oferecem várias funcionalidades, incluindo:

O impacto transformador do TFM nos negócios atuais

O facility management total está a mudar o jogo e, na Infraspeak, pudemos comprovar em primeira mão como esta abordagem revoluciona os negócios.

Eficiência operacional

Um dos principais benefícios do TFM é a sua capacidade de melhorar a eficiência operacional. As modernas soluções de TFM utilizam IoT (Internet das Coisas) e sistemas de gestão de edifícios inteligentes (BMS) para monitorizar o uso de energia, rastrear a utilização dos equipamentos e implementar a manutenção preditiva.

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Sustentabilidade ambiental

O TFM adota práticas ecológicas que apoiam metas ambientais locais e globais. Na verdade, a ISO 41001:2018 foi alterada em 2024 para incorporar a consciencialização e ação climática. Tal garante que os sistemas de facility management considerem o impacto ecológico.

Um aspeto significativo do TFM é a sua abordagem holística à gestão de energia. As empresas podem reduzir as emissões de carbono e os custos com água e energia, otimizando sistemas AVAC e de iluminação.

Redução de custos

O controlo de custos é uma prioridade para a maioria das empresas. A abordagem de manutenção do TFM evita reparações ou substituições dispendiosas, o que ajuda empresas como a sua a poupar dinheiro, mantendo tudo a funcionar sem problemas.

Se uma loja tiver avarias frequentes no sistema de ar condicionado, por exemplo, pode acabar por gastar muito dinheiro em reparações de emergência. Com o TFM, os técnicos inspecionam e procedem à manutenção do sistema de forma preventiva. Isto pode reduzir os custos de reparação e as contas de energia até 30%.

Melhores práticas para implementar o TFM

As empresas precisam de um plano claro para tirar o máximo proveito do facility management total. Aqui estão alguns passos simples para fazer o plano funcionar:

  • Avalie as necessidades atuais: comece por avaliar as suas instalações. Identifique áreas de melhoria.
  • Defina objetivos claros: estabeleça o que deseja alcançar com o facilty management total.
  • Escolha o fornecedor certo: selecione um software de TFM com boa reputação e provas dadas.
  • Forme a sua equipa: certifique-se de que a sua equipa de FM compreende o novo sistema e respetivos processos para facilitar uma transição suave.
  • Comunique claramente: mantenha todos informados sobre as mudanças para evitar confusões.

Estratégias de monitorização e avaliação

Como especialistas em otimização de instalações, aconselhamos que trate o TFM como um sistema vivo — não como uma solução “definir e esquecer”. Aqui estão as nossas dicas comprovadas:

  • Monitorize o consumo de água, energia e outros recursos, bem como a satisfação dos funcionários. Estas métricas revelam insights ocultos.
  • Realize reuniões mensais com a equipa e partes interessadas. Os seus contributos expõem problemas que a tecnologia pode não detetar.
  • Use as análises inteligentes do sistema para prever tendências (picos sazonais de energia, por exemplo) e alocar recursos de forma estratégica.

Implementação de um FM sustentável

A gestão sustentável das infraestruturas integra práticas ecológicas nas operações dos edifícios para reduzir o impacto ambiental e aumentar a eficiência do negócio. Encorajamos, por isso, as empresas a adotar esta prática e não apenas porque “está na moda”.

Segue uma abordagem estruturada, com exemplos do mundo real.

Eficiência energética

Pequenas melhorias, como a iluminação LED, podem reduzir o uso de energia em 75% em comparação com lâmpadas tradicionais. Um armazém na Alemanha, por exemplo, reduziu as suas contas de energia em 30% após mudar para as luzes para LED com sensores de movimento e instalar painéis solares.

A manutenção regular dos sistemas AVAC também evita o desperdício de energia. Quando a sua manutenção é alvo de descuido, esses sistemas consomem 20% mais energia.

Conservação de água

Medidas de poupança de água reduzem a pressão ambiental e os custos operacionais. A instalação de torneiras de baixo fluxo e sistemas de deteção de fugas pode reduzir o uso de água e os seus custos em 40%.

A agência norte-americana para a proteção ambiental (EPA) estima, por exemplo, que a mudança para chuveiros eficientes economiza, em média, 10.220 litros de água e 330 kWh de eletricidade por ano — o suficiente para alimentar uma casa durante 11 dias.

Redução de resíduos e reciclagem

A gestão eficaz de resíduos inclui programas de reciclagem e escolhas de materiais sustentáveis. As empresas podem colaborar com empresas de reciclagem para reaproveitar resíduos eletrónicos, papel e plásticos.

Um campus tecnológico na Suécia, por exemplo, alcançou a meta “zero resíduos para aterro” ao segregar os fluxos de resíduos e ao usar embalagens biodegradáveis. Priorizar, no momento da compra, materiais reutilizáveis ou recicláveis, apoia ainda mais os objetivos da economia circular.

📝 Leia também: 6 benefícios do facility management sustentável

Aproveitar o TFM para obter vantagem competitiva

No coração de cada negócio bem-sucedido está uma instalação bem gerida. Com o facility management total, não precisa de lidar com múltiplos fornecedores ou preocupar-se com ineficiências — tudo funciona sem problemas num único sistema.

Quando falamos em facility management inteligente, não nos referimos apenas à poupança de custos. Trata-se de criar melhores locais de trabalho e tornar as operações livres de stress. Assim, ao implementar uma estratégia de TFM pode poupar mais e construir um futuro mais verde, abraçando a eficiência energética, a redução de resíduos e a manutenção proativa. E o melhor, é que não precisa de fazer isto tudo sem apoio.

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