Quem é da área de Gestão de Ativos sabe que os POP – Procedimentos Operacionais são fundamentais para que a coisa flua no dia a dia da empresa. Certo? Nem tanto.
Muitas empresas “rodam” sobre o tapete surrado do “todo mundo tem bom senso e sabe qual é sua função aqui na empresa”. Essa afirmação furada tem base numa cultura secular de que profissional bom não faz perguntas toda hora, vai lá e simplesmente faz acontecer.
Por muitos anos a Manutenção foi povoada por heróis. Agora, o que todos queremos, é que naquela área existam profissionais.
O bom profissional do século XXI segue roteiros, respeita regras, obedece a protocolos, registra dados, distribui informação, contribui para resultados operacionais e financeiros, mantem a sua segurança e a dos demais trabalhadores, persegue metas e objetivos, treina quem pode, aprende quem tem juízo.
O que é o POP?
E onde a gente encontra, na empresa organizada, essa quantidade imensa de informações, em formato padrão, acessível e bem encadeado? Nos POP – Procedimentos Operacionais.
Imagina um estagiário chegando na companhia, em seu primeiro dia, como deve se portar?
Onde vai saber sobre horários, procedimentos de entrada e saída, a quem e como pedir material de escritório, ter acesso ao refeitório, fazer uso da impressora, uso da internet, cadastro de um equipamento, solicitação de um serviço, etc.?
Se não existem procedimentos operacionais, escritos e formalizados, tudo lhe será transmitido por via “bocal”. Bocal mesmo, na linha do quem tem boca vai a Roma, pergunte e lhe será respondido.
Empresas que têm uma boa estrutura, com áreas, responsabilidades e departamentos bem definidos, têm em média 350 a 400 POPs em sua biblioteca. Na área de Facilities e Manutenção, se a empresa não tem um mínimo de 25 POP, pode olhar que está faltando descrever e formalizar as atribuições e fluxos de setores, indicar produtos e serviços, definir quem faz o que e quando entrega.
Quando se tem a oportunidade de escrever um POP, a pessoa ou grupo que o redige, tem em mãos o momento precioso de trazer para o papel (ou arquivo digital) a reflexão de como fazer algo da melhor maneira possível, facilitando a vida de quem usa ou é afetado pelo assunto do POP em questão.
Procedimentos Operacionais não devem ser encarados como burocracia a ser imposta, mas sim a versão da empresa para um procedimento, que não fica sujeito ao que vai na cabeça de quem está passando a informação.
Qual a estrutura de um POP?
Simples assim:
- Objetivo
- Alcance
- Referência
- Vocabulário
- Responsabilidades
- Descrição do Procedimento
- Registros
- Anexos
Um bom software de gestão ajuda a manter a biblioteca de POPs em dia e atende aos requisitos mínimos da qualidade de qualquer empresa que é a rastreabilidade e padronização de terminologia, metas, objetivos e transparência na tocada da rotina que todos devemos manter.
