Enquanto escrevo este artigo para você, estou com dois crachás pendurados no pescoço: o de gestora de Facilities e o de Advogada. Pretendo, literalmente, unir o útil ao agradável.

E, considerando que uma das habilidades necessárias para ingressar na área é ter noções de negociação para fechar contratos mais vantajosos para a empresa, vou te ensinar de forma simples e direta o que é um contrato e qual é o papel de um gestor de Contratos, de fato.

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Antes de mais nada, preciso reforçar que o gestor de Facilities, em 90% dos casos, acaba sendo o gestor dos seus próprios contratos também. Geralmente, quando a estrutura da empresa é grande, há um Jurídico dedicado (área de Legal) ou a área de Procurement que faz a gestão direta.

Mas vamos lá: o que é um contrato? É uma espécie de acordo e ferramenta fundamental para que uma relação de negócios seja respeitada e satisfatória para ambas as partes⁣⁣. Pode ser até chamada como lei entre as partes.

E a Gestão de Contratos (ou Gerenciamento do Ciclo de Vida Contratual), propriamente dita? É o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam a administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho – seja ele uma obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra prestação.⁣⁣

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De fato, o cuidado com a gestão se aplica desde a fase pré-contratual, durante a fase contratual propriamente dita (entre a celebração do documento e o termo de recebimento da obra ou serviço) e inclusive na fase pós-contratual, após o encerramento formal do contrato, quando ainda subsistem deveres de garantias, sigilo de informações, assistência técnica, e outros. ⁣⁣

5 elementos de um contrato⁣⁣

  • Objeto bem definido (quais serão as obrigações a serem executadas);⁣⁣
  • Condição de pagamento (forma, data e/ou valor);⁣⁣
  • Prazo (durabilidade, SLA de atendimento);⁣⁣
  • Multa (em caso de descumprimento contratual ou término antecipado);⁣⁣
  • Condição para rescisão do contrato.⁣⁣

Na área de Facilities, principalmente, há uma grande correlação entre ela e o Direito, uma vez que há uma enorme demanda de compra e venda (ativos, insumos etc.) ou de prestação de serviços (aluguel, manutenção etc.).

⁣⁣O papel de um Gestor de Contratos?

  • Minimizar riscos, avaliar tendências ou problemas futuros; ⁣⁣
  • Garantir que os objetivos contratados sejam cumpridos por ambas as partes;⁣⁣
  • Monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações;⁣⁣
  • Cuidar do ciclo de vida do contrato;⁣⁣
  • Acompanhar o histórico;⁣⁣
  • Controlar prazo de renovação, reajuste de valores e vencimento;⁣⁣
  • Monitorar as cláusulas e as multas do não cumprimento contratual;⁣⁣
  • Monitorar e avaliar o cumprimento do SLA definido;⁣⁣
  • Identificar a necessidade de aditivo contratual;⁣⁣
  • Realizar a comunicação entre o contratante e a contratada;⁣⁣
  • Tomar providências e iniciativas de ajustes.⁣⁣

Por fim, esses são os pontos básicos do conteúdo de um contrato e de sua importância. Vale ressaltar que deve ser revisado sempre, e em toda e qualquer contratação, pois cada cliente procura um serviço específico e cada demanda tem a sua peculiaridade. As cláusulas não podem ser genéricas e sim, personalizadas de acordo com a necessidade de cada demanda.

E, segundo o William Fernandes Chaves, cada contrato é único. Contar com apoio jurídico nesta hora é fundamental para identificar inconsistências e adequar todas as necessidades para assegurar o cumprimento de todas as cláusulas.