Enquanto escrevo este artigo para você, estou com dois crachás pendurados no pescoço: o de gestora de Facilities e o de Advogada. Pretendo, literalmente, unir o útil ao agradável.
E, considerando que uma das habilidades necessárias para ingressar na área é ter noções de negociação para fechar contratos mais vantajosos para a empresa, vou te ensinar de forma simples e direta o que é um contrato e qual é o papel de um gestor de Contratos, de fato.
Antes de mais nada, preciso reforçar que o gestor de Facilities, em 90% dos casos, acaba sendo o gestor dos seus próprios contratos também. Geralmente, quando a estrutura da empresa é grande, há um Jurídico dedicado (área de Legal) ou a área de Procurement que faz a gestão direta.
Mas vamos lá: o que é um contrato? É uma espécie de acordo e ferramenta fundamental para que uma relação de negócios seja respeitada e satisfatória para ambas as partes. Pode ser até chamada como lei entre as partes.
E a Gestão de Contratos (ou Gerenciamento do Ciclo de Vida Contratual), propriamente dita? É o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam a administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho – seja ele uma obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra prestação.
De fato, o cuidado com a gestão se aplica desde a fase pré-contratual, durante a fase contratual propriamente dita (entre a celebração do documento e o termo de recebimento da obra ou serviço) e inclusive na fase pós-contratual, após o encerramento formal do contrato, quando ainda subsistem deveres de garantias, sigilo de informações, assistência técnica, e outros.
5 elementos de um contrato
- Objeto bem definido (quais serão as obrigações a serem executadas);
- Condição de pagamento (forma, data e/ou valor);
- Prazo (durabilidade, SLA de atendimento);
- Multa (em caso de descumprimento contratual ou término antecipado);
- Condição para rescisão do contrato.
Na área de Facilities, principalmente, há uma grande correlação entre ela e o Direito, uma vez que há uma enorme demanda de compra e venda (ativos, insumos etc.) ou de prestação de serviços (aluguel, manutenção etc.).
O papel de um Gestor de Contratos?
- Minimizar riscos, avaliar tendências ou problemas futuros;
- Garantir que os objetivos contratados sejam cumpridos por ambas as partes;
- Monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações;
- Cuidar do ciclo de vida do contrato;
- Acompanhar o histórico;
- Controlar prazo de renovação, reajuste de valores e vencimento;
- Monitorar as cláusulas e as multas do não cumprimento contratual;
- Monitorar e avaliar o cumprimento do SLA definido;
- Identificar a necessidade de aditivo contratual;
- Realizar a comunicação entre o contratante e a contratada;
- Tomar providências e iniciativas de ajustes.
Por fim, esses são os pontos básicos do conteúdo de um contrato e de sua importância. Vale ressaltar que deve ser revisado sempre, e em toda e qualquer contratação, pois cada cliente procura um serviço específico e cada demanda tem a sua peculiaridade. As cláusulas não podem ser genéricas e sim, personalizadas de acordo com a necessidade de cada demanda.
E, segundo o William Fernandes Chaves, cada contrato é único. Contar com apoio jurídico nesta hora é fundamental para identificar inconsistências e adequar todas as necessidades para assegurar o cumprimento de todas as cláusulas.