A comunicação é a pedra fundamental de uma grande equipe. Permite resolver problemas de forma rápida e eficiente, e mantém um espírito de ajuda mútua entre os membros da equipe. Além disso, criar uma comunicação bilateral, em vez de apenas ditar à sua equipe, faz com que todos se sintam valorizados e fazendo a diferença.
Porém, esse também é um dos pontos mais difíceis para os gestores e organizações acertarem, especialmente se fizer parte de uma equipe grande que trabalha por turnos. Diferentes personalidades e estilos de comunicação, assim como diferenças de horário, podem gerar mensagens contraditórias. Tudo isso pode ainda impactar em trabalhos com um baixo padrão de qualidade ou que precisem ser refeitos.
Então, como os gestores de manutenção e facility managers podem garantir uma via de comunicação fluida e sem problemas? Vamos dar uma olhada.
Não assuma que todos possuem o mesmo nível de conhecimento
Fazer suposições pode significar que você não explica as coisas de maneira correta a todos os membros da equipe. Isso, por sua vez, pode causar erros por falta de conhecimento. Se você já explicou uma tarefa aos seus colegas anteriormente, eles receberam a formação necessária. Ou se os viu executá-la, então provavelmente não há problemas. Mas, se tiver um novo membro na equipe ou algum equipamento novo, se certifique que todos estão bem informados sobre o que se espera de cada um antes de começarem.
Forneça instruções claras e diretas
Se precisar de um trabalho feito, então garanta que repassou as instruções de maneira clara – seja diretamente para a pessoa, ou a outra pessoa em quem confia, como o gerente que vai trabalhar com ela. A redução do número de pessoas que têm que transmitir a informação reduz a probabilidade da mensagem se perder ou ficar confusa.
Adapte a mensagem às necessidades da equipe
Dentro de uma equipe, existem muitas pessoas diferentes, com múltiplos estilos de aprendizagem. Nem todos conseguem ouvir instruções verbais e absorver toda a informação — o que pode significar que algo se perca involuntariamente. Em vez disso, considere fornecer instruções escritas quando apropriado ou utilize a tecnologia para criar uma lista de tarefas que assegure que todos estão sintonizados.
É preciso se certificar que todos estão esclarecidos sobre quais canais devem utilizar para se comunicar sobre tarefas específicas. Além disso, é preciso garantir que cada turno tem uma quantidade semelhante de informações para não terem que consultar as comunicações laborais fora de horas.
Disponibilize as informações de forma centralizada
Se tiver cópias digitais dos recursos de formação, sejam vídeos ou material escrito, torne-os acessíveis de forma centralizada a todos os seus colaboradores. Assim, todos podem ter acesso aos recursos quando precisam de uma revisão, em vez de terem de perguntar — o que pode ser uma barreira, se sentirem que já deveriam saber como executar uma tarefa.
Esta transparência significa que devem poder acessar sempre à informação sobre as normas esperadas, não havendo razão para que um trabalho seja mal realizado.
Comunicação mais eficiente, equipe mais eficiente
Em última análise, a elaboração de um processo de comunicação adequado à sua equipe vai facilitar a sua vida e a deles. Você também deverá melhorar a eficiência, e espera-se que aumente a moral à medida que todos se unem para conseguir que os objetivos sejam alcançados.
