La comunicación es la piedra angular de un gran equipo. Permite resolver los problemas con rapidez y eficacia, y mantiene un espíritu de ayuda mutua entre los miembros del equipo. Además, crear una comunicación bidireccional, en lugar de limitarte a dictar instrucciones a tu equipo, hace que se sientan valorados y sientan que aportan algo.
Sin embargo, también es uno de los aspectos con el que es más difícil que los directivos y las organizaciones acierten, sobre todo si se forma parte de un gran equipo que trabaja por turnos. Las diferentes personalidades y estilos de comunicación, así como las diferencias de horario, pueden generar mensajes contradictorios. En última instancia, puede dar lugar a un trabajo de baja calidad o a la necesidad de rehacerlo.
Entonces, ¿cómo pueden los gestores de mantenimiento y los facility managers asegurarse de que la vía de comunicación fluye sin problemas? Echemos un vistazo.
No des por sentado que todo el mundo tiene el mismo nivel de conocimiento
Hacer suposiciones puede significar que no estás explicando las cosas completamente a todos los miembros del equipo, lo que a su vez puede dar lugar a errores por falta de conocimiento. Si ya has explicado una tarea a tus compañeros, les has formado en ella o los has visto realizarla, probablemente no haya ningún problema. Pero si tienes un nuevo miembro o algún equipo nuevo, asegúrate de que todos estén bien informados sobre lo que se espera de cada uno antes de empezar.
Transmite instrucciones claras y directas
Si necesitas que se haga un trabajo, asegúrate de dar instrucciones claras, ya sea directamente a la persona o a otra persona de confianza, como el gerente que vaya a trabajar con ella. Al reducir el número de personas que tienen que transmitir la información, se reduce la probabilidad de que el mensaje se pierda o se confunda.
Adapta el mensaje a las necesidades del equipo
Dentro de un equipo, hay muchas personas diferentes con múltiples estilos de aprendizaje. No todo el mundo puede escuchar las instrucciones verbales y absorber toda la información, lo que podría significar que algo se pierda involuntariamente. En lugar de ello, considera la posibilidad de dar instrucciones por escrito cuando corresponda o utiliza la tecnología para crear una lista de tareas que garantice que todo el mundo está en sintonía.
Sólo tienes que asegurarte de que todo el mundo tiene claro qué canales debe utilizar para comunicarse sobre tareas específicas, y garantizar que cada turno tiene una cantidad de información similar para que no tengan que consultar las comunicaciones de trabajo fuera de horario.
Facilita la información de forma centralizada
Si tienes copias digitales de los recursos de formación, ya sean vídeos o material escrito, hazlos accesibles de forma centralizada para todos tus empleados. De este modo, todos pueden acceder a los recursos cuando necesiten hacer un repaso, en lugar de tener que preguntar, lo que puede suponer una barrera si creen que ya deberían saber cómo realizar una tarea.
Esta transparencia significa que siempre deben poder acceder a la información sobre los estándares esperados, y no hay razón para que un trabajo esté mal hecho.
Mejor comunicación, mejor equipo
En última instancia, diseñar un proceso de comunicación adecuado para tu equipo te facilitará la vida a ti y a ellos. También debería mejorar la eficiencia y, con suerte, subir el ánimo, ya que todos colaboran para conseguir los objetivos.
