As instalações são a coluna cervical de qualquer negócio. Acolhem pessoas, processos, equipamentos e tecnologias que impulsionam o seu sucesso. No entanto, gerenciar estes espaços não é uma tarefa fácil. A gestão de facilities total – ou TFM, do termo em inglês Total Facilities Management —, é uma abordagem essencial para superar esses desafios.

A gestão de facilities total, como o nome deixa claro, controla todos os componentes associados às instalações de uma organização, permitindo que ali se trabalhe de forma mais inteligente.

Neste guia, explicaremos por que a TFM é importante, como funciona e daremos exemplos reais do seu impacto.

(Ainda em dúvidas sobre o que é a TFM? Não há problema — começaremos pelo básico e seguiremos passo a passo!)

O que é a gestão de facilities total (TFM)?

Conforme definido pela Organização Internacional de Normalização (ISO), “a gestão de facilities é uma função organizacional que integra pessoas, espaços e processos no ambiente edificado, para melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio.”

No entanto, a gestão de facilities total vai um passo além. É uma solução para lidar com todos os serviços relacionados com as instalações, através de um único fornecedor. Assim, as empresas podem simplificar operações através de um único sistema, em vez de gerenciar múltiplos fornecedores para diferentes atividades.

A TFM ajuda as organizações a focar na sua atividade principal e nos seus objetivos de negócio, enquanto reduz dores de cabeça operacionais. Isso faz diminuir os custos, aumentar a eficiência e maximizar o desempenho das instalações.

Quem fornece serviços de TFM?

Muitas empresas e gestores de facilities contam com o apoio de softwares como a Infraspeak, para a sua estratégia de gestão de facilities total. Estes sistemas oferecem várias funcionalidades, incluindo:

O impacto transformador da TFM nos negócios atuais

A gestão de facilities total está mudando o jogo e, na Infraspeak, pudemos comprovar em primeira mão como esta abordagem revoluciona os negócios.

Eficiência operacional

Um dos principais benefícios da TFM é a sua capacidade de melhorar a eficiência operacional. As modernas soluções de TFM utilizam IoT (Internet das Coisas) e sistemas de gestão de edifícios inteligentes (BMS) para monitorar o uso de energia, rastrear o uso dos equipamentos e implementar a manutenção preditiva.

Uma plataforma colaborativa para visibilidade total sobre as operações de FM.
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Sustentabilidade ambiental

A TFM adota práticas ecológicas que apoiam metas ambientais locais e globais. Na verdade, a ISO 41001:2018 foi alterada em 2024 para incorporar a consciencialização e ação climática. Isso garante que os sistemas de gestão de facilities considerem o impacto ecológico.

Um aspecto significativo da TFM é a sua abordagem holística à gestão de energia. As empresas podem reduzir as emissões de carbono e os custos com água e energia, otimizando sistemas AVAC e de iluminação.

Redução de custos

O controle de custos é uma prioridade para a maioria das empresas. A abordagem de manutenção da TFM evita reparações ou substituições de alto custo, o que ajuda empresas como a sua a economizar dinheiro, mantendo tudo funcionando sem problemas.

Se uma loja tiver danos frequentes no sistema de ar-condicionado, por exemplo, pode acabar tendo muitos gastos em consertos de emergência. Com a TFM, os técnicos inspecionam e realizam a manutenção do sistema de forma preventiva. Isto pode reduzir os custos de reparação e as contas de energia em até 30%.

Melhores práticas para implementar a TFM

As empresas precisam de um plano claro para tirar o máximo proveito da gestão de facilities total. Aqui estão alguns passos simples para fazer o plano funcionar:

  • Avalie as necessidades atuais: comece avaliando as suas instalações. Identifique áreas de melhoria.
  • Defina objetivos claros: estabeleça o que deseja alcançar com a gestão de facilities total.
  • Escolha o fornecedor certo: selecione um software de TFM com boa reputação e provas dessa atuação de excelência.
  • Forme a sua equipe: se certifique de que a sua equipe de gestão de facilities compreende o novo sistema e respectivos processos para facilitar uma transição suave.
  • Comunique claramente: mantenha todas pessoas envolvidas informadas sobre as mudanças para evitar confusões.

Estratégias de monitoramento e avaliação

Como especialistas em otimização de instalações, aconselhamos que você trate a TFM como um sistema vivo — não como uma solução do tipo “definir e esquecer”. Aqui estão as nossas dicas comprovadas:

  • Monitore o consumo de água, energia e outros recursos, assim como a satisfação dos funcionários. Estas métricas revelam insights ocultos.
  • Realize reuniões mensais com a equipe e partes interessadas. Os seus contributos expõem problemas que a tecnologia pode não detectar.
  • Use as análises inteligentes do sistema para prever tendências (picos sazonais de energia, por exemplo) e alocar recursos de forma estratégica.

Implementação de uma gestão de facilities sustentável

A gestão sustentável das infraestruturas integra práticas ecológicas nas operações dos edifícios para reduzir o impacto ambiental e aumentar a eficiência do negócio. Encorajamos, por isso, as empresas a adotar esta prática e não apenas porque “está na moda”.

Segue uma abordagem estruturada, com exemplos do mundo real.

Eficiência energética

Pequenas melhorias, como a iluminação LED, podem reduzir o uso de energia em 75% em comparação com lâmpadas tradicionais. Um armazém na Alemanha, por exemplo, reduziu as suas contas de energia em 30% após mudar para as luzes de LED com sensores de movimento e instalar painéis solares.

A manutenção regular dos sistemas AVAC também evita o desperdício de energia. Quando a sua manutenção é alvo de descuido, esses sistemas consomem 20% mais energia.

Conservação de água

Medidas de economia de água reduzem a pressão ambiental e os custos operacionais. A instalação de torneiras de baixo fluxo e sistemas de detecção de vazamentos pode reduzir o uso de água e os seus custos em até 40%.

A agência norte-americana para a proteção ambiental (EPA) estima, por exemplo, que a mudança para chuveiros eficientes economiza, em média, 10.220 litros de água e 330 kWh de eletricidade por ano — o suficiente para abastecer uma casa durante 11 dias.

Redução de resíduos e reciclagem

A gestão eficaz de resíduos inclui programas de reciclagem e escolhas de materiais sustentáveis. As empresas podem colaborar com empresas de reciclagem para reaproveitar resíduos eletrônicos, papel e plásticos.

Um campus tecnológico na Suécia, por exemplo, alcançou a meta “zero resíduos para aterro” ao segregar os fluxos de resíduos e ao usar embalagens biodegradáveis. Priorizar, no momento da compra, materiais reutilizáveis ou recicláveis, apoia ainda mais os objetivos da economia circular.

📝 Leia também: 6 benefícios da gestão de facilities sustentável

Aproveitar a TFM para obter vantagem competitiva

No coração de cada negócio de sucesso, está uma instalação bem gerenciada. Com a gestão de facilities total, não é preciso lidar com múltiplos fornecedores ou se preocupar com ineficiências — tudo funciona sem problemas em um único sistema.

Quando falamos em gestão de facilities inteligente, não nos referimos apenas à economia de custos. Se trata de criar melhores locais de trabalho e tornar as operações livres de estresse. Assim, ao implementar uma estratégia de TFM, é possível economizar mais e construir um futuro mais verde, abraçando a eficiência energética, a redução de resíduos e a manutenção proativa. E o melhor, é que todo esse processo não precisa ser feito sem apoio.

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