El COVID-19 está cambiando las rutinas diarias de millones de personas en todo el mundo y los hábitos de trabajo no son una excepción. Con más y más personas manteniéndose seguras a través de la autocuarentena y el distanciamiento social, el trabajo a distancia ha evolucionado de algo que algunas empresas ofrecen para permitir un poco más de calidad de vida, a casi un requisito en muchos casos. 

Si bien esto es algo que ocurre con frecuencia y sin problemas para cientos de startups en todos los países, algunas empresas tienen dificultades en implementarlo, a menudo debido a la naturaleza de su negocio o a la esencia tradicional de su industria o personal. Para ayudar a arrojar alguna luz sobre cómo trabajar a distancia (para usted y otros), hemos creado una pequeña guía que aborda algunos de los aspectos menos nombrados del trabajo a distancia.

 

Comunicación eficiente como base para trabajo eficiente.

 

Usted y su equipo están trabajando a distancia ahora. 

 

Aunque esto cambia completamente la forma de comunicarse, puede ser una excelente oportunidad para mejorar algunas de las cosas que su empresa ya hace. Aquí, la tecnología es su mejor aliada y hay docenas de aplicaciones que pueden mantener a su equipo conectado. La organización de la comunicación entre los miembros del equipo comienza con algunos principios básicos pero fundamentales.

 

Suponiendo que su equipo no es totalmente autónomo y no tiene todavía un grupo de procedimientos digitales internos para programar tareas y reportar métricas o resultados, puede empezar por crear tableros de mensajes, tareas y reportes para permitir que todos vean lo que hay que hacer, quién está asignado a qué y cómo o cuándo hay que reportar los resultados.

 

Esto, por supuesto, necesita la cooperación de todos para trabajar y agilizar las tareas o solicitudes. Un simple “¡eso está hecho!“, en lugar de dejarlo en “Visto” puede marcar la diferencia para proporcionarles a todos la tranquilidad que desean mientras trabajan desde casa

 

Incluso si no tiene que informar de todo lo que está haciendo, el uso de gestores de tareas para abrir cada nueva tarea que empieza y cerrar las que acaba de terminar, mantiene a todo el mundo al tanto lo suficientemente bien como para tomar sus decisiones propias. No se trata de control. Se trata de mantener la misma relación de trabajo que tiene con su equipo todos los días.

 

Rutinas, rutinas, oh, ¿Lo hemos mencionado ya? ¡Rutinas!

 

Ya lo habrán oído antes en innumerables artículos sobre cómo trabajar a distancia, pero aunque no sea el tema principal de este artículo, no podemos dejar de reiterar lo importante que es. Pasar la mayor parte del tiempo en casa no significa que sus rutinas habituales ya no sean válidas. De hecho, vestirse para el trabajo como lo haría normalmente, comer a la misma hora, tener sus reuniones (ahora videoconferencias) a la misma hora o incluso sus descansos son actos importantes para mantener todos esos vislumbres de la vida diaria que mantienen intacta su productividad y la de su equipo.

El trabajo a distancia no debería suponer una amenaza a su estilo de vida más que lo supone un día de lluvia y esto incluye algunas de sus interacciones sociales. Si somos completamente honestos, puede incluso imitar esa sensación de ser interrumpido abruptamente justo cuando está tratando de trabajar manteniéndose disponible en canales abiertos de vídeo o de voz.

 

Recuerde por qué está en casa.

 

Muchas empresas permiten ahora a su personal trabajar desde casa. Ya sea debido a una política de trabajo flexible, una forma de aumentar el alcance de su estrategia de reclutamiento o, como en los tiempos que vivimos actualmente, debido a un brote de virus. Recuerde siempre por qué usted y su equipo están trabajando desde casa.

 

Puede que esté trabajando desde casa porque tiene que recoger a sus hijos en la escuela a las 11 de la mañana o porque el brote de virus significa que las tiendas de su zona están trabajando con acceso limitado y tiene que adaptarse a sus horarios. En cualquier caso, dividir el día en “bloques de tiempo” y permitirse los descansos necesarios para llevar a cabo lo que se proponga maximizará su eficiencia en todas las áreas, independientemente de si se trata de enviar correos electrónicos o de rellenar sus armarios para su autoimpuesta cuarentena.

 

El trabajo a distancia impuesto todavía implica su accesibilidad a las personas, a los recursos y a la comunicación en persona, y sacar el máximo provecho de ello puede hacerse comprometiéndose con lo que está haciendo, ya sea su trabajo o su vida fuera de él.

 

Planee su día. Planee lo que quiere lograr. Planee cómo reportarlo.

 

Aunque la planificación general aparece en último lugar, no es ciertamente el punto menos importante de esta lista. Con el trabajo a distancia, el lugar donde descansa es ahora también el lugar donde trabaja y esto inevitablemente resultará en que ambas cosas converjan en una nueva que es… bueno, ni una ni la otra. Esto también supone un nuevo reto si es gerente en el sentido de que ahora tiene que mantener la productividad de su equipo totalmente online y se enfrenta a un lugar que normalmente se asocia con el descanso, la familia y la comida.

 

Aunque no hay una fórmula milagrosa, la mejor forma de proceder aquí es planear su día. 

 

Se trata de tener la planificación suficiente para entender cómo será su jornada, su día y su semana. Sí, la despensa está disponible, sus hijos están jugando en el patio, su cónyuge está a unos metros para una charla rápida (¡añada un brote de virus y los 3 están ocurriendo a la vez!) así que la productividad bajará. Sin embargo, permitirse el espacio al comienzo del día para decirse a sí mismo qué es lo que quiere hacer y visualizar cómo quiere conseguirlo será una gran ayuda para ayudarle a cumplir.

 

Si quiere ir un paso más allá y añadir algo de autodisciplina a la mezcla, estime sus resultados y añada un bloque de tiempo para informar a su jefe o para evaluar a su equipo.

 

Permanecer In(fraspeak)

 

En Infraspeak, hemos estado trabajando totalmente a distancia desde el momento en que el brote llegó a nuestra sede, un esfuerzo compartido por varias startups portuguesas.

Para algunas empresas, esto no es una nueva tendencia — GitLab, la mayor empresa del mundo dedicada al trabajo a distancia, con miembros de su equipo en 65 países diferentes considera que el trabajo a distancia no es un desafío, sino una oportunidad de negocio distinta.

En su Remote Manifest – Manifiesto del trabajo a distancia – se pueden encontrar ventajas como la normal y corriente flexibilidad de horarios, la contratación internacional y una accesibilidad más fácil, hasta la optimización de las comunicaciones específicas. La posibilidad de establecer canales formales de comunicación, siendo capaz de registrar o grabar conocimientos en lugar de compartirlos verbalmente o incluso la comunicación asíncrona sobre la síncrona como oportunidad para una mayor eficiencia son solo algunas de las oportunidades que se encuentran en las profundidades de esta jungla de trabajo a distancia aún inexplorada.

 

Al final, el trabajo a distancia, como cualquier trabajo, es solo otra forma de encontrar un mejor método para producir resultados y cumplir proyectos o ideas viables. Cada día que pasa, surgen más oportunidades para el trabajo a distancia en varias industrias diferentes, desde las más tradicionales hasta las más innovadoras.

 

Con la colaboración de todos y un espacio para entender qué es lo que funciona para usted y su equipo, trabajar a distancia puede ser no muy diferente de escuchar ese “bip” cuando valida su tarjeta de metro de camino al trabajo.