O COVID-19 está a mudar a rotina diária de milhões de pessoas em todo o mundo e os hábitos de trabalho não são excepção. Com cada vez mais pessoas a manterem-se seguras através da quarentena e do distanciamento social, o trabalho remoto passou de algo que algumas empresas oferecem para permitir um pouco mais de qualidade de vida, para uma quase exigência em muitos casos.

Embora isto seja algo que vemos acontecer frequentemente e sem problemas para centenas de empresas em todos os países, algumas apresentam dificuldades em implementá-lo, muitas vezes devido à natureza do negócio ou mesmo devido ao regime tradicional da indústria ou da equipa de trabalho. Para ajudar a esclarecer sobre como trabalhar melhor remotamente, criámos um pequeno guia que aborda alguns dos aspetos menos discutidos sobre o trabalho remoto.

 

Uma comunicação eficaz como base para um trabalho eficaz.

 

Todos na sua equipa estão a trabalhar remotamente. 

 

Embora isto mude completamente a forma como se comunica, esta pode ser uma excelente oportunidade para melhorar algumas das coisas que a sua empresa já faz. Neste caso, a tecnologia é a sua melhor aliada e há dezenas de apps que podem manter a sua equipa em contacto. Organizar a comunicação entre os membros da equipa pode começar por alguns princípios básicos, mas fundamentais.

 

Assumindo que a sua equipa não é totalmente autónoma e ainda não dispõe de um grupo de procedimentos internos digitais para agendar tarefas e reportar métricas ou resultados, poderá começar por criar uma mensagem, um quadro de tarefas e de relatórios para que todos possam ver o que precisa de ser feito, a quem foi atribuída cada tarefa, como a realizar e até quando os resultados terão de ser reportados.

 

Isto, claro, depende da cooperação de todos para trabalhar e acelerar as tarefas ou pedidos com um simples “Eu trato disso!”, em vez de deixá-lo como “Visto”, o que pode fazer a diferença dando a todos a paz de espírito que desejam enquanto trabalham em casa.

 

Mesmo que não tenha de reportar tudo o que está fazer, usar os gestores de tarefas para abrir cada tarefa nova que inicia e fechar as que concluiu mantém toda a gente alinhada e informada o suficiente para todos tomarem as suas próprias decisões. Não se trata de controlo. Trata-se de manter a mesma relação de trabalho que tem com a sua equipa todos os dias.

 

Rotinas, rotinas, e… (já o mencionámos?) rotinas!

 

Já ouviu falar, vezes sem conta, em inúmeros artigos sobre “como trabalhar de forma remota”, sobre rotinas. Mas mesmo que esse não seja o foco principal deste artigo, não podemos deixar de reiterar a sua importância. O facto de passar a maior parte do seu tempo em casa não significa que as suas rotinas habituais deixem de fazer sentido. Na verdade, vestir-se para o trabalho como faria normalmente, fazer as suas refeições às mesmas horas, as suas reuniões (agora através de videoconferências), igualmente, às mesmas horas ou mesmo as suas pausas de trabalho, são rotinas importantes para manter todos aqueles vislumbres da vida diária que mantém intacta a sua produtividade e a da sua equipa.

 

O trabalho remoto não deve afetar o seu estilo de vida mais do que um dia chuvoso e isto inclui algumas das suas interações sociais. Para sermos sinceros, pode até imitar aquela sensação de ser abruptamente interrompido quando está a tentar trabalhar, ao manter-se disponível para participar em vídeo-chamadas ou outras formas de interação entre a equipa!

 

Lembre-se porque está em casa.

 

Muitas empresas estão agora a permitir que as suas equipas trabalhem a partir de casa. Quer isto se deva a uma política de trabalho flexível, uma forma de aumentar o alcance da sua estratégia de recrutamento ou, como nos tempos em que vivemos atualmente, devido à epidemia de um vírus, lembre-se sempre porque é que está a trabalhar a partir de casa.

 

Embora isto possa parecer redundante, a verdade é que, a menos que esteja numa posição de trabalho inteiramente remota, entender a razão pela qual está, neste momento, a trabalhar remotamente e as implicações que isso traz para sua rotina diária, permitirá dar a perspetiva necessária para aumentar a sua produtividade geral.

 

Poderá estar a trabalhar em casa porque precisa de ir buscar os seus filhos à escola às 11 da manhã ou porque, devido à epidemia, as lojas na sua área estão a trabalhar com acesso limitado e precisa de se adaptar aos horários deles. Em qualquer dos casos, dividir o dia em “períodos de tempo” e permitir a si mesmo as pausas de que necessita para conseguir alcançar o que tem estipulado para fazer vai maximizar a sua eficácia em todas as áreas – independentemente de estar a enviar e-mails ou a encher os seus armários para a sua quarentena.

 

O trabalho remoto forçado continua a exigir a sua acessibilidade relativamente às pessoas, aos recursos e à comunicação presencial, e retirar o máximo partido disso pode ser feito ao comprometer-se com o que está a fazer, quer seja no seu trabalho ou na sua vida pessoal.

 

Planeie o seu dia. Planeie o que quer alcançar. Planeie como o reportar.

 

Embora o planeamento geral venha em último lugar, certamente não é o elemento menos importante desta lista. Com o trabalho remoto, o lugar onde descansa é agora, igualmente, o lugar onde trabalha tornando-se, inevitavelmente… bem, nem numa coisa, nem na outra. Isto representa um novo desafio se for um gestor — agora tem de menter a sua equipa produtiva inteiramente online e competir com um local que normalmente está associado ao descanso, à família e aos gritos com a TV depois de derrotas sucessivas no FIFA.

 

Como não existe nenhuma solução milagrosa, o melhor a fazer é planear o seu dia.

 

É tudo uma questão de ter a perspetiva para entender como será cada hora, cada dia e cada semana. Sim, o FIFA está mesmo ali, os seus filhos estão a brincar no pátio, o seu parceiro está a poucos metros de distância para uma conversa (junte-se a isso a epidemia de um vírus e todos estão a acontecer ao mesmo tempo!), por isso a produtividade vai diminuir. No entanto, tirar um pouco de tempo ao inicio do dia para estipular o que tenciona fazer e criar uma imagem na sua cabeça de como o alcançar vai ajudá-lo a consegui-lo efetivamente.

 

Se quiser ir mais longe e acrescentar alguma autodisciplina à mistura, faça uma estimativa dos seus resultados e acrescente um período de tempo para reportar ao seu gestor ou para avaliar a sua equipa.

 

Staying In(fraspeak)

 

Na Infraspeak, temos estado a trabalhar de forma remota desde que a epidemia alcançou os nossos escritórios, um esforço partilhado por várias startups portuguesas.

Para algumas empresas isto não é uma nova tendência — GitLab, a maior empresa do mundo a funcionar de forma totalmente remota com uma equipa espalhada por 65 países diferentes, vê o trabalho remoto não como um desafio, mas sim como uma distinta oportunidade de negócio.

 

No Manifesto Remoto da empresa, encontram-se vantagens como a típica flexibilidade de horários, recrutamento internacional e uma acessibilidade mais facilitada para otimizações específicas de comunicação. A oportunidade de estabelecer vias formais de comunicação, tendo a possibilidade de registar ou de documentar conhecimentos em vez de partilhá-los verbalmente, ou até mesmo uma comunicação assíncrona, substituindo a forma síncrona, como uma oportunidade para alcançar uma maior eficácia, são apenas algumas das oportunidades que se encontram dentro deste ainda inexplorado terreno que é o trabalho remoto.

 

No final de contas, o trabalho remoto, como qualquer tipo de trabalho, é apenas mais uma forma de descobrir um método melhor para produzir resultados e entregar projetos ou ideias úteis. A cada dia que passa, surgem mais oportunidades de trabalho remoto em várias indústrias diferentes, desde as tradicionais às inovadoras.

 

Com a colaboração de todos e com a possibilidade de poder descobrir o que funciona para si e para a sua equipa, trabalhar remotamente poderá tornar-se tão natural como ouvir aquele “bip” quando valida o seu passe do metro a caminho do trabalho.