Agilidad, flexibilidad… si eres un facility manager o un gestor de espacios de trabajo, seguro que escuchas estas palabras todos los días. Lo que no es tan evidente es cómo ponerlas en práctica y estar a la altura de la expectativas. Con esta checklist, esperamos poder ayudarte en la transición hacia un modelo de gestión flexible y adaptado para espacios de trabajo híbrido, paso a paso.

Empecemos por el principio: ¿en qué momento está tu empresa?

 

Designa a un equipo para definir la estrategia

¿Crees que puedes cambiar el espacio de trabajo tú solo? Piénsalo bien. ¡Una dictadura no es una buena estrategia para crear un espacio colaborativo! Designa a un equipo de gestores, diseñadores, líderes e, incluso, empleados para poder cubrir todas las necesidades.

 

Recoge información sobre el espacio

Para construir un espacio de trabajo eficaz y agradable, es necesario recoger cierta información. ¿Qué áreas se utilizan más? ¿Cuántas personas de media hay en cada sala? y ¿durante cuánto tiempo la utilizan? Entender el comportamiento de los trabajadores es fundamental para planificar un diseño que se adapte a todos.

 

Realiza una encuesta a los empleados

Llevar a cabo una encuesta a todos los trabajadores es una buena idea para conseguir responder a las expectativas y recoger información sobre cómo mejorar la experiencia de los empleados. Sin embargo, es mejor que las personas hagan la encuesta mientras trabajan o cuando acaban de salir de una reunión. Así, se acordarán exactamente de lo que funciona y de lo que no funciona.

 

Considera hacer una auditoría

Otra idea que puede valer la pena es hacer una auditoría. Si no existe un inventario, hazlo e incluye todo el equipamiento y las estructuras del edificio (por ejemplo, número de escritorios, monitores, salas de conferencia). Después, puedes relacionarlo con los flujos de trabajo habituales y monitorear cómo se comportan diariamente los empleados.

 

Utiliza la tecnología inteligente

Entre el primer y el segundo paso, puede que te hayas dado cuenta de que no dispones de mucha información. Si este es el caso, busca diferentes opciones para recoger más datos. Recurrir a la tecnología inteligente puede ayudarte a analizar el uso del espacio de trabajo. Además, mejorarás la experiencia de los empleados e incluso ¡puedes ahorrar energía!

 

Los espacios de trabajo cambian constantemente, por lo que siempre debes ajustarte a ellos.

 

Mejora la flexibilidad con la tecnología adecuada

Un espacio de trabajo híbrido necesita ser flexible. El 71 % de los empleados esperan que su lugar de trabajo tenga un diseño flexible. Esto permite estilos de trabajo en los que los empleados pueden «elegir»: cuándo van a la oficina, durante cuánto tiempo y desde donde les gustaría trabajar. Un software de reserva es indispensable para mejorar la experiencia de los empleados y proporcionar «asientos flexibles».

 

Además, debes considerar la integración de un software. Las salas deben estar preparadas cuando alguien las reserva, por ejemplo. También puede que necesites instalar cabinas para videollamadas y adoptar tecnologías que favorezcan la cercanía con los trabajadores híbridos. Por encima de todo, necesitas invertir en un software y en equipamientos que sean ágiles y capaces de transformarse a medida que las necesidades de tu empresa cambian.

 

Comprométete con la sostenibilidad

La sostenibilidad puede parecer un desvío, pero tiene mucho sentido. Cerca del 65 % de los trabajadores afirman que prefieren trabajar en una empresa que tenga una política ambiental. Afortunadamente, los espacios inteligentes de trabajo híbrido favorecen drásticamente la protección del medioambiente. Además, cuando los empleados sienten que la empresa comparte sus valores, se comprometen más en su trabajo.

 

Da prioridad a la salud y al bienestar

Los datos de los sensores pueden permitirte saber si las personas se están juntando demasiado en un lugar sin respetar la distancia social. Por tanto, conocer los hábitos de los empleados puede ayudarte a diseñar y promover el bienestar. Al mismo tiempo, puedes ofrecer programas que favorezcan el bienestar como clases de yoga, tentempiés más saludables a mediodía u otros extras que mejoren la comodidad y produzcan felicidad.

 

Actualiza el diseño del espacio de trabajo para mejorar la retención de talento

¿Crees que a alguien le gusta trabajar en cubículos? Claro que no. Sin embargo, las oficinas con estructura «open space» tampoco son perfectas. Los espacios abiertos disminuyen la productividad y aumentan la moral de los trabajadores, ya que tienden a alejar a los compañeros. Cuando hay poco espacio entre los empleados, estos suelen relacionarse más a través de correos electrónicos y mensajes que con conversaciones cara a cara. Algo aparentemente contradictorio, ¿no?

 

Sin embargo, pensándolo bien, nadie quiere trabajar en un sitio donde cualquiera puede echar un vistazo a tu pantalla del ordenador o escuchar lo que estás diciendo por teléfono. Algunos trabajadores incluso se resienten con sus superiores porque tienen derecho a una oficina privada. Ahora, piensa en lo siguiente: en Estados Unidos, 1 de cada 8 empleados que trabajan en oficinas «open space» afirman que esta disposición los llevó a considerar dejar el trabajo. 

 

Planifica la forma en que las personas se relacionan

El hecho de que alguien desee privacidad no quiere decir que no quiera relacionarse con los demás. Un estudio señala que el 40 % de los trabajadores se sienten «siempre» o «muchas veces» solos. ¡Los seres humanos necesitan relaciones sociales! De cualquier forma, y otra vez es algo contradictorio, un estudio de Accenture reveló que las personas que trabajan en una oficina se sienten «menos conectadas» que los compañeros que realizan su trabajo de forma remota.

 

Por tanto, los gestores de espacios de trabajo necesitan favorecer la comunicación entre los empleados. Un software colaborativo es fundamental para la comunicación en la oficina, pero también es importante disponer de espacios en los que las personas puedan realizar brainstorming y reunirse. Los eventos sociales también pueden ser una oportunidad para conocer a nuevos compañeros y a personas de otros departamentos. ¡No te olvides de que compartir experiencias muchas veces lleva a probar nuevos procesos!

 

Cuidado con los sesgos inconscientes

Existen muchas cuestiones que pueden influir de forma subconsciente en la productividad de los empleados. Por ejemplo, las plantas en una oficina pueden hacer que los trabajadores sean un 15 % más productivos. Algunos colores, como el rojo o el amarillo, pueden aumentar la sensación de calor e inducir estrés. Sin embargo, el blanco también puede hacer que las personas se sientan como si estuvieran en un hospital… Es muy recomendable trabajar con un diseñador de espacios que conozca estos matices.

 

El futuro: mantente atento a las señales

 

Prepárate para la evolución del espacio de trabajo

Las oficinas modernas se crearon en los años 60. En definitiva, los espacios de trabajo híbrido todavía son algo nuevo. Las personas vuelven a la oficina con expectativas diferentes, pero su nueva forma de trabajar todavía está evolucionando. Por eso, una buena estrategia es mantenerse atento a las señales y comprender la evolución de las necesidades y de los modelos de trabajo de los empleados. También puedes consultar a los directores de la empresa de vez en cuando.

 

Para ajustar y mejorar tu estrategia para la gestión del espacio de trabajo a largo plazo, querrás mantenerte al tanto de cuestiones como:

  • Productividad
  • Satisfacción y bienestar de los empleados
  • Uso del espacio de la oficina y horas punta
  • Huella de carbono y uso de energía
  • Retorno de Inversión (ROI) de la empresa

 

Anima a las personas a probar nuevas cosas

Cada vez dependemos más de la tecnología. Sin embargo, ¡el miedo al cambio es algo muy humano! De vez en cuando, ofrece a las personas un «día de prueba» para que utilicen nuevas tecnologías. Al hacer este experimento juntos y en equipo, ayudarás a tus empleados a percibir el potencial que la nueva tecnología tiene para mejorar los procesos internos.

 

Explora una mayor flexibilidad

La flexibilidad es mucho más que elegir cuándo se acude a la oficina. Cuando los empleados se sientan cómodos en un espacio de trabajo híbrido, deja que prueben diferentes horarios que se adapten mejor a sus ritmos circadianos y a su vida familiar. Hoy en día, menos del 25 % de los trabajadores sienten que tienen una verdadera autonomía para gestionar su tiempo. Por tanto, ¡todavía tenemos un largo camino que recorrer!